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インターンシップ後のお礼状と封筒の書き方・マナー・選び方!

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インターンシップ後のお礼状と封筒の書き方・マナー・選び方!

この記事は、2018年7月に投稿された記事を一部リライトしたものです。

最近の就活はメールでのやりとりが主流です。
しかし、インターン後のお礼状はメールで済ませてしまっていいのでしょうか?
インターンでたくさん御世話になった分、きちんと自筆のお礼状を出すべきでは?と思うかもしれません。
とは言え、いざお礼状を書こうにも、どんな便箋に書いて、どんな封筒に入れるのか、そもそも何をどう書けばいいのか、悩んでしまうのではないでしょうか?
今回はお礼状を出す際の封筒、便箋、文面などについてご紹介します。

インターンでお礼状って必要?


インターンのお礼状は絶対必要というわけではありません。出さない人もいますし、メールで済ませる人もいます。
インターン終了時にきちんと対面で挨拶ができたなら、お礼状までは必要ないという考え方もあります。

ただ、次のような場合はきちんと手書きのお礼状を出した方がいいでしょう。

お世話になった方々に、どうしても重ねてお礼を言いたい時
インターンで大きな気づきがあったり、貴重な体験ができたりなど、心から感謝の気持ちを抱くこともあったのではないでしょうか。
そんな時はやはり自筆のお礼状の方が感謝の気持ちが伝わりやすいでしょう。

絶対この企業に就職したいと心から思った時
インターンに参加して、「この企業こそ第一志望だ」と確信を抱くことがあります。
この先、とことんその企業の選考に関わっていくつもりなら、人事や採用関係者と良好な関係を保っていくことはとても大切です。
手書きのお礼状はメールよりもずっと相手の印象に残りやすく、好感度も高いと言えます。
そのため、手書きのお礼状を出して損はないでしょう。

インターン担当者がメールに対して否定的だった
担当者の中に年配の人やパソコンの苦手な人がいて、インターン中に「最近はなんでもかんでもメールですませちゃうからね」など、メール主流の風潮に対して批判的な発言をしていたとしたら、お礼の言葉は必ず自筆のお礼状で伝えましょう。

お礼状を出すときの封筒と書き方マナー

封筒の種類・サイズ

茶封筒は事務的な印象を持たれがちです。
履歴書やお礼状など正式な書類は白い封筒を選ぶことがおすすめです。

一般的な便箋はB5かセミB5と呼ばれるサイズなので、それを3つ折りにしたものがぴったり収まる長形4号というサイズが主流です。
ある程度厚みがあり、中が透けないものを選びましょう。

封筒の書き方

宛先を書く
まずは表面の宛先を書きましょう。郵便番号を忘れずに記入し、住所は都道府県から省略せずに書きます。
番地は漢数字で記載するのがいいでしょう。
また、ビジネスの場では、宛名は縦書きが基本です。

宛名を書く
宛先を書いたら、次に宛名を書きます。
住所から1行空けて企業名・事業部を書いていきますが、このとき(株)(有)などと略さず、正式名称を正しく書くようにしましょう。
株式会社が前につくか後ろにつくかも間違えないように注意します。

そして封筒の中央に大きめの文字で担当者の氏名と敬称を書きます。
敬称は、企業全体や部署全体に宛てて出す場合は「御中」。
特定の個人に宛てて出す場合は「様」。
複数人に宛てて出す場合は「各位」か「ご担当者様」としましょう。

切手
切手は1枚ですませましょう。複数貼ると、かき集めたような感じになってあまりよく思わない人もいます。
また、キャラクター柄や変則的な形の切手も避けた方が無難です。

金額は2018年7月現在、B5の用紙1~2枚なら82円切手で届くはずです。
お礼状以外のものも同封した場合は窓口で重さを量ってもらいましょう。

差出人
裏面には必ず自分の住所と名前を書きましょう。
封筒の向かって左下に正確に記載します。

のりづけ・封字
封をするには、紙がふやけたり、のりがはみ出たりしないように、テープのりかスティックのりを使うといいでしょう。
相手が開けやすいように、全面をべったりのり付けするのではなく、カッターナイフやペーパーナイフが入る隙間を少しだけ残すと尚良いです。
セロテープなどで貼るのは雑な印象になるのでおすすめできません。封をした上から「〆」という字を書いて完成です。

いつ送る?

インターン終了後、できるだけ早く、数日からその週の内には投函をしましょう。
まだインターンの余韻が残り、記憶が新しいうちに届いた方が感謝の気持ちは伝わりやすいからです。

お礼状に適した便箋

選び方

絵柄の無い罫線のみの白い便箋を使うのが一般的です。
また、横書き用よりも縦書き用の便箋を使った方が改まった雰囲気になります。
レポート用紙や原稿用紙では、たまたま手近にあった物を使ったような印象になるので、きちんと目的に合った便箋を用意しましょう。

書き方のマナー

手書きが原則
お礼状は原則として直筆の手書きがマナーです。
パソコン等で作成すると、慣れた感じや、あちこちに同じ書面を送っている感じを与えてしまうことがあります。

黒のボールペンで
筆記具は黒のボールペンがいいでしょう。
はりきって筆ペンなどを使うとインターンのお礼状としては少しやりすぎな感じがしますし、使い慣れない万年筆よりボールペンの方が自然です。
美しい字は印象もよいですが、たとえ字が上手くなくても、丁寧に書いたか、雑に書いたかはわかるものです。
字に自信がない人も、とにかく心をこめて丁寧に書きましょう。

修正はしない
履歴書などの応募書類と同じく、修正ペンや二重線による修正はお礼状にふさわしくありません。
間違えたら、いさぎよくもう一度書き直しましょう。
あらかじめ鉛筆などで下書きができると良いでしょう。

基本のフォーマット

あまりに情熱的な文章や、あまりに自由な書式の書面は逆効果になることがあります。
ビジネスメールは一定の形式を守った方が読みやすく感じがいいものです。
基本を押さえつつ、適度に自分の言葉を盛り込みましょう。

基本的なお礼状の組み立て方は次の通りです。

書き出し
「拝啓」や「謹啓」が一般的です。
「前略」は正式な書面では失礼にあたります。

時候の挨拶
「厳冬の候」「陽春の候」「盛夏の候」など、投函のタイミングに合わせて変えましょう。

月ごとの時候の挨拶一例

1月…極寒の候、新春の候など
2月…厳寒の候、立春の候など
3月…軽暖の候、早春の候など
4月…春嵐の候、桜花の候など
5月…葉桜の候、残春の候など
6月…入梅の候、梅雨晴れの候など
7月…仲夏の候、極暑の候など
8月…残暑の候、立秋の候など
9月…初秋の候、秋冷の候など
10月…爽秋の候、秋涼の候など
11月…晩秋の候、冷雨の候など
12月…初冬の候、歳晩の候など

先方の繁栄を祝う言葉
「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
「時下ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます」
などがあります。

自己紹介
改行して自分が誰かを名乗ります。

主旨
インターンに参加させていただいたことへのお礼を述べます。

インターンの感想や思い出などの総括や概略
1行空けて、インターンで得たことや参加してみての感想などを簡潔にまとめます。

決意表明
改行して、このお礼状で一番伝えたかったことを述べます。
「志望意欲が強まりました」
「今回の経験を活かして○○していきたいと思います」
などです。

結びの句
「取り急ぎお礼まで」と締めくくる人がいますがお礼状においてはあまりふさわしくないでしょう。
「取り急ぎ」には「間に合わせ」的なニュアンスが含まれますし、「~まで」は省略形なので、目上の人に使うのは二重に失礼になってしまいます。

「まずは一言お礼申し上げます」
「略儀ではございますが、まずは書面にてお礼申し上げます」
などに言い換えましょう。

さらに、
「末筆ながら貴社のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます」
「最後になりましたが、貴社のご発展と皆様のご活躍を心より祈念申し上げます」
などを付け加えるとより丁寧です。
書き出しを「拝啓」「謹啓」とした場合は、最後の「敬具」を忘れないようにしてください。

例文

以下のような文を縦書きで書くといいでしょう。

○○株式会社
人事部
×× ××様

拝啓
盛夏の候 時下ますますご隆昌のこととお慶び申し上げます。
○○大学3年の花子です。
過日は貴社のインターンシップに参加させていただき、誠にありがとうございました。

インターンシップでは貴社の具体的な業務内容に触れ、とても意義深い時間を過ごすことができました。

特に○○につきましては、××様の丁寧なご指導に触れて、自分が想像していた以上に正確な知識が必要だと気づかされました。
同時に、自分もこのようにしっかりと基礎をおさえ、自信を持って人と接する働き方がしたいと強く思い、今後の努力の方向性が明らかになった気がしています。

貴重な体験をさせていただき、心から感謝しております。
まずはどうしても感謝の気持ちをお伝えしたくお便りいたしました。最後になりましたが、貴社のご発展と皆様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。本当にありがとうございました。
敬具


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お礼状を出す際の注意点

コピペはNG!

企業側は、多くの学生からお礼状を受け取っています。
そんなお礼状のほとんどは、同じような内容のものばかり。なんてことは珍しくありません。
学生からのお礼状はネットでテンプレートを探し、ほんの数文字変えて書いていたり、ひどい時は丸写しなんて人が実はほとんどだったりします。
そのため、企業側も「この人はコピペの文だな」とすぐわかルことが多いようです。
そして、悲しいことに「コピペの文」は感謝の気持ちはほとんど伝わらないことが多いようです。
もちろん基本のフォーマットはそのままで大丈夫ですが、本文の学んだことや感謝の気持ちはしっかりと自分の言葉で書くようにするといいでしょう。

誤字や間違った敬語に気をつける

誤字があるとせっかくのお礼状も熱意が伝わりにくくなってしまいます。
また「しっかりと確認しない人なんだな」という印象を相手に与えてしまうかもしれません。
誤字がないか封筒に入れる前にもう一度確認しておいた方が良いでしょう。

・「御社」→「貴社」
・「大変参考になりました」→「大変勉強になりました」
・「お体をご自愛くださいませ」→「ご自愛くださいませ」
・「役職名+様」→「名前+役職名/(役職名)の(名前)様」
など

その他提出物は一緒に出す

企業によってはレポートの提出や、その他なんらかの書類の提出が求められる場合もあります。
その場合は、提出物はファイルに入れ、提出物が折れない大きさの封筒にお礼状と一緒に同封するといいでしょう。
提出期間に大きく差が出る場合はお礼状を先に出して問題ありません。

菓子折りなどは渡さない

お世話になったから・・・。と菓子折りを持っていこうと考える学生もいるかもしれません。
しかし、この菓子折りは企業側としても「受け取りにくい」という場合が多いです。
学生や企業にそのつもりがなくても、他者から見ると「ワイロ」と思われてしまう可能性もあるのです。
そのため、基本的にお礼の気持ちはお礼状で伝えるのが望ましいでしょう。
また、どうしても菓子折りを渡したい場合は、就活が全て終了した後や、その企業に入社した後など、選考が全て終わったタイミングが望ましいでしょう。

まとめ

インターンは多くの人にとって就活の第一歩です。
ここからいよいよ本格的な就活が始まるわけですが、おそらくこの先お礼状が必要な場面はいくつも出てくることでしょう。
その時になって慌てないように、まだ少し余裕がある今の内に、まずはインターンに対するお礼状に挑戦してみてはいかがでしょうか。
ここでしっかり基本をおさえ、適切なお礼状を書けるようにしておけば、きっとここぞという時に役に立つはずです。


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