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インターンって辞退できる?穏便に済ませる辞退方法と断りマナー

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インターンって辞退できる?穏便に済ませる辞退方法と断りマナー

いくつか並行してインターンに応募をしていると、「本命の選考を通ったから他の選考は辞退したい」とか「複数合格したから残りのインターンは断りたい」という場面が出てくるかもしれません。
でも「自分から申し込んだインターンを断るなんていいのかな…」と悩んでいる人もいるのではないでしょうか?
今回はそんな学生に向け、穏便にインターンを辞退する方法をご紹介します。

インターンって辞退しても大丈夫?


いざ辞退を考えた時、一番心配なのは「本選考に影響しないかな…」という点ではないでしょうか?
結論から言うと、インターンの選考や参加を辞退したからと言って、本選考が不利になることはまず考えられません。

ただし例外はあります。
突然連絡を絶つなどの非常識な行為で先方の心証をひどく損ねてしまうと、本選考でマークされる危険が絶対に無いとは言い切れません。
ですからインターンの選考や参加を辞退する時は、出来る限り波風をたてずに丸く納めることが肝心です。

そしてインターンに参加することが本選考で有利に働く可能性も軽く見てはいけません。
インターンに参加した実績があれば、今後の本選考で入社意欲の高さをアピールできますし、それが内定につながるケースも皆無ではないのです。
インターンの参加権利を放棄する時は、今後の選考への影響も考えて、くれぐれも慎重に決めましょう。

失礼のないインターンの辞退方法

連絡はできる限り早く

辞退を決めたらできるだけ早く先方に連絡をとりましょう。
言いにくいからと先延ばしせず、参加できないことがはっきりした時点ですぐに連絡を入れましょう。

参加人数の変動は、会場や人手の確保をはじめ、プログラムの内容、食事、機材など様々な方面に影響します。
特に間際でのキャンセルは、学生が思う以上の大ごとかもしれません。ドタキャンは絶対に許されないと思っておきましょう。

電話とメールどっち?

ビジネスシーンでは大事な連絡は電話で行なうのが基本です。
ただ、事情によってはメールOKだったり、メールの方がかえって都合が良いケースもあるので臨機応変に使い分けましょう。

たとえば次のような場合ならメールでお断りしても問題はないでしょう。

まだエントリーをしたばかりで選考開始までに時間的余裕がある
受付完了をアナウンスするメールを受け取っただけ、あるいは具体的な選考フローが何もスタートしていない段階であれば、わざわざ電話をかける必要性はあまりないと考えられます。

何回か電話をしたが担当者の不在や回線の混雑でどうしても連絡がとれないまま日数がたっている
この場合は一刻も早く辞退の意思を伝えることが先決です。
事情を説明した上で丁寧にお断りする内容のメールを出しましょう。

これに対して次のような場合は必ず電話でお断りします。

出したメールに対して返信などのアクションが無い
先方がメールに気づいていない可能性があるので電話による確認が必要です。
放置すると「突然音信不通になった」などの誤解につながるかもしれません。

選考日や開催日が迫っているのにやむを得ずキャンセルする場合
前述のように間際でのキャンセルは大きな迷惑につながる危険があります。
電話で誠心誠意謝るのが当然のマナーと言えるでしょう。

ただし中には、質問や連絡事項をメールあるいはweb上のマイページでしか受け付けていない企業もあります。
募集要項やホームページをよく見て適切な方法を選択してください。

誠意を持った対応を

自分から応募したインターンをこちらの都合で辞退するわけですから、これ以上の迷惑をかけないよう、辞退の仕方には十分な配慮が必要です。
最低限、次のことは絶対に守りましょう。

先方の忙しそうな時間帯や非常識な時間帯の接触は避ける
電話にしてもメールにしても、相手の勤務時間内に済ませるようにしましょう。
企業にもよりますが、出社直後や退社間際、お昼休みの前後などは業務が立て込んでいる可能性があります。

特に電話の場合は午前中なら10:00~11:30頃、午後なら14:00~16:30頃を選べば相手を困らせるような事態は回避しやすいでしょう。
そしてその時間帯であっても、「今お時間よろしいでしょうか」と、必ず相手の都合を確認してから話し始めましょう。

メールも念のために真夜中や早朝は避けましょう。
その上で朝の8:00くらいまでに届くようにしておけば、朝一のメールチェックで気づいてもらえる可能性が高まります。

無難な辞退理由を考えておく
せっかく忙しい時間を割いて学生のためにインターンを企画したのに、「他にもっと面白そうなインターンがあったので」という言い方で断られたら、良い気がする担当者はいないのではないでしょうか?

ですから辞退の理由は「やむを得ない事情により」などとぼかしておいた方がいいでしょう。
万が一突っ込まれたら、ゼミの合宿や集中講義など、突発的な大学の行事と重なったことにするのが無難です。

例文

電話の場合

電話をかける時の手順は次の通りです。

担当者につないでもらう
「〇〇大学の山田花子と申します。
〇月×日より開催されるインターンの件でお話があるのですが、ご担当者様はお手すきでしょうか」

担当者が離席中、あるいは手が離せないなどと言われた場合は、
「わかりました。改めてご連絡します。ありがとうございました」とお礼を言っていったん電話を切りましょう。
もし伝言を求められたり、担当者から折り返し電話をすると言われたら、素直にご厚意に甘えましょう。

要件を話す
担当者につながったら、端的に要件を話します。
「〇月×日より開催されるインターンに申し込んでいた者ですが、どうしても参加できなくなってしまったので、そのご連絡です」

あっさり受け入れてもらえた場合は、「勝手を言いまして申し訳ありません。では失礼いたします」とまとめ、相手が電話を切ったことを確認してから通話を終えましょう。

もし「ちなみに理由は?」などと聞かれた時は、前述のように相手を刺激しないような無難な理由を伝えた上で、重ねてお詫びの言葉を述べてから電話を切りましょう。

メールの場合

メールの場合は以下の通りです。

●●株式会社 ○○様

お世話になっております。
〇〇大学の山田花子です。
先日はわざわざご連絡をいただきありがとうございました。

面接をキャンセルする場合
×月×日の面接ですが、実は一身上の都合により辞退させていただきたくメールを差し上げた次第です。

合格後に辞退する場合
×月×日より開催されるインターンへの参加をお約束しておりましたが、諸般の事情により参加を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このような事態となり大変申し訳ございません。恐縮ではございますが、なにとぞご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

本来であれば直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆となりましたが貴社の益々のご発展と皆様のご多幸を心よりお祈り申し上げます。

(署名)


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まとめ

インターンはなんでもいいからやみくもに応募するものではありません。
参加する意義がありそうなところ、得られる成果が大きそうなところに的をしぼって慎重に応募すべきです。
そして複数合格しても時期がかぶらないように、開催期間をよく調べてできるだけの調整をしておきましょう。
その上でどうしても辞退する必要が生じたら、失礼や迷惑を最小限に抑えるべく、丁寧に誠意を持ってお断りしましょう。


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