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周りと差がつく!インターン参加後のお礼メールの書き方・例文

周りと差がつく!インターン参加後のお礼メールの書き方・例文

この記事は、2018年5月に投稿された記事を一部リライトしたものです。

そろそろインターンが始まる時期になってきましたね。もしかすると、すでにインターンを始めている方もいるかもしれません。

ところで、インターンの採用が決まった時やインターン終了後は皆さんどうしているでしょうか。
インターン先に感謝の気持ちや、入社したいという意欲があるならば、お礼メールを送ることをおすすめします。

とは言っても、どのようなメールを送っていいのかわかりませんよね。
今回は、インターン後のお礼メールの書き方や例文、メールを送るときのマナーまでご紹介します。

お礼メールを書くその前に


インターンシップが終わったら、お礼のメールは出した方がいいということは理解している人が多いと思います。
では、なぜお礼メールを出した方がいいのでしょうか?少し考えてみましょう。

「選考に有利になるかも」とか、「めんどうだけど出しておいた方がいいかな」という事務的な気持ちで、どこかで見つけたテンプレートをちょっと加工して送信するだけなら、わざわざ送る意味があまりないような気がしませんか?

たしかに、インターンシップが終わった後は、参加した学生からお礼のメールが続々と企業に届くかもしれません。
一通ずつチェックしている企業はあまりないでしょうし、担当者が忙しい時は、ざっと目を通して終わりかもしれません。

だからと言って「じゃぁ出さなくてもいいかな」と結論づけてしまうのはどうでしょう。

インターンシップを開催するために企業は大変な苦労をしています。
通常業務と並行して、企画を練り、人材や会場を確保し、募集と選考を進めつつ、受け入れ環境を整えます。
会議やシュミレーションを何度も繰り返し、多くの時間と労力を使います。
すべては就活生に自社の魅力を知ってもらって、志望意欲を高めるためです。

その努力に対し、「参加して良かった」「成長できた」「勉強になった」という反響があるのは、関わった社員にとって、とても嬉しいものです。
「〇〇の体験が興味深かった」「〇〇のコンテンツが役にたった」「〇〇さんの指導に(あるいは対応に)感激した」など、具体的な声が書かれていればなおさらです。
がんばって開催したかいがあったと、報われた気持ちになるでしょうし、後日どこかでまた顔を合わせた時に、「あぁ、あの時のメールの」と思い出してくれる可能性も高くなるでしょう。

そのため、受け取った側が嬉しくなるメール、苦労してインターンシップを開催して良かったと思ってもらえるメールなら、たとえ選考には直結しなくても、出す意味があるのではないでしょうか。
インターンに参加をすれば、きっとなにかしらの成果はあるはずです。短期、長期に関わらず、そんな気づきの場や学びのチャンスを与えてくれたことに対して、人として感謝の意を表しましょう。

お礼メールの書き方・例文


例文①

件名:インターンシップの参加のお礼【◯◯大学 山田花子】
→誰から来たどんな要件のメールかがひと目でわかる内容にします。
本文:
株式会社◎◎◎◎
□□部 □□様
→宛名は企業の正式名称(株式会社の位置に気をつけて)、担当者の所属部署、担当者のフルネーム(わからなければ「インターンシップご担当者様」)を記載しましょう。

お世話になっております。
本日まで(あるいは先日の)貴社のインターンシップに参加しておりました◯◯大学の山田花子です。
ぜひともこのたびのお礼を申し上げたく、ご連絡を差し上げました。
→冒頭で、どんな要件でメールをしたのかを改めて書きましょう。※(1)

初めてのことばかりで驚きと緊張の連続でしたが、とても充実した時間を過ごすことができました。
特にグループワークと講義を通じて、〇〇業界の直面する厳しい情勢と、それを打破するために貴社が取り組んでおられる××サービスの可能性、成長性など、深い知識を得られたことは大きな収穫です。
→どんなことを学んだのかを自分の言葉で書きましょう。※(2)

このインターンシップでの経験を元に、企業研究と自己分析を深め、認識不足だった××についてもしっかり勉強していきたいと思っています。
お忙しい中、温かくご指導いただき本当にありがとうございました。
末筆ながら貴社のますますのご繁栄と皆様のご多幸を心よりお祈り申し上げます。
→締めくくりの言葉を入れましょう。※(3)

=========================
○○大学●●学部 山田花子
TEL:090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
MAIL:hanakoyamada@xxx.com
=========================
→最後に必ず自分の署名と連絡先を入れましょう。

※(1)…書き出しは、「お世話になっております」「先日は(このたびは)大変お世話になりました」などが一般的です。
時々「お世話になります」と書き始める人がいますが、これは未来形で、「これからよろしく」という意味ですから、すでに面識のある相手に対してはあまり使いません。
続いて、学校名と自分の名前を記載し、本文ではまずインターンに参加させてもらったことへのお礼を述べます。

※(2)…本文では、インターンの印象、参加により得た成果、終わってみての感想などを自分の言葉で伝えましょう。
あまり長文にならないように気配りも大切です。

※(3)…文末は、改めて感謝の気持ちを伝えるとともに、今後の方向性や希望など、インターンシップで得た経験をどのように役立てていきたいかについて述べ、相手と企業の発展を祈る言葉で締めくくります。

 
例文②

件名:インターンシップの参加のお礼【◯◯大学 山田花子】
本文:
株式会社◎◎◎◎
□□部 □□課 □□様

お世話になっております。
本日まで貴社のインターンシップに参加しておりました◯◯大学の山田花子です。
この度は、インターンシップに参加させていただき、ありがとうございました。

模擬プレゼン(あるいは実務体験、作品制作など)には本当に苦労しましたが、××の大変さをリアルに体験できる、とても貴重な経験でした。
社員の〇〇様が、ご自分の仕事を終えられた後でご指導に駆けつけてくださった時の嬉しさと心強さは忘れられません。
みなさまの熱意と励ましがあってこそ達成できた模擬プレゼンでした。心より感謝しています。

このインターンシップでの経験を元に、企業研究と自己分析を深め、認識不足だった××についてもしっかり勉強していきたいと思っています。
お忙しい中、温かくご指導いただき本当にありがとうございました。
末筆ながら貴社のますますのご繁栄と皆様のご多幸を心よりお祈り申し上げます。

=========================
○○大学●●学部 山田花子
TEL:090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
MAIL:hanakoyamada@xxx.com
=========================

 

送るのは遅くとも翌日まで

インターン終了の翌日までが理想

当日の夜か翌日中くらいが理想です。早い方が、「どうしても一言お礼を言いたくて」という気持ちが相手に伝わって好印象です。
逆に何日もたってからでは、「今頃?」と思われてしまいます。

また、終了当日は企業も撤収作業や事後処理に忙しいので、メールを出してもすぐに見てくれるとは限りません。
そのため、質問やフィードバックを求める内容は控えましょう。

送り遅れてしまった場合は?

インターンシップ終了から1週間もたってしまうと、「今頃?」という感じになってきます。
お礼のメールは必須ではありませんから、それ以上遅れた場合は、悪目立ちしないためにも、出さないという選択肢も考えた方がいいかもしれません。
3、4日のことでしたら、下記のようなお詫びの文章を添えて送れば大丈夫です。

・文頭で
すぐにでもお礼を申し上げるべきところ、遅れてしまったことをまずはお詫び申し上げます。

・文末で
あの時教えて頂いたことや経験したことを何かにつけ思い返す毎日です。
日々の雑事に取り紛れてお礼を申し上げるのが遅れてしまい、大変失礼いたしました。

遅れた理由をこまごまと書くと言い訳をしているように見えるので、どうしてもなにか付け加えたい時は、たとえ正当な理由があっても、
「書きたいこと、お伝えしたいことがありすぎて、文章を練っている内に日がたってしまい、申し訳ありません」といった内容にしておきましょう。

お礼メールに返信が来たら

ビジネスメールは「1往復半」が基本

お礼のメールに対して返信が来る場合があります。
次回のイベントの事務連絡など、メルマガ的な内容であれば返信の必要はありません。
ですが「こちらこそありがとう」とか「お疲れさまでした」という内容だったら、短い再返信をしておきましょう。
文面は、「ご多忙中にも関わらず、ご丁寧にお返事をいただきありがとうございました。選考が開始されるのを楽しみにしております。
などがよいでしょう。

ビジネスメールは「1往復半」が基本です。
要件を投げかけ、返信をもらって1往復、最後に「半」に当たる短い再返信で完結します。
相手から頂いたメールで打ち切りにするのは、先方が気を悪くすることがあるので気をつけましょう。

再返信の仕方

1往復半で完結するメールなら件名は「Re:」が付いたままの状態で使います。
「手抜きに見えるのでは」「失礼なのでは」と心配する人がいますが、「Re:」はReply(返信)やResponse(返答)ではありません。
語源はラテン語の「res」で、「~について」という意味です。
ですから「Re:〇〇」という件名は、「あなたからもらった〇〇のメールについて」という意味になり、ひと目で前回の続きだとわかって目につきやすく、忙しい社会人には便利なのです。

もしも頂いたメールのCC:欄に名前があったら、送った人は同じ文面を他の人にも送っています。
インターン参加者に一斉送信したのかもしれませんし、自分がきちんと対処したことが上司に伝わるようにしたのかもしれません。
自分の返信が必要のない人にまで届かないよう、返信の際は宛先が対象者だけであることをよく確認しましょう。


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送る前にチェックすべきこと

誤字脱字はないか

メールを書いたら何回も読み返して、誤字脱字がないか、敬語の使い方は正しいか、文章のつじつまは合っているか、しっかりチェックしましょう。
適度に句読点と改行を入れて読みやすくすることも大切です。
担当者の名前の漢字(小浜と小濱、斎藤・斉藤・齋藤、渡辺と渡邊など)も間違えると失礼ですから、変換ミスがないかよく確かめましょう。

自分の言葉は入っているか

メールの文章を一から考えるのは大変です。
例文やテンプレートを利用すれば、体裁が整い、大きなミスもしなくてすみます。
ですが、見本を丸ごと使うのはおすすめできません。
必ず自分の言葉と自分の表現で気持ちを伝えましょう。

インターン以外にもお礼メールは必要?

OB・OG訪問

こちらのメールは必ず送りましょう。
OB・OGがわざわざあなたのために時間を割いてくれた。ということに感謝の気持ちを込めてメールを遅ればOB・OGも嬉しい気持ちとなるでしょう。

例文付|OB訪問のメールの書き方・返信方法・マナー【シーン別で解説】

セミナー・説明会

セミナーや説明会には多くの学生が参加しています。
その学生全てからお礼メールが来ていたら企業側も大変ですよね。
セミナーや説明会などではメールは送らないようにしましょう。

面接

もし、強く入社したいという気持ちのある企業でしたら、お礼メールを送ることで「意欲」をアピールできるでしょう。
特に、最終面接などで「貴社に入社したい気持ちがより強いものとなりました。」のように、入社に対する意欲が見えるお礼メールを送るとギリギリで採用を迷っている場合は、採用していただける可能性もあります。
とはいえ、必ず必要というわけではありませんので、送りたい企業には送る。程度のスタンスで大丈夫でしょう。

面接後のお礼メールはいらない?就活での基本マナーから例文まで解説

まとめ

社会人や企業に向けてメールを書くのは勇気がいりますね。
「こんなことでいちいちメールを出していいのかな」とか「かえって迷惑に思われたらどうしよう」と、出すべきメールまでためらってしまう人もいます。
けれどもお礼を言われて気を悪くする人はまずいないはずですから、今後の関係を良好に保つためにも思い切ってメールをしてみましょう。

そして一番大切なのは、インターンを全力でやり抜くことです。
参加して良かったという気持ちがあってこそ、お礼の文章も生きてきます。
マナーや義務でメールを送るのではなく、終了した時、「お世話になりました」「ありがとうございました」という気持ちが自然にわいてくるような、そんなインターンになるといいですね。


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