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就活での送付状(添え状)の書き方・マナー・例文

就活での送付状(添え状)の書き方・マナー・例文

 この記事は2018年3月に公開した記事を一部リライトしたものです。

就活やインターンなどで、履歴書やESを郵送するときに必要となる送付状。
書類だけで送るのはマナー違反というのはわかっていても、一体どんな文面で書くのが正解なのかわからないことも多いですよね。

また、提出方法のマナーや送付状の必要がない場合がどんな時かは知っていますか?
今回はそんな疑問を解決できるよう、送付状の必要可否の判断方法、またその書き方や例文、提出時のマナーについて詳しく紹介していきます。

送付状の目的って?


就活の際、応募書類やエントリーシートを企業に郵送しますよね。この際に応募書類と同封するのが「送付状」です。
送付状は「添え状」「カバーレター」とも呼ばれ、以下の目的で作成・同封します。

どのような書類が何通同封されているかを確認するため
誰から誰に宛てた書類なのか名前を明確にするため
どのような目的の書類かを明確にするため

つまり、書類に不備不足がないかの確認や、間違った相手に書類が渡ってしまうことを防止するために送付状を同封するのです。
就職後も取引先や顧客に書類を郵送する場合に必要となる作法ですので、これを機にしっかりと知識を身につけておきましょう。

どんな時に送付状が必要?

送付状は企業に書類(履歴書・エントリーシートなど)を「郵送」または「FAX」する場合に書類の枚数に関わらず同封します。
そのため、書類を直接会社に持参する場合や、メールで添付送信する場合は必要ありません。

▼メールで送付するときのマナーや例文はこちらの記事をチェック

エントリーシートを添付するメールの書き方・例文・送り方を解説

送付状の書き方・テンプレート

送付状は手書きとPCどっちがいい?

送付状の目的でお伝えしたように、送付状はあくまでも宛先や同封されてる書類の枚数や概要を把握できればよいのです。
そのため、手書きで時間をかける必要はありません。
企業担当者も送付状の内容や書き方などをじっくりと確認したり、その内容までじっくり読むことはほぼないでしょう。

余裕がある時に自分なりの送付状のテンプレートをWordなどで作っておき、必要に応じて作り変えるのがおすすめです。
複製して利用する場合は、宛先などを前の社名のままにすることがないよう、十分に注意しましょう。
簡潔に内容を伝えること敬称や頭語・結語、時候の挨拶、尊敬語の使い方を間違えないといった点にも注意が必要です。

就活の履歴書は手書き?パソコン?判断方法や書き方のコツを解説!

テンプレート

2018年3月6日
●●株式会社 人事部採用課 御中
○○大学○○学部 山田花子
東京都渋谷区1-1-1
TEL:090-1234-5678
MAIL:abcdefj@gmail.com

選考応募書類の送付につきまして


拝啓
貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度、貴社の新卒採用に応募させて頂きたく、下記の応募書類をお送り致します。
ぜひ一度ご確認いただき、面接の機会を頂けますと幸いです。
何卒、宜しくお願い申し上げます。

敬具


・エントリーシート1枚
・履歴書1枚

以上

書き方のポイント

(1)日付
一番上の右側に日付を記入します。
日付は投函日にしましょう。

(2)宛名
日付より下に改行して、左側に宛名を書きます。
会社名、部署名、採用担当者名を記入します。
名前に間違いがあると失礼にあたりますので、名刺などをよく確認してください。
企業や部署宛であれば「御中」、担当者が指定されていれば「様」をつけます。
「行」「宛」はくれぐれも使わないように注意してください。
担当者の個人名がわからない場合は、「採用ご担当者様」でもOKです。

部署宛の場合
株式会社◯◯ 人事部採用課 御中

個人宛の場合
株式会社◯◯ 人事部採用課 山田 太郎様

担当者名が不明の場合
株式会社◯◯ 人事部採用課 採用ご担当者様

(3)差出人
宛名より下に改行して、右側に差出人を書きます。

・大学名と学部
・氏名
・住所
・電話番号
・Eメールアドレス

を記入します。

(4)送付状のタイトル
中央にこの書類のタイトルを記入します。
送付状の目的が分かるようにタイトルをつけます。

例)選考応募書類の送付につきまして

(5)頭語・結語
本文を書き出す前に、頭語と結語を書きます。「拝啓」「敬具」を使うのが一般的です。
他の頭語・結語もありますが、季節柄あわないものやかしこまり過ぎたり軽すぎたりと、採用応募に関する表現としてふさわしくないものもあるため、無難に「拝啓」「敬具」を使うのが良いでしょう。「拝啓」は文頭の左側、「敬具」は文末の右側に記入します。

(6)本文
簡潔に応募書類を送付する旨を記入します。
自己PRや志望動機などを書く必要はありません。

(7)記書き
本文内で「下記書類を送ります」と示しておき、その具体的な内容を記書きで記入します。
・まず中央に「記」と書きます
・「記」の下に、箇条書きで送付書類のタイトルと枚数を書きます
・最後に右下に「以上」と書きます

送付状のテンプレート・書き方のポイント(手書き)

手書きの注意点

送付状はパソコンで作成したほうが楽だと言っても、パソコンが苦手な人や、様々な理由からパソコンでは作成できない人もいますよね。
その場合の手書きでの送付状の書き方を紹介します。まず押さえるのは、以下のポイント3つです。

①用紙は無地の白い便箋(縦書き)を使用する
 罫線は入っていても入っていなくても大丈夫ですが、入っていた方がバランスよく文字が書きやすいです。
②黒のボールペンを使用する
 シャープペンシルや、文字の消えるペンは使わないようにしましょう。
③書き損じた場合は新しい紙に書き直す
 修正液や訂正印は見栄えが悪く、志望度も低く見られがちです。面倒でも新しい紙に書き直しましょう。

テンプレート


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書き方のポイント

(1)頭語・結語
頭語(拝啓)は1行目の一番上から書き始めます。
その後ろに一文字程度のスペースを開けて時候の挨拶を書きましょう。
結語(敬具)は本文の最後の行に一緒に書きます。
便箋の一番下に一文字程度スペースを開けたところに書きましょう。
最後の行にどうしても収まらないようであれば次の行の下に書いても大丈夫です。

(2)本文
段落の始めに、必ず一文字分スペースを開けましょう。
内容は、簡潔に応募書類を送付することを記入します。
自己PRや志望動機などを書く必要はありません。

(3)日付
本文の最後の行の次の行に書類を送付する日付を書きます。
位置は行の一番上に書きます。
書く際は、漢数字と和暦を使用しましょう。

(4)差出人
日付の次の行には差出人(自分の名前)を書きます。
この際、一番下に一文字分スペースが空くように、下寄りに名前を書きましょう。
大学名は名前の前に一文字分スペースを空けて書きます。

(5)宛名
宛名を書く際は「会社名」「部署名」「担当者名」を1行にまとめましょう。
「会社名」「部署名」「担当者名」の間は一文字程度空いている方が見やすいです。
会社名が長くてどうしても収まらない場合は、「会社名」に1行、「部署名」と「担当者名」に1行。のようにまとめるといいでしょう。

もし同封し忘れてしまったら?


送付状を同封し忘れたからといって、採用に影響する可能性は低いでしょう。
かえって相手の手間を増やすことになってしまうため、わざわざ先方の担当者にその旨を報告する必要はありません。

しかし、やはりマナーを守れている方が好印象に繋がるのは事実です。
送り忘れがないよう、書類を封筒に入れる際には内容の確認をしっかりと行うようにしましょう。

時間の余裕がないと送り忘れが多くなりますので、できれば余裕をもって準備を行うことでミスを減らしましょう。

送付状の送り方

郵送の場合

封筒に入れる際には、上から

・送付状
・応募書類、エントリーシート
・補足資料/添付資料(あれば)

の順に重ね、クリアファイルにいれてから封筒に入れましょう。送付状が一番上にくるようにし、記書きで書いた順番に重ねるのがマナーです。

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FAXの場合

最近は少なくなってきていますが、FAXで履歴書などを送る場合は送付状を作成します。
FAXは送受信の状況で送った書類が届かないトラブルが起きやすく、送付状にて何通の書類が送られてくるのかをしっかりと相手に伝える必要があります。
ちなみにFAXを送る場合には送付状とは別に送信票も送るケースもあります。
送信票は最低限の情報だけ記せばよく、挨拶文なども不要です。

・書類送信日
・宛名
・差出人名
・送信する書類の概要と枚数

が記入してあれば問題ありません。
FAXで送信する場合は

・送信票
・送付状
・応募書類、エントリーシート
・補足資料/添付資料(あれば)

の順に送信するとよいでしょう。

送付するときの封筒の書き方

応募書類を入れる封筒の注意点は下記のとおりです。

(1)封筒のサイズと種類

一般的に書類の用紙はA4ですので、A4サイズの封筒を利用します。
色は白地で無地のものが無難です。
A4の書類を折り曲げて、小さいサイズの封筒で送ることは避けましょう。

(2)宛名は手書きで縦書き

送付状はPCでもOKですが、封筒の宛名書きは手書きが一般的です。
丁寧に心を込めて手書きすることをおすすめします。
手書きの場合、バランスが取りづらいため横書きにしたくなりますが、正式な書類の場合は縦書きにするのがマナーです。

(3)赤字でエントリーシート在中

宛名の左下に赤字で「エントリーシート在中」「選考応募書類在中」と書いておくと、封筒を受け取った相手に確実に気づいてもらえます。

(4)切手

A4サイズの封筒の場合、50g以下の重さであれば120円の切手が必要です。
もし重さに不安があるのであれば、郵便局窓口で手続きをして送ってもらうと安心です。

(5)差出人

封筒の裏には差出人の住所と名前を明記して、万が一の場合には確実に返送されてくるようにしておきます。


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まとめ

送付状はビジネマナーとして必要なものですが、同封しなくても合否には関係ありませんが、逆に言えば凝りすぎても効果はありません。
その分の時間があるのであれば、面接の練習や企業研究、大学の勉強、アルバイトの時間などに割り当てましょう。
物事を効率よく進めることも社会人には必要なスキルとなります。
「簡潔」で「ビジネスマナーが守られた」送付状を作れるよう頑張りましょう!


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