面接当日キャンセルはNG?不快感を与えない断り電話・メールの例文

面接当日キャンセルはNG?不快感を与えない断り電話・メールの例文

急な体調不良や、スケジュールミスで他の企業との選考と被ってしまったり・・・当日に面接をキャンセルしたいときはどうするべきなのでしょうか。

社会人の準備期間でもある就活。しっかりとマナーを身につけましょう。

キャンセルするその前に!面接の当日キャンセルが与える影響って?

面接官は忙しい合間を縫ってあなたとの時間を作っていますし、当日に向けて仕事を調整したり、準備を進めているはずです。
当日いきなりのキャンセルとなれば、理由がどうであれ企業に迷惑がかかる行為であることは認識しておきましょう。

また、志望意欲が低いというイメージも与えてしまいますし、一度キャンセルをしてしまうと再調整ができないというリスクもあります。
本当にキャンセルをして大丈夫なのか、今一度考えてみましょう。

それでも辞退する場合は、必ず事前に連絡を!

志望度が高くない企業でも、必ず面接をキャンセルすることが確定した時点ですぐに連絡をしましょう。
できるだけ早くすることが社会人としての最低限のマナーです。

一番あってはならないのは、連絡なしの無断キャンセル。もし逆の立場だったら・・・そんな人と一緒に仕事をしたいとは思わないはず。
社会に出てから一緒に仕事をする可能性も十分ありますし、どこで人事同士が繋がっているかもわかりません。

一度の気の緩みで今後長い社会人生活にマイナスな影響を与えないよう、できるだけ誠意ある対応を心がけましょう。

辞退連絡の方法はどうしたらいいの?

誰に連絡する?

基本的には普段日程調整などのやりとりをしている採用担当者宛に連絡をしましょう。
面接官の連絡先がわかる場合は、その方も宛先に入れるとより丁寧です。

就職支援サービスなどを利用している場合は、担当のアドバイザーに連絡をして判断を仰ぐことがおすすめです。

電話とメールどっち?

「気まずい」「怒られたらどうしよう」などの思いから、メールで連絡をしたい、という気持ちもあるかもしれませんが、ここでは電話を選びましょう。
企業の担当者は常にメールを見ているとは限りませんし、電話の方がよりスピーディに対応できますよね。

またメールよりも誠意や丁寧さを伝えることができる事からも、電話を選ぶことがおすすめです。

電話をかける時間・場所にも注意しよう

かける時間は営業時間内にしましょう。
もし前日夜の営業時間外に辞退することが確定した場合は、その時点でメールを入れておき、朝一で電話をかけることがおすすめです。
その際送るメールには、「明日お電話でも改めてお伝えさせていただきます」と一言入れるだけでも、好印象になりますよ。

また、電話をかける場所は、周りが静かなところ、電波のいいところでかけることがおすすめ。
歩きながら電話していることは電話口の相手にも伝わってしまうので、立ち止まってゆっくりと話せるところでかけましょう。

電話が繋がらなかった場合は伝言を依頼の上、メールをする

電話をかけても繋がらなかった場合は、電話口の方に伝言を依頼し、追ってメールでの連絡をしましょう。
メールの文面には、メールで連絡を入れることに対して断りの旨を入れると、より丁寧な印象になります。

シーン別でチェック!電話で辞退連絡の例文

再調整を希望しない場合

▪️まずは担当を呼び出す
お世話になっております。本日○時より面接をお願いしております、○○大学の(氏名)と申します。

恐れ入りますが、採用担当の○○様(わからない場合は、ご担当者の方)はいらっしゃいますでしょうか。
▪️担当が出たら・・・
お世話になっております。本日○時より面接をお願いしております、○○大学の(氏名)と申します。

大変申し訳ないのですが、本日の面接にお伺いすることが難しくなってしまったため、キャンセルをお願いできますでしょうか。

面接当日にもかかわらず、勝手なお願いをしてしまい申し訳ございません。

志望度が高い企業で、再調整を希望する場合

▪️まずは担当を呼び出す
お世話になっております。本日○時より面接をお願いしております、○○大学の(氏名)と申します。

恐れ入りますが、採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか。
▪️担当が出たら・・・
お世話になっております。本日○時より面接をお願いしております、○○大学の(氏名)と申します。

大変申し訳ないのですが、○○(理由)のため、本日面接にお伺いすることが難しくなってしまいまして・・・
▪️次回選考を希望している旨を伝える
御社の志望度がとても高く、大変勝手なお願いで申し訳ありませんが、改めて別日で調整できないでしょうか

メールでの辞退連絡の例文

再調整を希望しない場合

タイトル:【本日○時よりの面接キャンセルのお詫び】○○大学 (氏名)
本文:
○○株式会社 採用担当者様

お世話になっております。
本日○時より面接のお時間を頂戴しております、○○大学の(氏名)と申します。
本来であれば電話でご連絡をするところ、メールでのご連絡となり申し訳ございません。

本日の面接ですが、諸事情によりキャンセルをさせていただきたくご連絡致しました。
お時間をご調整いただいたにも関わらず、また直前のご連絡となり申し訳ございません。
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

○○大学 (氏名)
mail:abcdefg@xxx.com
tel:090-1234-5678

再調整を希望する場合

タイトル:【本日○時よりの面接キャンセルのお詫びと再調整のお願い】○○大学 (氏名)
本文:
○○株式会社 採用担当者様

お世話になっております。
本日○時より面接のお時間を頂戴しております、○○大学の(氏名)と申します。
本来であれば電話でご連絡をするところ、メールでのご連絡となり申し訳ございません。

本日の面接ですが、○○(具体的な理由)により再度調整せていただきたくご連絡致しました。
お時間をご調整いただいたにも関わらず、また直前のご連絡となり誠に申し訳ございません。

御社への志望意欲が大変高く、誠に勝手ではございますが、
再度日程を調整させていただくことは可能でしょうか。
私の都合としては、下記通りです。

・月日 ○時開始〜○時終了迄
・月日 ○時開始〜○時終了迄
・月日 ○時開始〜○時終了迄

ご迷惑をおかけいたしますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

○○大学 (氏名)
mail:abcdefg@xxx.com
tel:090-1234-5678

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回は面接当日にキャンセルをしたい場合を例にあげましたが、そもそも当日のキャンセルは、できるだけ避けたいもの。
万が一キャンセルをすることになった場合は、できるだけしっかりとお詫びの言葉を伝えるなど、丁寧な対応を心がけましょう。
また、事前に辞退が決まっている場合は早めの連絡をし、極力企業へ迷惑のかからないように気をつけられると良いですね。