内定辞退はいつまでできる?電話かメールか手紙、どれがベスト?

内定辞退はいつまでできる?電話かメールか手紙、どれがベスト?

就活中、複数の会社を受けていると、第一志望でない会社から内定を頂くケースはよくありますよね。

第一志望から一番最初に内定が出てすぐに就職活動をやめられたらいいのですが、なかなかそううまくはいきません。

笑顔で「ありがとうございます!」なんて一旦内定承諾しながら他社の選考を受け、もっといい会社に内定もらってしまったら内定を辞退できるのでしょうか?

今回は、将来を真剣に考えた上でやむ終えず内定を辞退する場合の、「いつまで」と「どうやって」について詳しく解説します。

内定承諾書を書いた後でも辞退できる?

結論から言えば、内定承諾書にハンコを押した後でも、内定辞退は可能です。

最終選考に通過して内定となったら、企業側からすぐに内定承諾書や誓約書にサインを求めれることが一般的ですが、これは双方の安心材料のための約束と捉えていいでしょう。

つまり、企業側はあなたを卒業後に雇うことを約束し、あなたは卒業後にその企業で働くことを約束した、ということになります。

しかし、「職業選択の自由」という憲法基本原則がある限り、あなたには内定先を断る権利があるのです。

いつまでに内定辞退を伝えればセーフ?

内定を辞退することが決まったら、決まった時点で速やかに辞退の連絡をしましょう

これは社会人としてのマナー以前に、モラルの問題です。

辞退の連絡をするのは気まずいかもしれませんが、あなたの能力や人柄を評価して内定を出してくれた会社に、誠意を示すことがせめてもの償いです。

ちなみに、内定辞退を伝えてから2週間は、企業側が辞退を認めないことも法的に可能です。

”民法第627条第1項 当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。”

つまり、A社とB社から4月1日入社で内定をもらっていて、A社に入社するつもりでいても、B社に2週間前に内定辞退の意向を伝えない限り、B社はあなたの辞退を認めずにA社に入社させない、ということも可能なのです。

「職業選択の自由」はあくまでも2週間経ってから、ということを忘れずに。

辞退の意向はメールor電話?


内定辞退の意向は、電話で伝えるのが礼儀です。

電話越しの話のトーンであなたが誠意をもって謝罪と感謝を伝えれば、採用担当者もあなたの選択を受け止めてくれるでしょう。

ただし、採用の担当者も時期によっては説明会や面接などで連日忙しくて留守がちなことも。何度か電話しても繋がらない場合は、電話を取り次いでくれた社員の方にメールで連絡することを伝え、辞退をメールで伝えることも可能です。

辞退の理由はなんて説明したらいい?

内定を辞退する際は、辞退の意思を伝えるだけで充分です。辞退の理由は聞かれない限り話す必要はありませんが、ほとんどの企業が辞退理由を聞いてくるでしょう。

理由を聞かれた場合は引き留められない絶対的な理由が必要ですが、相手企業のプライドを損ねることないよう注意しなくてはなりません。

①全く別の業界(もしくは職種)の企業から内定をもらったこと

②当初から強く希望していた業界(もしくは職種)であったこと

③(辞退する企業に)魅力を感じていたが夢を捨てきれずに苦渋の決断をしたこと

この3つのポイントを抑えて辞退理由を伝えるといいでしょう。

地元企業に就職することにした場合は、その旨を素直に伝えてもいいですね。「両親の希望もあり」、と加えるとよりスムーズです。

辞退連絡(電話)の例
あなた:◯◯大学◯◯学部の◯◯です。4月から御社に入社するということで内定を頂いていたのですが、誠に勝手ながら辞退させて頂きたくお電話致しました。

企業:そうですか。辞退の理由は何ですか?

あなた:実は当初から志望していた◯◯業界の企業から内定を頂きました。御社で働かれている社員の方々に魅力を感じて一度は入社させて頂きたいと思ったのですが、やはり◯◯業界で働きたいという夢を捨てきれずにいたところ、縁あって1社内定を頂くことが出来ました。面談などで貴重なお時間を咲いて頂いたのにこのような事になってしまい申し訳ありません。

企業:そのような理由なら、残念ですが仕方ないですね。承知致しました。

あなた:ご理解頂きありがとうございます。ご迷惑お掛けして申し訳ありませんでした。それでは、失礼致します。

さらに誠意を示して一筆手紙を書きましょう

辞退を承諾してもらった場合でも、改めてお詫びの手紙を書くとよいでしょう。

最近では直筆の手紙を受け取ることはほとんどありませんが、それだけに直筆の手紙は誠意が伝わるものです。

シンプルな縦書きの便箋と封筒に、ビジネスマナーを守った文章を書きましょう。以下の例を参考にして下さい。

辞退連絡(手紙)の例
拝啓

◯◯の候、貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。

先日お電話させて頂いた件ですが、この度、内定を辞退した事により御社に多大なご迷惑をお掛けして申し訳ございませんでした。
多くの時間を割いて未熟な私に内定を下さったのに、このような結果になった事、大変心苦しく思います。誠に勝手ではありますが、自分の希望や両親の意向を考慮した結果の決断ですので、ご容赦頂ければと存じます。

御社の選考の過程においては私自身学ばせて頂くことが多く、◯◯様はじめ、人事部の皆様には大変感謝しております。
末筆ながら、貴社益々のご発展をお祈り致します。

敬具

◯◯大学◯◯学部◯◯学科
◯◯ ◯◯

内定を辞退される企業のホンネ

では内定を辞退される会社はどう思っているのでしょうか? 

たいていの会社は、学生が内定を辞退する可能性は想定しているものです。

それでも、企業側にとっては大変の痛手です。株式会社マイナビの調べ(2016年度マイナビ企業新卒内定状況調査)によると、企業が学生1人を採用するのにかかるコストは平均45.9万円だそうです。

特に、少人数しか採用しない中小企業の場合、内定の辞退でできた穴の負担は大きいです。

別の学生を採用したいところですが、夏になれば多くの学生が就職活動を終えてしまうので、さらにこれ以上のコストがかかることは必至です。

何とかして思い留まって欲しい、というのが内定を辞退された企業のホンネでしょうが、そんな思いもつゆ知らずで悪びれずに辞退する学生にはハラワタが煮え繰り返る思いでしょう

内定を辞退することによる企業の負担を重く受け止め、誠意をもって対応しなければ、怒鳴られても仕方ないかもしれません。

まとめ

いかがでしたか?自分がどこで働くかをよく考えた上で内定を辞退するのは、決して悪いことではありません。

ただし、企業側にとっては学生に内定を辞退されることによる負担は非常に大きいです。

辞退した企業で働くことはなくても、意外と世の中は狭いもの。特に社会人になって仕事上で辞退した会社と繋がることは珍しくありません。

しこりを残さないよう、しっかりと誠意を示した上で辞退の連絡をしましょう。