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エントリーシートを添付するメールの書き方・例文・送り方を解説

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エントリーシートを添付するメールの書き方・例文・送り方を解説

この記事は、2017年11月に投稿された記事を一部リライトしたものです。

エントリーシートをメールで送るときの書き方やマナーがわからない・・・と悩む就活生も多いですよね。

エントリーシートは面接前の大切な選考。メールが原因で選考落ちしてしまったらどうしようと不安を抱えている就活生もいるかも知れません。

確かに、メールは文章の書き出しや挨拶文、言葉遣いなど気をつけることが多いもの。

そんな就活生に向け、今回はエントリーシートを送る時のメールの書き方や、例文、メールを送るときの注意点などをお伝えしていきます。

エントリーシートって?

エントリーシートとは、志望している企業にその意思や必要事項等を記載し提出する書類のことです。

就活生や人事の間では「ES(イーエス)」と呼ばれています。

企業はこれをまず見て「自分の会社に合うかどうか」を判断するのです。

つまり、これで書類選考が通るか通らないかが決まる大切な書類。ここでいかに自分を売り込めるかが鍵となります。

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メールの書き方は選考に影響するの?

あくまでも大切なのはエントリーシートの中身ですが、基本的なマナーをわきまえていた方が好印象を持ってもらえるのは確かです。

相手の状況や立場を考え、「どうしたら手間をかけさせないか」「わかりやすいだろうか」と相手の気持ちを考えてみましょう。

例えばタイトルのないメールが来たら、企業側はどうでしょうか?

そのメールの内容を把握するのに、一度メールを開かなくてはなりませんよね。

たかがワンクリック、と思うかもしれませんが、数多くのメールを処理する中では、それだけでもストレスに感じてしまうもの。

それに、マナーを守れない学生がたくさんいては、塵も積もれば山となり、多くの時間を割くことになってしまいます。

そのため、メールの書き方マナーもしっかりと押さえておくのがおすすめです。

メールを書くときの押さえるべきポイント

では、メールを実際にメールを書くときのポイントについてみていきましょう。

件名は短く具体的に

メールを受け取った際に一番最初に目に入る件名は、シンプル且つ本文の内容が一目でわかるようにすることが鉄則。

中には一日に何百通以上ものメールが届くような忙しい採用担当者もいます。

その際に件名が入っていなかったり、わかりづらいタイトルでは、読まれないことや対応を後回しにされる可能性も出てきてしまいますよ。

また、大学名と氏名も記載するなど、誰から来たメールかがわかるようにするのが社会人としてのマナーです。

(例) 【エントリーシートの送付】○○大学 氏名

文面は基本に忠実に、シンプルさを意識

ビジネスメールには、基本の書き方があります。

宛名⇨名乗る⇨本文⇨締めの文章⇨署名の流れで、本文は「お世話になっております。」で始まり、「何卒よろしくお願いいたします。」で終わるのが基本です。

文面は件名と同様に、シンプルにすることを心がけましょう。

長いメールは相手の時間を余計に奪ってしまいますし、用件だけをまとめてシンプルにすることがビジネスメールでのマナーです。

エントリーシートを送るときのメール例文


それではさっそく、エントリーシートをメールで送るときの例文をチェックしましょう。

例文①
タイトル:【エントリーシートの送付】kicho大学3年田中花子
本文:
株式会社〇〇
人事部 ●●様
→会社名は正式名称を調べます。名前がわからない場合は、採用担当者様としましょう。

お世話になっております。
kicho大学法学部3年生の田中花子と申します。
→まずはお決まりの挨拶を述べましょう。送付相手と面識がある場合は「と申します。」ではなく「です。」でOKです。

添付にて、エントリーシートを送付いたします。
お忙しい中恐れ入りますが、ご査収のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
→これくらいシンプルでOKです。

ーーーーーーーーーーーーーーー
田中 花子 (hanako tanaka)
kicho大学 法学部3年
Email:◯◯◯◯@◯◯.co.jp
TEL:XXX-9999-1111
ーーーーーーーーーーーーーーー
→メールの一番最後には必ず署名を入れましょう。
 自分の大学名、氏名、電話番号(日中連絡が取れる番号)を記載するのがおすすめ。
 住所は必須ではありませんが、資料を自宅に送ってもらうケースが出てきた際は、効率良く話を進められますよ。
 抵抗がなければ、書いておくのも良いでしょう。
例文②
タイトル:【エントリーシートを添付いたします】kicho大学3年田中花子
本文:
◯◯株式会社
採用担当者様

お世話になります。
kicho大学法学部3年生の田中花子と申します。

貴社へのエントリーシートをPDFファイルにて添付いたします。
お手すきの際にご確認いただけますと幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーー
田中 花子 (hanako tanaka)
kicho大学 法学部3年
Email:◯◯◯◯@◯◯.co.jp
TEL:XXX-9999-1111
ーーーーーーーーーーーーーーー

NGなメール例って?


合わせて、NGなメールの例もみておきましょう。

NG例
タイトル:エントリーシートを作成しました
→差出人がわからず、迷惑メールと思われてしまう可能性があります。
 また、「エントリーシートを作成した」という報告はいりません。

本文:
〇〇(会社名)
人事部 ●●様
→会社名に「株式会社」をつけていないのはNG。相手を呼び捨てしているのと同じことになり失礼です。

お世話になっております。
kicho大学法学部3年生の田中花子と申します。

エントリーシートを作成したので、お送りさせていただいてもよろしいでしょうか。
→丁寧さを意識するあまり、回りくどい印象です。
お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
→署名がないと、何か不都合があって連絡をしたいときに不便です。

メールを送るときの注意点とは?

会社名は正式名称になっているか

会社名が間違っていては、失礼になってしまいます。

意外と見落としがちなのが株式会社をつける位置。社会に出るとよく「前株か後株か」という表現を耳にするようになります。

学生のうちはさほど気にならないかもしれませんが、株式会社の位置によっては全く違う会社になってしまうこともあるんです。

間違えるととても失礼になってしまうので、十分に気をつけましょう。

エントリーシートはPDFファイルで送る

企業から「ワードで送って欲しい」など細かな指定がない場合は、PDFファイル形式で送りましょう。

これは、第三者から変更されるのを防ぐためです。

また、メール文面には「PDFファイルにてお送りいたします」など添付したファイルの形式を伝えた方がより親切です。

Web上でPDFに無料変換できるソフトもあるので、調べてみてくださいね。

ファイル名もわかりやすくが鉄則

ファイル名にも、自分の大学名、氏名を記載しておきましょう。

数多くのファイルを管理している可能性がありますので、一目でわかるようにしておくとより親切です。

【○○大学_氏名_エントリーシート】などが良いでしょう。

営業時間内に送る

エントリーした企業の営業時間内に送りましょう。

人事担当者によっては「営業時間外(休日を除く)に送ってくれても構わない」と言ってくれる人もいますが、夜中の2時や3時に送るのは配慮に欠けていると判断される可能性があります。

どうしても夜遅くに送らなければいけない場合は、「夜分遅くに申し訳ありません」など一言を添えてメールを送る配慮や心配りが大切です。

誤字や言葉遣いの間違いはない?

メールの文に誤字はありませんか?
メールでは予測変換機能がある文、逆に漢字ミスが増える可能性があります。
自分の伝えたい意味とあっている漢字かしっかり確認してから送信するようにしましょう。

また、企業に送信するメールとして、正しい言葉遣いになっているかもう一度確認してみましょう。
話し言葉になっていたり、丁寧な言葉を使おうとしすぎて逆にくどくなっていませんか?
エントリーシート送付メールを送る際にしがちなミス表現をいくつか挙げますので、自分のメールと照らし合わせてみてください。

エントリーシートを作成したので、お送りさせていただいてもよろしいでしょうか。→エントリーシートを送付いたします。
→作成したという報告はいりません。また、すでに送付しているのに「お送りさせていただいてもよろしいでしょうか」という表現はおかしいですよね?

エントリーシートの方を→エントリーシートを
→「〜の方(ほう)」という言葉は基本的に「物事をぼかしたい時、遠回しに言いたい時」または「何かと比較した際に一方を選ぶ時」に使います。そのため、この内容の場合は不適切でしょう。

いつもお世話様です→いつもお世話になっております。
→「お世話様」は「ご苦労様」と同じ意味合いのため、目上の人には失礼にあたります

〜します→〜いたします
→「〜します」より「〜いたします」の方が丁寧な印象です。また、「致します」と漢字にしたくなるかもしれませんが、補助動詞の役割として使用しているので、ひらがな表記が適切でしょう。

企業からの連絡には返信するべき?

エントリーシートの送付に対し、受け取った旨のメールが来た場合はどうすべきでしょうか?

この際は、返信してもしなくてもどちらでも構いませんが、返信した方がより丁寧な印象を与えられます。

本文は、「ご返信いただきましてありがとうございます。何卒よろしくお願いいたします。」などで十分でしょう。

この時も宛名と署名は忘れずに書きましょう。

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まとめ

エントリーシートをメールで送るときのポイントや注意点についてご紹介しました。

メールの書き方が直接、選考に影響するわけではありませんが、誰に見られても恥ずかしくない言葉遣いや書き方を意識し、メールからの良い印象を与えられるようにマナーを身につけましょう。

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