エントリーシート(ES)を送付するメールの書き方・例文・注意点

エントリーシート(ES)を送付するメールの書き方・例文・注意点

エントリーシートをメールで送るときのメールってどんな文面にすべきか、マナーがわからない・・・という就活生も多いですよね。
メールは文章の書き出しや挨拶文、言葉遣いなど気をつけることが多く、「不採用になってしまったら……」と思うと不安に感じてしまうもの。
そんな就活生に向け、今回はエントリーシートを送る時のメールの書き方や、例文、メールを送るときの注意点などをお伝えしていきます。

エントリーシートって?

エントリーシートとは、志望している企業にその意思や必要事項等を記載し提出する書類のことです。就活生や人事の間では「ES(イーエス)」と呼ばれています。
企業はこれをまず見て「自分の会社に合うかどうか」を判断するのです。

つまり、これで書類選考が通るか通らないかが決まる大切な書類。ここでいかに自分を売り込めるかが鍵となります。

メールの文面はどうする?

いざエントリーシートをメールで送ろうと思っても、書き方がわからないと手が止まってしまいますよね。
「正しい敬語は使えているか」「挨拶文はこれでいいのだろうか」などの悩みは、以下のポイントをチェックして解決していきましょう。

件名は短く具体的に

メールを受け取った際に一番最初に目に入る件名は、シンプル且つ本文の内容が一目でわかるようにすることが鉄則。

中には一日に何百通以上ものメールが届くような忙しい採用担当者もいます。
その際に件名が入っていなかったり、わかりづらいタイトルでは、読まれないことや対応を後回しにされる可能性も出てきてしまいますよ。

また、大学名と氏名も記載するなど、誰から来たメールかがわかるようにするのが社会人としてのマナーです。

(例) 【エントリーシートの送付】○○大学 氏名

本文には、まず宛名を書く

本文にはまず宛名を記載します。
ここで気をつけたいのは株式会社をつける位置。社会に出るとよく「前株か後株か」という表現を耳にするようになります。

学生のうちはさほど気にならないかもしれませんが、株式会社の位置によっては全く違う会社になってしまうこともあるんです。
間違えるととても失礼になってしまうので、十分に気をつけましょう。

文面はシンプルに

ビジネスメールは「お世話になっております。」で始まり、「何卒よろしくお願いいたします。」で終わるのが基本です。

文面は件名と同様に、シンプルにすることを心がけましょう。
「貴社指定エントリーシートを作成致しましたので、提出させていただきます」や「エントリーシートを添付ファイルにて送付いたします」など、エントリーシートを添付添付していることは必ず記載をします。

また、丁寧に書くことは良いですが、長々と書くことはおすすめしません。
長いメールは相手の時間を余計に奪ってしまいますし、用件だけをまとめてシンプルにすることがビジネスメールでのマナーです。

文末には署名を入れる

メールの一番最後には必ず署名を入れましょう。
自分の大学名、氏名、電話番号(日中連絡が取れる番号)を記載するのがおすすめ。

住所は必須ではありませんが、資料を自宅に送ってもらうケースが出てきた際は、効率良く話を進められますよ。
抵抗がなければ、書いておくのも良いでしょう。

さっそく例文をチェック

それではさっそく、エントリーシートをメールで送るときの例文をチェックしましょう。

例文①
タイトル:【エントリーシートの送付の件】kicho大学3年田中花子
本文:
株式会社〇〇
採用ご担当者様

お世話になっております。
kicho大学法学部3年生の田中花子と申します。

貴社指定エントリーシートを作成いたしましたので、PDFファイルにて提出させていただきます。
ご都合のよい折に、ご確認くださいますようお願いいたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーー
田中 花子 (hanako tanaka)
kicho大学 法学部3年
Email:◯◯◯◯@◯◯.co.jp
TEL:XXX-9999-1111
ーーーーーーーーーーーーーーー
例文②
タイトル:【エントリーシートを添付いたします】kicho大学3年田中花子
本文:
◯◯株式会社
採用担当者様

お世話になります。
kicho大学法学部3年生の田中花子と申します。

貴社へのエントリーシートをPDFファイルにて添付いたしました。
お手数をおかけしますが、お手すきの際にご確認いただけますと幸いです。
お忙しいところ誠に恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーー
田中 花子 (hanako tanaka)
kicho大学 法学部3年
Email:◯◯◯◯@◯◯.co.jp
TEL:XXX-9999-1111
ーーーーーーーーーーーーーーー

▼ビジネルメールの基本を動画でチェック

メールを送るときの注意点とは?

エントリーシートはPDFファイルで送る

企業から「ワードで送って欲しい」など細かな指定がない場合は、PDFファイル形式で送りましょう。
これは、第三者から変更されるのを防ぐためです。
また、メール文面には「PDFファイルにてお送りいたします」など添付したファイルの形式を伝えた方がより親切です。

ファイル名もわかりやすくが鉄則

ファイル名にも、自分の大学名、氏名を記載しておきましょう。
数多くの資料を管理している可能性がありますので、一目でわかるようにしておくとより親切です。
【○○大学_氏名_エントリーシート】などが良いでしょう。

営業時間内に送る

エントリーした企業の営業時間内に送りましょう。
人事担当者によっては「営業時間外(休日を除く)に送ってくれても構わない」と言ってくれる人もいますが、夜中の2時や3時に送るのは配慮に欠けていると判断される可能性があります。
どうしても夜遅くに送らなければいけない場合は、「夜分遅くに申し訳ありません」など一言を添えてメールを送る配慮や心配りが大切です。

企業からの連絡には返信するべき?

エントリーシートの送付に対し、受け取った旨のメールが来た場合はどうすべきでしょうか?
この際は、返信してもしなくてもどちらでも構いませんが、返信した方がより丁寧な印象を与えられます。

本文は、「ご返信いただきましてありがとうございます。何卒よろしくお願いいたします。」などで十分でしょう。
この時も宛名と署名は忘れずに書きましょう。

メールの書き方は選考に影響する?

メールの書き方や言葉遣いが選考に影響するかと言われると、必ずしもそうとは限りません。

ですが、基本的なマナーがあった方が好印象を持ってもらえるのは確かです。
相手の状況や立場を考え、「どうしたら無駄なやり取りを減らせるだろうか」「相手はわかりやすいだろうか」と相手の気持ちを考えられれば、自ずと書き方も変わってくるのではないでしょうか。

まとめ

エントリーシートをメールで送るときのポイントや注意点についてご紹介しました。
メールの書き方が直接、選考に影響するわけではありませんが、誰に見られても恥ずかしくない言葉遣いや書き方を意識し、メールからの良い印象を与えられるようにマナーを身につけましょう。


関連記事