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インターンのお礼状はメールor手紙?好印象な書き方・例文を公開

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インターンのお礼状はメールor手紙?好印象な書き方・例文を公開

「お礼状」はご存知ですか?
企業などにお世話になったりした場合にお礼の気持ちを込めて送るのがお礼状ですが、必ず出さないといけないのでしょうか。
そもそも、どのように書けばいいのでしょう。
今回は、お礼状について調べてみました。

お礼状って?

お礼状を出す理由

インターンシップが終わったらお礼状を出すことが一般的になっているのは、

・企業側に感謝の気持ちを伝える
・今後も継続したコミュニケーションをとる

という2つの大きな目的があるからです。

まずは「感謝の気持ちを伝える」こと。
皆さんはインターンシップを通じて、実際の企業で働くという貴重な経験を得ることができるでしょう。
この経験は、単にその企業に就職するために有利になるだけではなく、これから他の企業の採用試験を受ける際にも大きな武器となるはずです。

このような経験の場を就活生に提供するために、企業側はたくさんの時間やお金などのコストを費やしてインターンシップを開催しています。
そんな貴重な機会を提供してくれたことに感謝の気持ちを伝えることは、これから社会人として生きていくために身につけておくべき礼儀の1つと言えるでしょう。

次に「その企業と継続したコミュニケーションを続ける」ために、お礼状を活用することができます。
お礼状を出せば、企業から返信が届くことがありますし、担当者に名前を覚えてもらえることができるかもしれません。

通常、インターンシップから新卒採用試験が開始するまで半年近く期間が空くことになります。
その間に全くコミュニケーションがないよりも、お礼状などを通じてコミュニケーションを続けることで、あなたの入社熱意やキャラクターを効果的にアピールすることができるでしょう。

また今後の新卒採用試験に関する情報をいち早く提供してもらえる可能性もあります。
もしくはHPやSNSなど、何をチェックしておけばもれなく採用に関する情報を手に入れられるか知ることができるかもしれません。
インターンシップで築くことができた縁を大切にするためにも、お礼状は積極的に出すべきでしょう。

必ずお礼状は必要?

お礼状のメインの目的は「感謝を伝える」ことにあります。
従って「お礼状を出さなくて良い」理由はありません。

長期間にわたるインターンシップではお礼状を出し、1日で終わる短期のインターンシップではお礼状を出さない人も多いようですが、短期インターンシップでもお礼状は出しても大丈夫です。
もし仰々しくなりすぎると感じたら、メールでのお礼を伝えるだけでも良いでしょう。

ただし、お礼状を出すのが遅くなってしまった場合は、無理をして送付する必要はありません。
返って「今さら送ってきたの?」と思われてしまいます。

お礼状を出すのであれば、インターンシップ当日もしくは翌日までに行いましょう。
便箋で送る場合は、インターンシップ終了日から1週間以内には企業に届くように心がけてください。

お礼状の書き方

手紙?メール?

一般的にはメールより手紙によるお礼状の方が熱意が伝わるとされています。
従って、基本的には手紙(便箋)によるお礼状を送ることをオススメします。

歴史ある企業や格式を重んじる企業の場合は、メールによるお礼状はあまり好まれないかもしれません。
逆に、個性を重視したり独創的な企業であれば、ちょっとおしゃれな便箋やコーポレートカラーにあった便箋を選んでみると良いかもしれません。
また、あまり社交辞令的なことを好まない効率重視な企業であれば、メールでのお礼状で十分かもしれません。

この辺りは、実際にインターンシップに参加してみて感じた社風から判断しても良いでしょう。

メールでお礼状を書く場合

メールでお礼状を作成する場合は、以下の構成で作成してみましょう。

(1)件名…要件を簡潔に伝える
(2)宛先…社名/所属部署/名前
(3)文頭の挨拶…自己紹介
(4)本文…インターンシップへの感謝や学んだことを伝える
(5)文末の挨拶…お礼/挨拶
(6)署名…自分が何者であるか。連絡先を明記する

インターンシップのお礼状(メール)例文
件名:インターンシップのお礼(●●大学 山田花子)

本文:
●●株式会社 人事部 □□様

お世話になっております。●●大学 山田花子です。
本日(先日)はインターンシップの機会をいただき誠にありがとうございました。

インターンシップを通じて、貴社の社風、魅力、企業理念、スタッフの皆様の人柄など、様々なことを学ぶことができました。
特にスタッフの皆さまがどのような思いで日々業務に取り組んでいるかを知ることができたことは、私にとってとても大きな収穫で、さらに貴社にて働いてみたいという思いを強くしました。
また今回のインターンシップで得られたことを、今後の成長に生かしていけるよう、自己研鑽を続けて参ります。

ぜひ今後開催されます会社説明会や採用選考に参加させていただきたいと考えておりますので、
引き続き、よろしくお願いいたします。

—————
●●大学 山田花子
TEL:
E-mail:
—————

手紙でお礼状を書く場合

便箋/封筒
手紙でお礼状を書く場合、便箋と封筒は白色で無地のものを選ぶのが無難です。
縦書きに自信がない方は、罫線が入っているものを使うと良いでしょう。
便箋のサイズは、一般的には「セミB5サイズ」と呼ばれるサイズがよく使われています。

縦書きか横書きか
目上の人に正式な手紙を送る際は、縦書きを用いるのが一般的です。
パソコンで文字を打って印刷する場合は、横書きで良いでしょう。
横書きになると、立場が対等な相手や友人に送る時に使われることが多いため、お礼状は縦書きに挑戦してみましょう。

ペン
ペンは普段使い慣れている黒のボールペンを使うと良いでしょう。
もし万年筆を使い慣れているのであれば、万年筆も大丈夫です。
「書き慣れていて」「インクがにじまない」ものを選ぶのがポイントです。

右利きの人が縦書きをすると、手のひらでインクをこすってしまい、せっかくの文字がにじんでしまう可能性があります。
試し書きをしてインクがにじまないペンであることを確認してから、お礼状を書き始めましょう。

宛名
封筒の宛名は一般的な書式と同様です。
注意点としては

・住所や会社名が長くても略さずに正式な名称を記入する(県名から建物の名前まで)
・担当者の名前は名字だけではなくフルネームで

構成
お礼状の構成は

・前文…頭語と時候の挨拶
・主文…本文
・末文…結びの挨拶と末語
・後付…日付/署名/宛先担当者名

となります。

本文では、インターンシップへの感謝とインターンシップを通じて何が得られたかを簡潔に書きましょう。

例文

拝啓

貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

先日●月○日に、貴社にて開催されましたインターンシップに参加させていただきました●●大学●●学部
3年の山田花子と申します。この度は●日間にわたるインターンシップに参加させていただき、誠にありがとう
ございました。至らぬ点ばかりでございましたが、●●様をはじめ、社員の皆さまに暖かくご指導いただけた
ことに、心より感謝申し上げます。

インターンシップ中は、貴社の企業理念や社風、社員の皆さまがどのような思いで製品づくりに日々取り組
まれているのかという姿勢を、実際に肌で感じることができたことが、とても大きな収穫であり、今後の私に
とって貴重な財産になりました。
そしてこのインターンシップを通じて、より一層●●という業界(職種)で働きたいをいう思いが高まり、
そしてぜひ貴社の一員として働かせていただければと願っております。

まずはこのような貴重な機会をご提供いただいたことに御礼を申し上げたくお便りいたしました。
本当にありがとうございました。

貴社のご発展と●●様のますますのご活躍をお祈り申し上げます。
敬具

平成●●年●●月●●日
住所
●●大学●●学部●●学科 山田花子
●●株式会社
人事部 ●●(フルネーム)様

出すタイミングは?


メール
インターン終了日当日、もしくは翌日までに送りましょう。
ただしスマートフォン等にメール転送している場合も考えられるため、あまり遅い時間帯にメールを送るのは避けるべきです。

手紙
手紙もインターン終了日かその翌日までには作成して、投函しましょう。
目安としては、インターン終了日から1週間以内に企業に届くと好ましいです。

出す前にチェックすること

書き言葉になっているか

手紙を書きなれていないと、書き言葉ではなく、話し言葉になってしまいがちです。
話し言葉でよく使われるのが、

・やる
・いく
・なので
・みたい
・すごく/すごい
・やっぱり
・だったら
・〜くらい
・しちゃう
・ら抜き言葉

などがあります。
お礼状を書く際は下書きを行い、話し言葉(くだけた表現)になっていないかチェックしましょう。

企業名、相手の名前を間違えていないか

お礼状で記載する相手の企業名や名前は絶対に間違えないようにしましょう。
また略称もNGです。長くてもしっかりと正式名称を使いましょう。

就活生が間違えやすいのが、前株と後株です。
「株式会社」が社名の前につくパターン(前株)と、社名の後ろにつくパターン(後株)があります。
株式会社が前後どちらにつくかも含めて正式な社名となりますので、しっかりと確認しましょう。

テンプレになっていないか

お礼状のテンプレートを丸写しするのではなく、自分の言葉でしっかりと感謝を伝えましょう。
時候の挨拶や締めの言葉などの定型文はそのまま真似しても大丈夫ですので、本文において、実際にインターンシップを体験して感じたことを書くことで、あなたらしいお礼状になるはずです。

印象に残るお礼状を書く方法

丁寧な文字でまっすぐ書く

手書きかつ縦書きでお礼状を書く場合、まっすぐ書くことに慣れていないと、軸がぶれて読みづらくなります。
ゆっくり丁寧に軸を揃えて書くことを意識すると、相手の印象に残りやすい字を書くことができるでしょう。

テンプレではない文

実際に体験したことを通じて学んだことを例にあげて感謝を伝えると、読む側にも良い印象が伝わるでしょう。
例えば「●●という作業を体験させてもらったとき」「社員の●●さんから〜というアドバイスを頂き」など具体的な状況を用いてみると、説得力のあるお礼状となるでしょう。

インターン中も頑張ることでより印象付ける

お礼状はあくまでも最後の一押しと考えてください。
インターンシップでは全然頑張っていなかったのに、お礼状だけしっかりしたものを送ってきても、相手には思いが伝わりません。
インターンシップをしっかり真面目に取り組むことで、その後のお礼状で強い印象を残すことができるでしょう。


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まとめ

インターンシップは、本選考が始まる前に企業側とコミュニケーションをとることができる貴重な機会です。
その機会を十分に活かしたいのであれば、インターンシップが終わった後も良い関係を続けられるようにお礼状を送ると良いでしょう。
ただし「自分をアピールすること」ばかりがメインのお礼状とならないよう、まずはインターンシップに参加させていただいた感謝の気持ちを伝えることを忘れないでください。


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