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【シーン別】インターンに関するメールの返信方法・書き方・例文

【シーン別】インターンに関するメールの返信方法・書き方・例文

この記事は、2018年6月に投稿された記事を一部リライトしたものです。

就活の第一歩となるインターンシップ。

企業の採用ページやナビサイトからインターンシップに応募すると、企業から直接メールで面接日程調整や採用通知のメールが送られてくるようになります。
その返信をする際に、企業にビジネスメールを送るのは初めて、という学生も少なくないですよね。

もちろん、企業側も学生がビジネスメールを送り慣れていないことは理解してくれていますが、基本は押さえておきたいもの。インターンシップでの活躍が採用に直結する企業も多いので、最初から最後まで気は抜けません。

今回は、基本的なビジネスメールの構成とインターンシップ参加時のメール返信例について解説します。

ビジネスメールのポイントは?

件名だけで要件が伝わるように

大量の受信メールに埋もれないように、件名で要件を伝えることの重要さを説明。

最近はセキュリティや個人情報保護への意識が高まり、怪しいメールは開封しないという慎重な人もいます。
ですからメールにひと目で内容のわかる件名をつけることはとても重要です。
何の要件かわからないメールは、他のメールに埋もれて後回しにされたり、迷惑メールと間違われて捨てられたりする恐れがあるからです。
担当者が受信ボックスを開いた時に、「あ、インターンシップの件か」「これは採用関連のメールだな」など、パッと見てすぐにわかる件名を付けましょう。

簡潔に読みやすく

適度な長さで改行する、重要な要件は箇条書きにする、要件がある時の挨拶は手短に、など

長文のメールや読みにくいメールは相手に負担をかけてしまいます。読みやすい文章で的確に用件を伝えましょう。
次のような点に気をつけると読みやすいメールになります。

①1つの文章を長くしすぎない
②1つの文章に色々な用件を詰め込まない
③適度に改行を入れてすっきりしたレイアウトにする
④大切な要件は箇条書きにして整理する

 

できるだけパソコンメールで送る

ビジネスメールは、スマートフォンなどから送るよりもパソコンから送った方が良いとされています。
とはいえ、出先でパソコンがない場合や、そもそもパソコンを使うことが難しい環境にある方もいるでしょう。
そのような場合は、パソコンからでも、スマートフォンからでも、メールを送信できるGメールのようなアドレスを使うと良いでしょう。

ビジネスメールの構成

件名

前述のように、件名を見ただけで誰からのどんなメールかがわかるようにします。

良い例
インターンシップ応募の件【〇〇大学 山田花子】
インターンシップ受入のお礼【〇〇大学 山田花子】
悪い例
「質問です」
「はじめまして」

 

宛先

宛先は、先方の会社名→所属部署→担当者名の順に書きます。

「株式会社」「有限会社」といった法人の種類は、社名の前に付くのか後ろに付くのかがとても重要なのでよく確かめましょう。
(株)や(有)などと略すのは失礼に当たります。

個人の専用アドレスではなく部署ごとの共有アドレスが使われている可能性もあるので、読んでほしい担当者の氏名は必ず入れましょう。
人の名前はフルネームにした方が丁寧な印象になります。

敬称の「様」は役職名ではなく氏名に付けます。
つまり、「部長様」「課長様」ではなく「人事部長 〇〇様」という形です。
また敬称は、会社に宛てて送る時は「御中」、特定の個人に送る時は「様」を付け、両方を一度に使わないというルールがあるので気をつけてください。

良い例
××株式会社
人事部
部長 山田太郎様
悪い例
××(株)御中
人事部
山田太郎部長様

 

自己紹介

まず次のような挨拶文をひとつ書きます。


「お忙しいところ恐れ入ります」
「初めてメールを送らせて頂きます」
「突然のご連絡失礼いたします」
「お世話になっております」

 
続けて、

「〇〇大学3年に在籍しております山田花子と申します」

 
などと名乗りましょう。
 

本文

まず要件を簡潔に記します。
その後、動機や目的、質問の中身などを簡潔に記すと見やすい文になります。

要件
「本日は貴社のインターンシップにぜひとも参加したく、メールを送らせていただきました」
動機・目的・質問の中身など
「私は今後〇〇業界を中心に就職活動をしていくつもりでおります。
そのため、××の実務を経験できる貴社のインターンシッププログラムに強く心を惹かれ、応募を決意いたしました。
つきましては提出書類や選考日時の詳細をご教示いただけませんでしょうか」

 

締めの挨拶

「御多忙中のところ誠に申し訳ありませんが、よろしくお願い申し上げます」
「お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒ご検討の程、よろしくお願いいたします」

など、この件で負担をかけることをお詫びする文章で締めくくります。

署名

最後には必ず連絡先として署名を入れます。

=================================
○○大学●●学部 山田花子(やまだ はなこ)
TEL:090-1234-5678
MAIL:hanakoyamada@xxx.com
=================================

このように、署名は悪目立ちしない程度の罫線で本文と区別し、最低限、学校名と自分のフルネーム、携帯番号とメールアドレスを記載します。
今後添付ファイルがやり取りされる可能性もありますから、メールアドレスは携帯ではなくパソコンのものにしましょう。

メール返信時に気をつけるべき7つの注意点

メールの返信は24時間以内に

受信に気づいた時点でなるべく早く返信するのがビジネスメールのマナーです。
受信時間から24時間以内に返信できれば理想的です。
どうしてもすぐに結論を出せないメールを受け取った場合でも、受け取ったことが相手に伝わるメールをすぐに出しましょう。


「メールをありがとうございました。調整の上、〇月×日までに回答させていただきます」

 

メールの送信時間は営業時間内に

夜中の2時や3時といった非常識な時間に送信されたメールは、不規則な生活が透けて見えるようで、あまりよく思わない人もいます。
なるべく相手企業の営業時間内に送るようにしましょう。
始業時間の前後に送れば、朝のメールチェックですぐに気づいてもらえて対応もスムーズでしょう。
ですが終業間際や休日前に送ってしまうと、営業時間外に溜まった他のメールに埋もれて処理が後回しになる可能性があるので、急ぎの要件の場合は特に気をつけましょう。
   

敬語は正しく使う

間違った敬語が使われていると、書き手のイメージは大きくダウンしてしまいます。

たとえば会社のことを丁寧に表現する時は、話し言葉では「御社」、書き言葉では「貴社」を使います。
メールは書き言葉ですから「貴社」で統一しましょう。
また丁寧にしようと思うあまり、「お」や「ご」を使いすぎるとおかしな日本語になってしまいます。
他にも次のような間違いがよく見られるので気をつけてくださいね。

間違った敬語

「よろしかったでしょうか」
「よろしいでしょうか」

「了解しました」
「承知いたしました」「かしこまりました」

「お忙しいでしょうが」
「お忙しいと存じますが」

「大丈夫です」
「問題ございません」

 

誤字脱字には細心の注意を

文中に誤字脱字があると、間違った敬語と同じくらい書き手の評価は下がってしまいます。
何度も読み返して絶対に誤字脱字が無いように徹底しましょう。
本文だけでなく社名や担当者の名前まで気を抜かずに確認しましょう。

疑問詞・感嘆詞は使わない

プライベートメールと違い、ビジネスメールで「?」や「!」は適切とは言えません。
まして、絵文字や顔文字、「(笑)」「www」などの感情記号も絶対にNGです。
ほとんど面識のない相手にこれらを気軽に使ってしまうと、相手が「なれなれしい」と感じて気分を害する恐れがあります。
また丸数字や囲み文字も、受け取り側のPC環境によっては文字化けすることがあるので使用は控えましょう。

重い添付ファイルは圧縮する

このご時世、不審な添付ファイルには誰もが敏感になっています。
ファイルを添付する時は次のような点に配慮しましょう。

①何のファイルをどういう意図で添付したのか、文中できちんと説明する
②重いファイルをいきなり送りつけない(目安は2M前後)
③大容量ファイルの送受信サービス(宅ふぁいる便やGiga File便)は、セキュリティの観点から利用禁止の企業もあるので、事前に確認する
④重いファイルは分割するか、Zip形式で圧縮するなどして容量を抑える

 

送信ボタンを押す前に読み直しを

最後にもう一度全体を読み返し、不備がないかを確認します。
一度大丈夫だと思っても、時間をおいて読み直したり声を出して読んだりすると、おかしい箇所に気づけることがあるのでやってみましょう。
そして念には念を入れて、宛先のアドレスや自分の署名まで、こまかくチェックしましょう。

間違った相手にメールを送ってしまった場合は削除依頼を!

メール送信後にメールの送信相手が違うことに気づいた場合は、相手に電話で謝罪をし、メールを削除していただくようにお願いしましょう。
電話ができな場合は、メールで同じ内容のものに「削除依頼」とつけることで、どのメールを削除してもらいたいのか相手にしっかりと伝わるように努めましょう。
メールの内容によっては、他者に送ってしまうと大問題になる可能性もあるため、送信前にしっかりと確認をするように心がけましょう。

シーン別!インターンシップ参加時のメール返信例

面接日について、都合の良い日時を返信する場合

この度は面接の日程をご連絡いただき誠にありがとうございます。
下記日程のいずれかでしたらお伺いできますが、いかがでしょうか。
〇月×日(月) 10:00~14:00
〇月×日(水) 10:00~19:00
〇月×日(金) 10:00~17:00
お手数をおかけしますが、ご調整の程よろしくお願いいたします。

 

提示された面接日時候補が全て都合がつかない場合

この度は面接の日程をご連絡いただき誠にありがとうございます。
ただ、大変申し訳ないことに、ご提示いただきました日程が大学の講義と重なっており、伺うことができません。
勝手なお願いで大変心苦しいのですが、〇月×日以降で再度調整していただくことは可能でしょうか。

お手数をおかけして申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いします。

 

インターンシップ採用通知へ返信する場合

この度は貴社のインターンシップに受け入れていただき誠にありがとうございます。
このチャンスを最大限に活かせるよう全力で取り組みますので、引き続きよろしくお願いいたします。

 

インターンシップを辞退する場合

この度はインターンシップのご案内をありがとうございました。
誠に恐縮ですが、諸般の事情により、今回の申し込みは辞退させていただきたく存じます。
勝手ではございますが、何卒ご容赦の程よろしくお願い申し上げます。

 

インターンシップ参加の御礼メールを送る場合

この度は貴社のインターンシップに受け入れていただき、誠にありがとうございます。
期間中にどこまで自分が成長できるか、今から楽しみです。
至らない点も多々あるでしょうが、精一杯やらせていただきますので、
ご指導ご鞭撻の程よろしくお願いいたします。

 


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まとめ

ビジネスメールは、基本形さえ覚えてしまえばそれほど難しいものではありません。
上達するコツとして、
①構成や言い回しを丸暗記するのではなく、「なぜその形式が望ましいのか」「なんのためにそのルールが存在するのか」と、各ポイントの意味を理解しながら書く
②読んだ相手がこのメールを見てどう思うか、どう感じるか、相手の反応を想像しながら書く
の2つが挙げられます。

自分の書いたメールを客観的に見る癖を付けると、単なる読み直しでは気づきにくい欠点を発見できるようになります。
自分の思いを伝えようとするあまり強引な内容になっていないか、あるいは勝手な言い分を通そうとしていないかなど、相手の目線で見直してみましょう。
このひと手間で、誰が読んでも気持ちのいいメールが書けるようになるでしょう。


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