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内定承諾書の書き方・提出マナーを全て解説!添え状・封筒の書き方は?

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内定承諾書の書き方・提出マナーを全て解説!添え状・封筒の書き方は?

内定が出た皆様、おめでとうございます。
内定が出た後、企業から内定承諾書は送られてきましたか?
その企業に入社したいという意思が強い場合は、気を緩めず、内定承諾書の提出期限、提出マナーに気をつけましょう。
第一志望ではなく、内定承諾を迷っている人は、内定承諾書にはどのくらい重要性があるのかしっかり理解した上で、提出を決めてみるといいかもしれません。
今回は内定承諾書の提出期限・マナーから、内定承諾書提出後の辞退の仕方までご紹介します。

内定承諾書って?

内定承諾書の目的

内定承諾書は、企業が内定を出した就活生に対し、入社意思があるかどうかの確認することを目的とした書類です。
また、一筆書くことは”内定を承諾した”という物理的な証になりますので、内定辞退を防ぐことにも繋がります。

企業から内定承諾書の提出を求められたら、書かれている内容をよく把握し、納得した上で署名・捺印をして提出をしましょう。
原則として提出期限を守るべきではありますが、もし第二志望以下で、他社の選考状況を待っているのであれば、一度回答期限を伸ばすことを打診しても良いでしょう。

内定保留の仕方はこちらで詳しく解説しています。

【内定保留の上手な伝え方】電話・メールの例文・マナーを全て解説

内定承諾書にはどんなことが書かれているの?

一般的に内定承諾書では

・この企業に就職します
・正当な理由以外では、内定を辞退しません
・内定期間中に記載事項に該当することになった場合は、内定を取り消されても異存ありません

という約束をします、という内容になっています。
記載事項に関しては企業により様々ですが、提出した書類に虚偽あった場合、犯罪行為をした場合などが一般的です。
いずれも普通に過ごしていれば問題ない内容なので、必要以上に不安がる必要はありません。

内定承諾書の提出の仕方は?

内容を確認し、必要事項を記入・捺印

内定承諾書は、内定通知後に企業から郵送やメールにて送付されてきます。
中には、直接手渡しで渡される場合もあります。
こちらを受け取ったら必要事項を記入して、期限内に返送しましょう。

もし間違えてしまったら?
修正テープなどは使わず、二重線で訂正し、訂正印を押すのがマナーです。
訂正印は、署名欄に捺印する実印と同じものを使います。
これは、もし実印と訂正印が違うと第三者が捏造した可能性を疑われてしまうからです。
また捺印する際には、印鑑をまっすぐ押すように心がけましょう。

添え状の書き方

郵送にて内定承諾書を提出する際には、添え状をつけるのが一般的です。
添え状とは、どんな書類を誰に提出するかを明記したものです。
万が一、間違った書類が担当者に届いたり、担当者以外に書類が届けられることがないように、添え状をつけておくとよいでしょう。

添え状には以下の項目を記入します。

・書類発送日
・宛名
・差出人
・頭語と結語
・本文
・送付書類と部数


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添え状見本

平成◯◯年◯◯月◯◯日

株式会社◯◯
人事部採用担当者様

〒◯◯◯-◯◯◯◯
東京都世田谷区◯◯
電話番号:080-xxxx-xxxx
E-mail:xxxxx@xxxxx.com

書類送付のお知らせ


拝啓

◯◯の候、貴社におかれましては益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。

この度は、採用内定の通知をいただきまして、誠にありがとうございました。
入社後は貴社の発展に貢献できるよう、日々精進を重ねていく所存です。
至らぬところも多いかと思いますが、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

つきましては、ご指示をいただいた下記の書類を送付致しますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。

敬具



内定承諾書 1部
普通自動車免許証のコピー 1部

以上

 

封筒の種類・書き方

内定承諾書と添え状を作成したら、封筒に入れて郵送します。
返信用封筒が同封されている場合はそちらを使用しますが、もし同封されていなかった場合は自分で用意する必要があります。

封筒の種類
封筒の大きさは、内定承諾書が折らずに届けられたら、A4サイズが折らず入る封筒(角型2号)を選びましょう。
三つ折りで届いた場合には「長形3号」を選びます。
色は白で無地の封筒、紙質は薄いものではなく、中身が透けて見えないものにしましょう。

書き方
封筒は縦書き・横書きのどちらでも大丈夫です。
色は黒で、あまり細くないボールペンかサインペンを使って、分かりやすくはっきりとした字を書くようにします。

住所 
住所は都道府県からビル名まで略さずに記入します。

宛名
会社名の(株)などは略さず、株式会社と書きます。
部署名や担当者名もわかる限り省略せずに書きましょう。
担当者名がわからない場合は、「採用担当者様」と記入します。

もし返信用封筒も送られてきた場合には、すでに宛名も印刷されていることが多いため、

・「行」を二重線で消して「御中」
・担当者名の後の「行」を二重線で消して「様」

と書き換えることも忘れないようにしましょう。

内定承諾書在中
内定承諾書が同封されていることを示すため、赤いペンで「内定承諾書在中」と書きます。
字を書いたら、定規で赤枠でその周りを囲みます。

縦書きの場合は左下、横書きなら右下に書きます。

切手
切手は縦書き・横書きともに封筒の左上に貼ります。

期限を守ろう

内定承諾書の提出には期限が設けられていることがほとんどです。
入社を決めているのであれば、速やかに書類を作成して提出しましょう。

もし入社を迷っている場合でも、指定された提出期限は守るようにしましょう。
もし決めきれず内定保留したい場合にはこちらの記事を参考にしてみてください。

【内定保留の上手な伝え方】電話・メールの例文・マナーを全て解説

提出期限を過ぎてしまったら…

もし入社の意志があるにも関わらず、内定承諾書の提出期限までに提出が間に合わなかったら、すぐに担当者に連絡を入れましょう。
提出期限を過ぎてしまったからといって、すぐに内定を取り消すようなことはほぼありません。

企業としてもこれまで多くの労力を割いて内定者を探してきましたので、よほどのことがない限りは内定取り消しという処分をすることはないと考えられます。
とはいえ、期限を守ることは入社後にも必ず求められることですので、マナーとして提出期限を守ることを心がけましょう。

内定承諾書提出後に辞退はできる?

提出後も辞退は法的に可能!

内定承諾書を提出した後でも、内定辞退をすることは可能です。

憲法で職業選択の自由が認められており、誰もが内定を断る権利を持っています。
実際に内定承諾をした後でも内定を辞退することができるという、最高裁判所での判例もあります。

とはいえ、内定承諾後に内定を辞退することは企業側にとても大きな迷惑をかける事になりますので、十分に考慮してから内定辞退を行いましょう。
内定辞退については以下の記事にて詳しく紹介しています。

内定辞退の法的期限はいつまで?穏便な辞退方法とマナーを解説

辞退する場合は電話がマナー

内定辞退を伝える際にはなるべく早く電話で行うのがマナーです。
企業としても採用を前提に準備を始めていますので、内定辞退を決めたのであれば早く連絡をもらったほうが、その後の対応に余裕ができます。

電話で内定辞退を伝えるのは後ろめたさから避けたくなるかもしれませんが、申し訳ないという気持ちも含めて相手に謝罪と感謝の気持ちを自分の口からしっかりと伝えましょう。

内定辞退の正しい伝え方やマナーについては以下の記事にて詳しく紹介しています。

内定辞退を電話でする時の正しい伝え方・例文・マナー

オワハラにあったら


すでに内定承諾書を提出していることを理由に、内定辞退をさせないように圧迫してくる企業もあるようです。
そのような時でも、辞退することへの謝罪を行いつつも、圧力に負けて入社の道を選ぶことがないように気をつけてください。
もしトラブルが長引いたり、しつこく担当者がメッセージを送ってくるようであれば、一人で抱え込まず大学や家族に相談しましょう。


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まとめ

内定承諾書は、内定者の入社意思を確認し、確実に入社してもらうために使われています。
法的拘束力はありませんが、採用を決定してくれた方への感謝の気持ちも込めて、速やかに作成・提出を行いましょう。


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