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【インターンのキャンセル方法】電話・メールの辞退方法と例文

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【インターンのキャンセル方法】電話・メールの辞退方法と例文

複数インターンに応募していて、複数のインターンに受かったり、インターンの日に授業が入ってしまったりなどの、なんらかの理由で、インターンへの参加をキャンセルしたい場合もありますよね。
しかし、キャンセルをしたとして、本選考には影響はないのでしょうか?また、どのようにキャンセルをすればいいのでしょうか?
今回は、インターンのキャンセルの仕方についてご紹介します。

インターンってキャンセルできるの?本選考への影響は?


インターンシップ自体のキャンセルは可能です。
インターンシップを辞退したからといって、本選考試験の際に不利に働くことはほぼないと言って良いでしょう。
ただし、無断でインターンシップをキャンセルしたり、失礼な断り方をしたりした場合は別です。
担当者や企業の関係者の印象を悪くするような行為をすれば、評価が悪くなるのは当然のことです。

失礼のないキャンセルの方法

電話とメールどっち?

インターンシップをキャンセルする際の連絡方法としては、電話がおすすめです。
ただし、何回電話をかけても繋がらなかったり、インターンシップ当日まで時間がある場合は、メールでも可能です。

電話でキャンセルを伝えたほうがいいのは、以下のような場合です。

・インターンシップ直前(1週間以内)
・メールでキャンセルを伝えたにも関わらず、返信がこない

メールで連絡する場合は、必ず相手からキャンセルを確認した連絡が来たことを確認して、終わりにしましょう。
一方的にメールでキャンセルを伝えただけでは、キャンセルは成立していないと考えてください。
メールの場合は、相手がメール着信通知が行く可能性があるため、深夜に送ることは避けましょう。

電話連絡する時間帯は、相手側が忙しいと思われる時間帯は避けましょう。
企業が営業している日の午後2時〜午後4時近辺に電話をかけるとよいと言われています。

理由の伝え方

キャンセルを伝える際、キャンセル理由は明確に伝える必要はありません。
「やむをえない事情」や「検討した結果」という程度の理由でかまいませんが、もし詳しく理由を聞かれた場合には、学校を理由にするのが無難です。

・大学の大切な発表の日程と重なってしまったため
・大学の試験日と重なってしまったため

などが使われることが多いようです。

電話でのキャンセル方法


●キャンセルまでの流れ
①挨拶と担当者への取り次ぎ
多くの場合、企業に電話をかけると担当者ではなく、他の社員が対応してくれることがほとんどです。
そのため、

挨拶をする
・・・お世話になっております、おはようございます、など。
名乗る
・・・●●大学の〇〇と申します。
取り次ぎを依頼する
・・・インターンシップ担当の(所属部署)の□□様はいらっしゃいますでしょうか。※名前が分からない場合は、「インターンシップの担当者さま」を使う

の流れで、担当者に取り次いでもらいましょう。

 ②担当者との会話
担当者に代わってもらったら、以下の流れでキャンセルの依頼をします。

・改めて挨拶をする
・今、時間は大丈夫か確認する
・要件を話す(キャンセルしたい)
・電話を終わる(相手が電話を切るのを待つ)

インターンシップをキャンセルするからといって、おどおどしたり、自信なさげに話すことはNGです。
早口にならず、落ち着いてゆっくりと気持ちいつもより大きめの声で話すなど、相手にしっかりと伝えることを心がけることで、相手の印象も良くなるでしょう。

●電話でキャセルするときの例文
お世話になっております。●●大学の〇〇と申します。
インターンシップの件でお電話させていただいたのですが、●●部の□□さまはいらっしゃいますでしょうか。

(担当者に代わる)
お世話になっております。●●大学の〇〇と申します。
●月●日のインターンシップの件でお電話させていただいたのですが、今、お時間いただいてよろしいでしょうか。

(担当者の時間がある場合)
ありがとうございます。
実は、参加をお願いしております●月●日のインターンシップですが、大学の試験の日程と重なってしまいました。
大変申し訳ございませんが、インターンシップをキャンセルをさせていただけないでしょうか。
ご迷惑をおかけして、大変申し訳ございません。

(担当者の時間がない場合)
お忙しいところ、申し訳ございません。
後ほど改めてお電話させていただければと思いますが、何時頃がご都合よろしいでしょうか。
(電話可能な時間をメモする)ありがとうございます。それでは●時頃に改めてお電話させていただきます。

メールでのキャンセル方法

件名:インターンシップキャンセルのお願い(●●大学〇〇)
本文:
(1)宛先/企業名+担当者の所属部署+担当者名
(2)挨拶/お世話になっております。●●大学〇〇です。
(3)要件/事情によりインターンシップをキャンセルしたい
(4)締めの挨拶
(5)署名

メールでキャンセルを連絡する場合は、

・誤字脱字がないよう何回も見直す
・特に企業名と担当者名は略したり間違えたりすることがないように注意を払う
・キャンセル理由はくどくどと書かず、簡潔に

を心がけましょう。

メールでキャンセルするときの例文

件名:インターンシップキャンセルのお願い(●●大学〇〇)

本文:
●●株式会社 人事部 □□様

お世話になっております。●●大学〇〇です。

先日参加申し込みをさせていただきました、●月●日のインターンシップについてですが、事情によりキャンセルをさせていただきたくメール致しました。

色々とご手配していただいたにも関わらず、ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。

以上、よろしくお願い致します。

———————————————
●●大学 □□(名前)
TEL:
E-mail:
———————————————

インターン当日にキャンセルする場合は

電話で連絡をする

インターンシップ当日にキャンセルしなければいけなくなった場合は、必ず電話で連絡をしましょう。
直前・当日のキャンセルは各所に迷惑をかけることになりますので、直接電話して事情を説明して謝罪をすることがマナーです。

もし電話をかけて担当者に繋がらなかった場合のみ、メールでキャンセルを伝えます。
その際には、「電話をかけても繋がらなかったため、メールで失礼します」という一言を添えましょう。

基本的に、当日のキャンセルはNG

インターンシップのキャンセルは基本的に本選考に影響しませんが、当日のキャンセルは印象が悪く、本選考に悪い影響を及ぼす危険があります。
病気や身内の不幸など、よほどの事情がない限り、当日のキャンセルは行わないようにしましょう。
インターンシップの日が近づいてきたら、体調管理も慎重に行い、当日風邪をひいたり体調を崩したりすることがないよう、健康的な生活を心がけましょう。


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まとめ

インターンシップのキャンセルは、基本的には本選考に影響を及ぼしません。
マナーを守って、相手に失礼のない断り方をすれば、問題ないでしょう。
ですが、一般的には一度申し込みをしたものを無闇にキャンセルすることは避けたいものです。
よほどの事情がない限りは、インターンシップに参加できるようにスケジュール調整をしてみましょう。


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