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インターンシップで使えるメールの書き方・例文・マナーまとめ

インターンシップで使えるメールの書き方・例文・マナーまとめ

普段社会人とメールする機会はなかなかないですよね。
そんな大学生にとって、特に悩むのが企業とのメールのやり取り・・・
しかし苦手だからと苦手なままにしてくと、どの企業のインターンにも参加できないなんて事態にもなりかねません。
企業とのメールのやり取りのマナーやコツを押さえて、気持ちよくインターンをスタートさせましょう!

企業とのメールのやり取りってどのくらい大事?

インターンに参加できるかが決まる!

インターンシップは企業とあなたが初めて出会う場です。
つまりインターンシップを申し込んだ時点ではお互いの顔を知らない関係であり、メールのみがあなたを印象づける唯一の手段なのです。

そのため、インターンシップの選考を判断する材料として、メールはとても重要な存在となるでしょう。
メールの書き方次第でインターンに参加できるかが決まると考えて、メールの書き方をおさらいしておくことをおすすめします。

メールのイメージが選考に関わる場合も

インターンシップ参加の際に送ったメールが、本選考にも影響することがあります。
インターンシップの現場でどれだけ印象が良くても、メールの書き方が雑だったり、誤字脱字があったり、相手の名前を間違えていたりすると、「見た目は頑張ってるけど、意外と雑な性格なのかな」というイメージを持たれてしまう危険性があります。
メールだけで「自分」を判断されてしまうことがあることに注意して、慎重にメールを作成しましょう。


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メールの基本の書き方・マナー


一般的なビジネスメールを書く際には以下の4つを忘れないようにしましょう。

・件名
・宛名
・本文
・署名

これらはビジネスメールの基本であり、この4つが抜けているメールはそれだけでマイナスポイントとなる可能性があります。

ポイント・コツ

次に、それぞれの書き方のポイント・コツをチェックしていきましょう。

件名
件名はシンプルにわかりやすい内容にします。
メールを開く前に、担当者が「誰から」「どんな内容」のメールが来ているかが分かるようにするのがビジネスマナーです。
社会人はいつもすぐにメールを読めるわけではなく、件名で重要度を判断してメールを読むタイミングを調整する場合が多いです。
内容が曖昧な件名にすると、いちいちメールを開いて内容を確認しないといけないため、多忙な時には手間をかけさせてしまったり、読まれない可能性もあるのです。

例)件名:インターンシップのお礼【◯◯大学・山田太郎】

宛名
メールの最初には宛名には、以下の3つを記載しましょう。

・企業名
・部署名
・氏名(不明な場合は「インターン担当者様」)

例)●●株式会社 〇〇部 ××様

POINT
・誤字をしないこと(「斎藤」「斉藤」「齊藤」などの文字違いなど)
・㈱は略さず株式会社とし、前後どちらにつけるのが正しいのかしっかりとチェックをしましょう
・様を忘れずに書くこと

 
本文
本文は以下の流れ・ポイントを押さえて、完結に書いていきましょう。

(1)自分について
まずは「誰から」のメールなのかわかるように、所属大学と名前を記載します。
混乱を避けるために名字だけではなくフルネームを書くのが良いでしょう。

(2)挨拶
所属大学と名前だけでは、どういう人物なのか伝わりづらい場合があります。
「インターンシップに応募しております」
「先日お電話で質問させていただきました」
「本日会社説明会でご挨拶させていただきました」
などの挨拶文を入れると、相手があなたことのを思い出しやすくなりますよ。

(3)要件を的確に・短文で伝える
メールは長文だと相手に伝わりづらくなってしまいます。
1行25文字以内、3行から5行程度を1段落とするくらいの内容にまとめると、相手が読みやすくなりますよ。
自分が書いたメールを口に出して読んでみると、自分のメールの読みやすさを確認することができますので、出来上がりをチェックしてみましょう。

また、できれば要件を伝えるだけではなく、「説明会で伺ったお話が大変勉強になり、ますます貴社への関心が高くなりました」などの適度なアピール文を添えるのもよいでしょう。

送るタイミング


企業あてにメールを送る時間帯は、夜は〜24時まで、朝は7時〜が良いでしょう。
送ることを忘れてしまうことを心配して書き上がったらすぐに送信したいと思うかもしれませんが、できる限り深夜は避けるのが無難です。

人事の方は、深夜に送られてきたメールを見て「この子は不規則な生活をしている子なのかな?」「説明会を寝坊でドタキャンしそうだな」など不安に思う場合もあるようです。
その日はたまたま起きていただけであったとしても、企業にはそのことは伝わりませんので注意が必要です。

また、企業側からメールが届いた場合には、すぐに返信をするのがマナーです。遅くとも24時間以内に返信をしましょう。
早い返信はそれだけでも好印象につながりますよ。

日程調整などですぐに返信できない場合は、
・メールを確認したこと
・◯日以内に改めて返信すること
を伝えるメールをまずは返信しておくと、担当者も作業がしやすくなり助かります。
また移動中などすぐにメールを見れない場合は、件名だけでもチェックして、後から確実にメールチェックできるようにメモなどしておくとよいでしょう。

状況別に例文をチェックしよう

インターンに応募するとき

例文①インターンに応募するとき
件名:インターンシップ応募【◯◯大学・山田花子】
→「インターンシップへの応募」のメールであることを件名で明記しましょう。このメールを見落とされたら意味がありません。
本文:
株式会社◎◎◎◎
□□部 □□課 □□様

お世話になります。○○大学●●学部 山田花子(やまだはなこ)と申します。
→次に、初めて連絡をする相手ですので、自己紹介(所属大学とフルネーム)は必ず書きましょう。氏名の読み方が難しい場合は、括弧書きでふりがなをつけるとより丁寧です。
貴社ホームページにてインターンシップ応募の案内を拝見して連絡させていただきました。

かねてより貴社への入社を希望しており、この度インターンシップが開催されるとのことでぜひとも参加させていただきたく応募いたします。
私は子供の頃より、◯◯という職業に憧れており、高校・大学と◯◯に関する勉強・研究を重ねてまいりました。
そして◯◯業界でもトップクラスの実績と技術を誇る貴社にてさらなるスキルアップと社会への貢献を目指したいと考えています。

ぜひ今回のインターンシップにて、より貴社の社風や実際に現場でどのような活躍をされているのかを深く知ることができれば幸いです。
→本文では、ただ「インターンに応募します」と書くのではなく、志望動機と絡めて、なぜあなたがこの会社のインターンシップを受けたいのか、という思いをしっかりとアピールしましょう。

お忙しい中、お手数をおかけいたしますが、ご検討いただければ幸いです。
よろしくお願いいたします。
(応募に必要な情報があれば記載、また必要書類があれば添付)
→多忙ながら検討してもらうことへの感謝と、インターンエントリーに必要な情報を記入します。

=========================
○○大学●●学部 山田花子
TEL:090-1234-5678
MAIL:hanakoyamada@xxx.com
=========================
→署名には最低限、大学学部名、氏名、連絡先を入れましょう。アドレスは、PCアドレスが良いでしょう。

 

面接日程を調整するとき

例文①日程に参加できる場合
件名:インターンシップ面接日の調整について【◯◯大学・山田花子】
本文:株式会社◎◎◎◎
□□部 □□課 □□様

お世話になっております
○○大学●●学部 山田花子です。
→2度目以降のメールは、「~申します。」ではなく「〜です。」が自然です。
インターンシップの面接日についてご連絡いただきありがとうございます。

ご連絡いただきました日程のうち、
・7月◯日(◯) 14時~
・7月△日(◯) 15時~
・8月□日(◯) 11時~
のいずれかで参加させていただければ幸いです。

ご調整のほど、よろしくお願いいたします。

●●大学 山田花子(090-1234-5678)
→引用返信の場合は、署名は簡略化してもOKです。

 

例文②参加可否の確認に時間がかかる場合
件名:インターンシップ面接日の調整について【◯◯大学・山田花子】
本文:
株式会社◎◎◎◎
□□部 □□課 □□様

お世話になっております。
○○大学●●学部 山田花子です。

インターンシップの面接日についてご連絡いただきありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、いただきました日程ですと、現状参加が難しい状況です。

ただいま他の予定を移動できないか調整しておりますので、もうしばらくお時間をいただけないでしょうか。
●日までにはご回答いたします。

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

●●大学 山田花子(090-1234-5678)

POINT
・調整に時間がかかる場合でも、すぐ連絡を
調整や日程の確認に時間がかかる場合でも、まずはそのことを連絡しましょう。
今は決められないが、いつまでに調整して返信することを連絡すれば担当者としても助かります。
ただしあまり時間をかけても迷惑ですので、返信期限は数日以内にしておきましょう。

 

例文③提示された日時に参加できない場合
件名:インターンシップ面接日の調整について【◯◯大学・山田花子】
本文:
株式会社◎◎◎◎
□□部 □□課 □□様

お世話になっております。
○○大学●●学部 山田花子です。
インターンシップの面接日についてご連絡いただきありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、いただきました日程ですと、現状参加が難しい状況です。
お手数おかけいたしますが、別日でのご調整をお願いできますでしょうか。
以下に参加可能な日時を記載させていただきます。

・7月◯日(◯) 14時以降調整可能
・7月△日(◯) 10時開始~17時終了迄
・8月□日(◯) 13時開始~19時終了迄

以上でございます。

もし貴社にて他にご都合が良い日時があれば、私の方でも調整いたしますのでお申し付けください。
お手数をおかけして申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。

●●大学 山田花子(090-1234-5678)

POINT
主導権は相手に与える
別日程に変更してほしい場合、最終的に日程を決めるのは企業側です。
こちらからは日程を決めやすくする材料をなるべく多く提示することを考えましょう。
具体的にどの日程ならば参加できるのかを、複数提示すると担当者が別日程を決めやすくなります。

 

面接をキャンセルするとき

例文④
件名:インターンシップ面接キャンセルについて【◯◯大学・山田花子】

株式会社◎◎◎◎
□□部 □□課 □□様

お世話になっております
○○大学山田花子と申します。
インターンシップのご案内をいただきありがとうございます。

◯月◯日のインターンシップですが、貴社インターンシップ申込直後に、どうしてもはずせない講義予定が入ってしまいました。
つきましては誠に恐縮なのですが、今回の貴社インターンシップの参加申し込みを辞退させていただきたく存じます。

お忙しい中、お手数をおかけしておりますところ、ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。

=========================
○○大学●●学部 山田花子
TEL:090-1234-5678
MAIL:hanakoyamada@xxx.com
=========================

POINT
・どうしても面接を辞退しなければならない時は、すぐに連絡を。
インターンシップの日程、日程変更・辞退の理由、インターンシップ辞退に対する謝罪を必ず伝えるようにしましょう。
 

インターンシップ受かった時の返信メール

例文⑤
件名:インターンシップについて【◯◯大学・山田花子】
本文:株式会社◎◎◎◎
□□部 □□課 □□様

お世話になっております。
○○大学●●学部 山田花子です。
この度はインターンシップ合格のご連絡いただきありがとうございました。
会社や私自身の成長のためにインターンシップに全力で取り組む所存です。
それではご案内いただきましたとおり、以下の通りに参加させていただきます。

日時 : ○月○日 〇〇:〇〇~
場所 : 貴社
→間違いがないように日程の確認をしましょう。

何卒よろしくお願いいたします。

●●大学 山田花子(090-1234-5678)

POINT
・インターンシップの合格通知が届いたら、すぐにお礼メールを
感謝の気持ちと、インターンシップにかける思いを伝えることで、担当者にモチベーションややる気の高さを伝えることができます。

インターン後のお礼のメール

インターンシップを終えたら、できるだけ早くお礼メールを送ると良いでしょう。
インターンシップを開催するにあたり、担当者や社員の方も時間や労力を割いてくれています。
そのことに対する感謝とお礼の気持ちはいち早く伝えるのは、相手にとっても嬉しいことです。

例文⑥
件名:インターンシップのお礼【◯◯大学・山田太郎】
本文:株式会社◎◎◎◎
□□部 □□課 □□様

本日まで貴社のインターンシップに参加させていただきました、◯◯大学の山田花子です。
□□様、社員・スタッフの皆様にはインターンを通じて様々なご指導・ご助言をいただきまして、誠にありがとうございました。
→まずは、参加させてもらったことへの感謝の気持ちを述べましょう。

以前から関心を持っておりました貴社のインターンに参加することで、貴社の魅力や実際の業務などを体感することができたことは、とても貴重な体験となりました。
また自分にとって必要な能力、これから伸ばすべき能力などを見つけることもできました。
→簡単にインターンシップで得られた成果を書きましょう。お礼メールですので、あなたの素直な感謝の気持ちを伝えることを第一目的としてください。

今後の貴社の本選考においても、今回参加させていただきましたインターンシップの経験を活かすことができるように、全力で取り組んでいきたいと考えております。
末筆ながら、貴社のなお一層のご繁栄と、皆様のご多幸をお祈り申し上げます。

=========================
○○大学●●学部 山田花子
TEL:090-1234-5678
MAIL:hanakoyamada@xxx.com
=========================

POINT
・感謝の気持ちや学んだことを素直に書く
本選考に有利になるためにという気持ちもあるかもしれませんが、それが最大の目的となっては失礼になります。
素直に自分が感じたことや、感謝の気持ちを伝えましょう。


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質問があるときは


インターンに応募する前やインターン中に、企業に質問したい時もあるかと思います。
急ぎの内容でない場合は、電話ではなくメールにて質問すると担当者の負担になりにくいですよ。

例文⑦
件名:インターン会場集合場所に関する質問【◯◯大学・山田花子】
本文:株式会社◎◎◎◎
□□部 □□課 □□様

お世話になっております。
貴社インターンに参加申し込みしております◯◯大学●●学部の山田花子です。
この度、◯月◯日に開催されますインターンシップの会場の集合場所について質問があり連絡させていただきました。
→冒頭になぜ連絡をしたのか書くことで、読みやすいメールになります。
当日は会場の集合場所が□□ビルと指定されていますが、□□ビルのどちらに伺えばよろしいでしょうか。
調べましたところ、□□ビルは1号館と2号館がありましたので、念のために確認させていただきたく思います。

お忙しい中、お手数をおかけいたしますが、ご返信いただければ幸いです。
よろしくお願いいたします。

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○○大学●●学部 山田花子
TEL:090-1234-5678
MAIL:hanakoyamada@xxx.com
=========================

まとめ

企業に送るメールからは、あなたの性格や個性、ビジネススキルを多く読み取ることができます。
担当者とのメールのやり取りも重要なあなた自身のアピールの場と考えて、慎重に作成を行うように気をつけましょう。
メールを書くスキルは就活だけではなく、今後の社会人生活の中で常に役に立ちますので、これを機にしっかりと身につけておくことをおすすめします。


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