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【面接をドタキャンしたい】不快感のない断り電話・メールの例文

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【面接をドタキャンしたい】不快感のない断り電話・メールの例文

就活をしていると、どうしてもやむを得ない事情で、面接当日や直前にドタキャンをしたいということもありますよね。
しかし、連絡手段や伝える方法など、どうすればいいかわからないことも多いはず。
今回はそんな時のために、不快感を与えない断り方や伝え方を例文付きで紹介していきます。

ドタキャンをする前に


面接の前日や当日、突然予定をキャンセルしたくなった。そんな思いに襲われる就活生も少なからずいるようです。

しかし、面接は一度キャンセルしてしまうと、再調整ができない可能性が高いのです。
また面接をキャンセルすることは、これまで採用に向けて準備をしてきた企業にも迷惑をかけることになります。
特に大学や先輩・知人からの紹介で採用試験を受けているのであれば、紹介してくれた方たちにも失礼にあたりますので、本当にドタキャンをしてもいいのいかどうか、改めて考えてみましょう。

今はその企業を志望する熱意が下がっていたとしても、他社の選考状況や新しい情報と出会うことで、後悔することになるかもしれませんよ。

「面接に行きたくない」そんな時の正しい対処法・切り替え方

ドタキャンでも、連絡は必ず入れる!


それでもやはりドタキャンしたいという場合は、必ず事前に、できるだけ早く連絡を入れましょう。
面接当日になっても受験者が現れなかったら、企業側に心配をかけますし、忙しい中、面接の時間をつくってくれた面接官に失礼です。
ドタキャンすることへの後ろめたさがあるかもしれませんが、必ずキャンセルの連絡は行いましょう。

面接当日キャンセルはNG?不快感を与えない断り電話・メールの例文

穏便に済ませる辞退方法って?

では、どう連絡をすれば穏便に済ませることができるでしょうか。以下より紹介していきます。

採用担当者宛に連絡する

辞退の連絡は基本的には採用担当者宛に行いましょう。
もし担当面接官が明確、且つ連絡先がわかる場合は、直接面接官に連絡を入れても構いません。

基本は電話で

可能な限り、ドタキャンの連絡は電話で行いましょう。
ドタキャンの場合は急を要しますし、電話を通じてちゃんと謝罪をしたほうが気持ちも伝わります。
具体的には以下のように話しましょう。

前日までにキャンセルすることがわかっている場合

例文

お世話になっております。〇〇大学の山田花子と申します。
◯月◯日に予定させていただいております面接ですが、一身上の都合により辞退をさせていただけないでしょうか。
ご多忙の中、貴重な時間を用意していただいているにも関わらず、誠に申し訳ございません。
いままでさまざまなご尽力をいただき、誠にありがとうございます。

 

当日にキャンセルする場合

例文

お世話になっております。〇〇大学の山田花子と申します。
本日◯◯時に予定させていただいております面接ですが、今朝より体調不良となってしまい、伺うことができなくなってしまいました。
直前のキャンセルとなってしまい、誠に申し訳ございません。
またご多忙の中、貴重な時間を用意していただいているにも関わらず、申し訳ございません。

 

かける時間・場所にも気をつけて

電話をする際には、時間や場所にも注意しましょう。
当日ギリギリでキャンセルする際には、時間は気にしていられませんが、駅のホームや人通りが多いところなど、騒音が大きい場所での電話は控えましょう。
また携帯電話から電話する際には、電波状況が良いところを探し、しっかりと会話できる場所を確保したほうがよいでしょう。

前日までに電話をかける場合には、業務が忙しくない時間にかけることをおすすめします。
出社直後や帰宅直前は業務が忙しいですし、お昼時も離席していることが多いため、避けると良いでしょう。

一般的に、14時から16時に間に電話をすると、担当者も対応しやすいと考えられます。

電話が繋がらないときは


もし担当者と電話が繋がらない場合は、電話を取り次いでくれた方に、必ず採用担当者に「面接辞退をしたい」という伝言してもらうよう依頼しましょう。
その後、担当者に面接を辞退する旨のメールを送ります。

再調整を希望する場合

件名:本日の面接キャンセルの連絡(◯◯大学 山田花子)
本文:
○○株式会社 人事部
○○様

お世話になっております。
本日○時より面接のお時間をいただいております ◯◯大学 山田花子です。
先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。

本日の面接ですが、誠に勝手ながら体調が優れず、キャンセルをさせていただけますでしょうか。
直前の連絡となり誠に申し訳ございません。

また、御社への志望度がとても高いため、
大変勝手ではございますが、もし可能であれば別の日程での面接を調整していただけないでしょうか。

私は当初から貴社への入社を志望して、就職活動を進めてまいりました。
何とかご検討いただければ幸いです。

何とぞよろしくお願いいたします。
=======================
◯◯大学 山田花子
TEL:090-1234-5678
MAIL:hanakoyamada@xx.jp
=======================

 

再調整を希望しない場合

件名:面接辞退のご連絡(◯◯大学 山田太郎)
本文:
○○株式会社 人事部
○○様

お世話になっております。
本日○時より面接のお時間をいただいております ◯◯大学 山田花子です。
先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。

本日の面接ですが、誠に勝手ながら体調が優れず、キャンセルをさせていただけますでしょうか。
貴重なお時間を割いて調整をしていたただいたにも関わらず、直前にこのような連絡となり誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。
=======================
◯◯大学 山田花子
TEL:090-1234-5678
MAIL:hanakoyamada@xx.jp
=======================

 


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まとめ

面接のドタキャンは、採用担当者や面接官に迷惑をかけるだけではなく、自分自身の印象も悪くなってしまいます。
体調不良であれば仕方がありませんが、社会人になってからはどうしても休めないという状況も生じてくるでしょう。
その社会人の準備期間としては、やはり面接ドタキャンすることは避けたいことです。

どうしても面接をキャンセルしたい時には、今回書いてあるマナーを守り、誠意のある対応を心がけましょう。


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