fbpx

【インターンに関する電話マナーまとめ】こんなときどうする?

カテゴリ

【インターンに関する電話マナーまとめ】こんなときどうする?

企業に電話をかけることを、自信を持って得意だと言える就活生はどのくらいいるのでしょうか。
実際のところ、企業に電話をかけるのは苦手だという就活生も少なくないでしょう。

そもそも、どのような電話の掛け方が正しいのかもいまいちわかりませんよね。
今回は、インターンの関係で企業に電話をかける場合の正しい電話の掛け方を調べてみました。

電話の掛け方はインターンの選考に影響するの?


採用に直結しないインターンだとしても、あまりにも電話マナーがなっていないと、人事からの印象が悪くなる可能性は十分にあります。
しかし、電話が不慣れな就活生が多いことは採用側も承知しています。そのため、多少もたつく程度であれば問題ありません。
逆に言えば、しっかりと電話ができる学生はそれだけ印象に残りやすく、好印象を持ってもらえるとも考えられます。
ぜひ今から紹介する電話の掛け方をマスターして、好印象な就活生を目指しましょう。

電話をかける前に

話すことを整理する

電話をかける前には、話すことをある程度まとめ、紙に書いておくことをおすすめします。
緊張すると、自分が何を話そうとしていたのか、頭が真っ白になってしまうことがありますよね。
結果、話にまとまりがなくなり、相手に伝わりづらいだけでなく、誤った伝わり方をしてしまうかもしれません。

もし個人の携帯電話にかける場合であれば、留守電になった場合に伝える言葉も想定しておくと良いでしょう。

ペンとメモを用意する

電話で確認した内容をメモしておくために、電話をかける前にはペンとメモ用紙を用意しておきましょう。
ただでさえ緊張しているのですから、「電話が終わった瞬間に話した内容をすべて忘れてしまう」ということもおきかねません。
人間の記憶には限界がありますし、必ずメモを取って、聞いたことは忘れないようにしましょう。

あらかじめ聞かなければいけないことを、メモ用紙にリストアップしておき、内容を確認したらチェックをつけるなどすると、確認漏れがなくなるでしょう。

また話の流れで日程調整をすることになることも考えられますので、スケジュール帳も手元に用意しておきましょう。
スケジュール管理をスマホのアプリで行っている人は、スマホで通話中だとスケジュールの確認に手間取ってしまいますので、なるべく紙のスケジュール帳で管理を行うことをおすすめします。

下調べをしておく

もし電話で質問するのであれば、相手にもそれなりの手間をとらせてしまうことになります。
電話しなくても分かることは聞かないよう、事前に下調べをしておきましょう。

応募に関する質問をしたいのであれば、企業情報や募集要項をもう一度すみずみまで確認してみてください。
それ以外の質問であれば、インターネットで検索して関連する情報で出てこないか確認してから電話しましょう。

下調べなしで電話をすると、相手側に「何の下調べもしてこないのか」「本当に入社したい意欲があるのか」などと思われかねません。

静かで電波の良い場所に移動する

電話をかける時は、電波状況がよく、周囲が静かな場所を選んでください。
理想を言えば、自宅や自室など、いつも電話をしていて自分が落ち着ける場所を選びましょう。

電波状況が悪かったり、周囲がうるさいと、相手側も自分も話の内容が聞き取りづらく、大切な話もうまく進めることができません。
大切な電話をかける時はスムーズに電話が行える環境を事前に準備することも大切なマナーです。

もし外出先などで緊急に電話をかけないければいけない場合でも、お店の電話スペースや公衆電話ボックスなど、ある程度音を遮断してくれる場所を探して電話をかけましょう。

時間帯に気をつける


いつ電話をかけるのか、時間帯も気をつけましょう。
緊急時の電話以外は、相手側の業務が忙しくないと思われる時間に電話をかけるようにします。

営業時間内にかける
電話をかけるときは、企業の営業時間内に電話をかけます。
各企業のホームページには、定休日や営業時間(電話受付時間)が記載されていることが多いですので、事前にチェックしましょう。

忙しい時間帯は避ける
緊急時の電話以外は、相手側の業務が忙しくないと思われる時間に電話をかけるようにします。
営業日の午後2時〜午後4時の間に電話すると良いでしょう。
多くの企業では、比較的業務調整をしやすい時間ですし、もし相手側が忙しくても、数時間後に改めて電話をかけ直すことも可能です。

社会人の主な業務の流れは以下の通りです。
上記時間でどうしてもかけられない場合は、時間に応じて「朝のお忙しい時間に申し訳ございません」「お昼の時間に申し訳ございません」など一言添えるのが良いでしょう。

朝(出勤直後)午前8時〜10時
就業開始直後に朝礼や打ち合わせを行う企業が多いです。
その他にも、メールを確認したり、その日の段取りをしたりなど、朝は何かと忙しい時間帯ですので、この時間帯は避けましょう。

昼(昼食)午前12時〜午後2時
ランチタイムに電話することも避けましょう。
昼食のために外出していることも考えられ、電話がつながりにくい時間帯です。

夕方以降(退勤間際)午後4時以降
1日の業務が終わりかける頃に電話することも避けましょう。
予定していた業務を終わらせるためにこの時間帯も忙しくなります。
もうすぐ業務が終わるというタイミングで、新しい仕事を増やしたくないものですので、あまり遅い時間帯に電話をかけるのは避けましょう。

各社ごとの忙しい時間帯にも気をつけよう
業種によっては、始業時間が一般より遅かったり、終業時間が早い企業もあります。
電話をかける前に、その企業の始業時間と終業時間を必ず確認して、電話する時間を割けるように心がけましょう。

電話をかけ直すことも考慮に入れよう

電話をかければ必ず相手側につながるとは限りません。
会社は営業していても、担当者が休暇を取っている可能性もあります。
また席を外していたり、業務が忙しくて今すぐには対応できないと断られてしまうこともあるでしょう。
そうなった時は、数時間後に電話をかけるか、翌日以降に電話をかけ直すしかありません。

書類作成などで締め切りが迫っていて、どうしても知る必要があったとしても、それはこちら側の都合です。
書類を提出する必要がある場合などは、余裕を持って手続きの内容確認を行い、不明点があれば早めに担当者に電話をして確認しましょう。

電話の流れ

電話をかける

間違い電話をしないように、電話番号をメモして、確認しながら電話をかけましょう。
もし5〜10コールしても相手が出ない場合は、それ以上はかけ続けず、時間をおいて改めて電話をかけ直しましょう。

留守電になった場合
留守電になった時は

・大学名
・名前
・どのような用事で電話をしたか

を簡潔に伝えます。

そして最後に、「改めてこちらからかけ直します」と伝え、電話を切りましょう。

挨拶と自己紹介をする

相手が電話に出たら
相手が電話に出たら、まずは挨拶をします。

「お世話になっております。お忙しいところ失礼いたします。△△大学の〜と申します。」

相手が担当者ではなかった場合は
「(担当部署)の○○にお取り次ぎいただけますでしょうか?」
と依頼します。
もし担当者の名前が不明な場合は、「インターン(新卒採用)の担当者様にお取り次ぎいただけますでしょうか?」
と依頼しましょう。

担当者が不在の場合
担当者が不在の場合は、改めてこちらからかけ直すことを伝えましょう。
その際に、担当者が何時頃ならいるかを確認し、その時間にかけ直すことを伝えます。

「(担当者が不在と伝えられたら)ありがとうございます。それでは改めてかけ直させていただきたいと思いますが、○○様は何時頃にご在席でしょうか?」

もし相手側からかけ直すと言われたら、

・できるだけすぐに連絡がとれる電話番号
・どうしても都合が悪い時間帯

を伝えましょう。

用件を伝える


相手が出たら、まずは都合を確認する
担当者につながったら、まずは挨拶をして、今都合が大丈夫か確認をします。
「お世話になっております。△△大学の○○です。ただいまお時間よろしいでしょうか?」

・相手の都合が悪い場合
もし都合が良くない場合は、電話をかけ直して良い時間帯を聞いて、かけ直しましょう。

・相手の都合がOKなら
相手が対応可能ということであれば、まずは簡潔に用件を伝えます。
「〜の件でお電話いたしました」

その後、詳しい内容に入ります。
緊張しすぎて早口になったり、こちらから一方的に話し続けないよう、注意して話をしてください。
時々相手に質問を投げかけてみると、テンポよく会話ができるでしょう。

聞きたいことはメモ帳などにリストアップしておき、日時や場所などは聞き間違いがないようにメモを取りましょう。

お礼をいい電話を切る

聞きたい内容をすべて聞き終わったら、お礼を言って電話を切ります。

ただしその前に、担当者のメールアドレスを知らない場合は、メールアドレスを聞いておくと良いでしょう。

担当者のメールアドレスを確認しておく理由
本日のお礼と、聞いた内容(日程や場所など)に間違いがないかを確認するために、その日の内に担当者にメールを送ると良いでしょう。
電話した内容をメールしておけば記録として残りますので、後日振り返りをする際にも便利です。

また今後ビジネスを行う際にも、顧客や取引先と電話をしたら、その後にメールで内容を確認する習慣をつけておくと、ミスの軽減や信頼度のアップにつながるでしょう。

電話を切るのは、一般的には電話をかけた側とされていますが、今回の場合は相手が目上であるため、企業側が電話を切るのを待つのが一般的です

電話でやりがちなNG行動

話す内容をしっかり頭に入れたとしても、以下のようなことをしてしまうと台無しです。

非通知設定になっている

企業側に電話をかける際に、非通知で電話をかけることは失礼にあたります。
また公衆電話から企業に電話をすることも避けましょう。
これは個人の電話に非通知電話がかかってきても不審に思うのと同じことですね。

インターンや採用について質問をするのであれば、こちらが何者であるかが分かるようにして電話をするのがマナーです。

音量が適切でない

かける前に、電話の音量も確認しましょう。
電話の通話音量が小さすぎれば、相手は聞き取りづらいですし、大きすぎても迷惑です。
特に通話音量が小さすぎると、相手に内容が伝わりませんので注意しましょう。

社名、名前を略して話す

会話中に、相手の社名や名前を略したり、間違えることは失礼にあたります。
電話をかける前に必ず確認をしておきましょう。
間違えるわけないという思い込みが、まさかのミスに繋がりますので、念のために社名と担当者名の名前をしっかりと確認しておきましょう。

なお、会話中に相手の会社を指す場合は「御社(おんしゃ)」を使うと良いでしょう。
「御社を希望した理由は…」
「御社の魅力は…」

似た単語に「貴社」がありますが、こちらは手紙やメールなど「書き言葉」で使いますので、使い分けに注意しましょう。

元気がない・声が小さい

電話を通すと、いつもより声が元気なく聞こえることが多くなります。
相手にはっきりと話の内容を伝えるためにも、普段より少し大きめの声でハキハキと元気良く話すことを心がけましょう。
小さい声でボソボソと話さず、電話口の人に声を届ける意識を持ちましょう。

状況別!インターンで使える、電話の例文

インターンの申し込みをする場合

(担当者への取り次ぎ)
お忙しいところ、失礼いたします。△△大学の○○と申します。
インターンシップの申し込みについてお電話させていただきました。
インターンシップの担当者さまはいらっしゃいますでしょうか。(※名前がわかれば、名前を告げる)

(担当者との会話)
お忙しいところ、失礼いたします。△△大学の○○と申します。
インターンシップの申し込みについてお電話させていただきましたが、今ご都合はよろしかったでしょうか。

(Yesであれば、申し込みについて聞く)
ありがとうございます。
今回御社が実施されますインターンシップに興味があり、ぜひ参加させていただきたく考えております。
参加申し込みの手続き方法を教えていただくことはできますでしょうか。

※以降、申し込みに必要な事項、インターン参加日時や場所をしっかりと聞いてメモを取る

お忙しいところ、ありがとうございました。
それではよろしくお願いいたします。

(Noであれば、都合が良い時間帯を聞いてかけ直す)
お忙しいところ、申し訳ございませんでした。
改めてお電話差し上げさせていただければと幸いです。
本日(明日)は何時頃がご都合よろしかったでしょうか。

(時間を聞く)
ありがとうございます。○時に改めてお電話させていただきます。
お忙しいところ、ありがとうございました。
それではよろしくお願いいたします。

面接の日程調整をする場合

(担当者に取り次いでもらった後)
お忙しいところ、失礼いたします。△△大学の○○と申します。
先日、インターンシップ参加の申し込みをさせていただいたのですが、都合により日程調整をさせていただきたくお電話差し上げました。
今ご都合はよろしかったでしょうか?

ありがとうございます。
実は、インターンシップが行われる△月△日と、大学の重要な発表会が重なってしまいました。
私の大学での研究に大きく関わる発表であり、卒業に関わる発表にもなるため、どうしてもインターンシップの方に参加することが難しくなってしまいました。

そこで大変申し訳ございませんが、インターンシップの参加日時を変更させていただくことはできないでしょうか。

(Yesであれば、日程調整を行う)
ありがとうございます。
いつのインターンシップが参加可能でしょうか。

※以下、新たな日程について調整を行う
注意点として

・なるべく相手側の都合に合わせる
・ただし2度目の変更はないよう、確実な日程を選択する

ことを踏まえて日程調整を行いましょう

(Noであれば、お礼を述べて電話を終わる)
ありがとうございます。
大変残念ですが、今回のインターンシップは辞退させていただければと思います。
お手数をおかけして大変申し訳ございませんでした。

ですが、御社に入社したいという気持ちは強く持っております。
新卒採用が開始された際には、ぜひ応募したいと考えております。

今後とも何とぞよろしくお願いいたします。

企業から着信が入っていた場合

(担当者に取り次いでもらった後)
お忙しいところ、失礼いたします。△△大学の○○と申します。
先ほどお電話をいただいたようでしたので、折り返しお電話させていただきました。
お電話いただいたにも関わらず、応対できず誠に申し訳ございません。

※以降用件について確認する

インターン参加前の挨拶をする場合

(担当者に取り次いでもらった後)
お忙しいところ、失礼いたします。△△大学の○○と申します。
△月△日のインターンシップに参加する予定で、前もってご挨拶させていただければと思い、お電話差し上げました。
今ご都合はよろしかったでしょうか?

ありがとうございます。
△月△日のインターンシップは、私にとって初めてのインターンシップであり、いろいろと緊張しております。
至らないところも多々あるかと思いますが、何とぞよろしくお願い致します。

もしよろしければ、インターンシップに参加するにあたり、準備しておいたほうが良いものや、事前にチェックしておいたほうが良い情報などございましたら、ご教授いただけないでしょうか。

(教えてもらうことができたら、しっかりとメモを取る)
ありがとうございます。
しっかりと準備して当日のインターンシップに臨みたいと思います。

お忙しいところ、ありがとうございました。
当日を楽しみにしております。
よろしくお願い致します。

インターン参加を辞退する場合

(担当者に取り次いでもらった後)
お忙しいところ、失礼いたします。△△大学の○○と申します。
先日、インターンシップ参加の申し込みをさせていただいたのですが、都合により参加を辞退させていただきたくお電話差し上げました。
今ご都合はよろしかったでしょうか?

ありがとうございます。
△月△日のインターンシップですが、検討の結果、今回は辞退させていただくことにいたしました。
ここまで色々とお世話にもなったにも関わらず、ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。

また機会がございましたら、何とぞよろしくお願いします。
お忙しいところ、ありがとうございました。


こちらの記事もオススメ

まとめ

インターンについて質問するということは、まだ就活にも慣れておらず、あまり面識がない人(社会人)と電話をする機会や経験が少ないのではないでしょうか。
そのため電話をかけることにためらいや不安を感じる人も多いでしょう。

ですが、電話することをためらって、聞かなければいけないことを曖昧にしてしまっては、今後の自分の将来にも影響しかねません。
マナーを従って相手とうまく電話をすることも、社会人には必要なスキルですので、良い機会と捉えて、電話の掛け方のスキルを身につけましょう。


関連記事