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【正しい内定の断り方】電話やメールでの内定辞退方法と例文

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【正しい内定の断り方】電話やメールでの内定辞退方法と例文

どこの企業に就職するか決めた時、複数内定を頂いていたら、他の企業の内定は断らなくてはいけませんよね。
しかし、どのように断ったらいいのでしょう?
この記事では、 穏便に済ませる内定の断り方やマナー・例文を紹介します。

「内定を断りたい」これだけは押さえたい3つのポイント

電話連絡がマナー

内定を断るときには直接電話にて連絡を行うことがマナーです。
内定辞退をメールで伝える就活生もいるようですが、せっかく内定を出していただいた企業に対して失礼にあたります。
心苦しいかもしれませんが、電話で直接会話をして、謝罪とお礼の気持ちを伝えましょう。

誰に、いつまでに伝えるべき?

内定を断ることを決めたら、なるべく早く企業に連絡を行いましょう。
あなたが内定辞退をすることによって、企業は補充する人材を新たに決めなくてはならなくなりますので、早めの連絡を心がけましょう。
ただし電話をかける時間帯には注意が必要です。
なるべく担当者が忙しくないときの方が、先方も落ち着いて話を聞いてくれるでしょう。

一般的にどの企業でも、午前中と退勤直前、そしてお昼時は業務が忙しい時間帯となります。
したがって、午後2時から午後4時くらいに電話をかけることをおすすめします。

自分の意思をはっきりと伝えよう

内定辞退の電話がかかってきたとき、企業の担当者がなんとか引き留めようと説得してくる場合があります。
もちろんじっくり話を聞いて検討しなおすのもありですが、内定辞退を決めた以上はしっかりと自分の意思を伝えましょう。

内定辞退の連絡の仕方

電話の場合

内定辞退を電話でする場合の例文を紹介します。
先程も紹介したとおり、電話をかける時間帯には注意してください。

【例文】

辞退理由を言わない場合
お世話になります。内定の通知をいただきました◯◯大学の山田太郎と申します。
ただいま、お時間を少しいただいてもよろしいでしょうか?
先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変申し上げにくいのですが、この度、御社よりいただきました内定を辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。
家族などとも相談し、色々と検討し悩んだのですが、今回は勝手ながら辞退させていただくことにいたしました。

これまで採用試験や面接のためにたくさんのお時間を割いていただき、ありがとうございました。
御社にはたいへんご迷惑をおかけすることになってしまい、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

辞退理由を言う場合
お世話になります。内定の通知をいただきました◯◯大学の山田太郎と申します。
ただいま、お時間を少しいただいてもよろしいでしょうか?
先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変申し上げにくいのですが、この度、御社よりいただきました内定を辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。
実は御社以外にも面接試験を受けており、そちらから内定をいただいたのが理由です。
御社にも大変魅力を感じていて非常に迷ったのですが、自分の将来を考え、より自分の進みたい道につながる仕事が任せてもらえる環境に行きたいという思いが強く、慎重に検討した結果、そちらの会社に入社することを決断いたしました。

これまで採用試験や面接のためにたくさんのお時間を割いていただき、ありがとうございました。
御社にはたいへんご迷惑をおかけすることになってしまい、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

担当者が不在の場合
お世話になります。
私、〇〇大学の山田太郎と申します。お忙しいところ恐縮ですが、人事部の□□様はいらっしゃいますか?
ありがとうございます。それでは改めて□□様にお電話をさしあげたいのですが、いつ頃ご在席でしょうか?

(日程を教えてもらったあと)

ありがとうございます。それでは◯日の◯時頃に改めてお電話さしあげますので、その旨だけ□□様にご伝言お願いできますでしょうか。
何卒よろしくお願い申し上げます。


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メールの場合

内定辞退の連絡は電話で行うのがマナーですが、もし電話をして担当者が不在であった場合にはまずはメールで連絡を行いましょう。
そして後日、改めて電話をかけると、あなたも企業側も後腐れなく内定辞退を完了することができるでしょう。

件名:内定辞退のご連絡(◯◯大学 山田太郎)
本文
○○株式会社 人事部
○○様

お世話になっております。◯◯大学 山田太郎です。
先日は内定の通知をいただき、誠にありがとうございました。
先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。

改めまして、このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
貴社より内定をいただけましたことはとてもうれしく思っておりますが、誠に恐縮ながら、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
最後まで悩みましたが、自身の適性や今後目指したい道などを考慮した結果、他の会社への入社を決意しました。
せっかくのお話を辞退させていただくことを心よりお詫び申し上げます。

また貴重なお時間を割いて選考をしていたただいただけでなく、貴社の皆さまには大変お世話になりましたことを、心より感謝いたします。
また○○様をはじめ、採用に関わってくださった関係者の皆さまには、心より感謝しております。
最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。
(署名)

内定辞退届って必要?


内定辞退を書類で提出する場合もあります。
これを内定辞退届といい、企業によってはこちらから何も言わなくても提出を求められることがあります。
その際には、なるべく早く書類を作成して提出しましょう。

また公務員の場合も内定辞退届は必須です。
公務員は採用人数もしっかりと計画されていますので、こちらから書類の形で内定を辞退することを通知する必要があります。

もし企業から内定辞退届を求められなくても、内定を出していただけたことへの感謝と辞退することへの謝罪の気持ちを込めて作成・提出することをおすすめします。

なお、内定辞退届はいきなり送付するのはあまり好ましくありません。
事前に電話で内定を断ることを伝えてから、書類を提出するのが無難でしょう。
内定辞退届はあくまでも形式上のものと考えると良いですね。

内定辞退届の作成方法などについてはこちらの記事で詳しく解説していますので、参考ください。

内定辞退届って必要?誠意の伝わる書き方・例文・マナー

内定を断る理由は話すべき?


内定辞退を連絡する際に、断る理由を正直に話す必要はありません。
間違っても相手の機嫌を損ねたり、その企業のネガティブなことに触れるのはやめておくべきです。

(例)
・年収が低かったから
・将来性に不安を感じたから
・ネットで悪い評判を見たから
など

もし電話している際に担当者から理由を聞かれてたら、無難な内容を回答しておくのが良いでしょう。
内定辞退の理由についてはこちらの記事で詳しく解説していますので、参考ください。

内定辞退の理由に嘘はNG?穏便に辞退するためのポイント・マナー

辞退後、企業に呼び出されたら


まれにですが、内定辞退を伝えたら、一度来社するように言われることがあります。
企業が内定辞退者を呼び出す目的は、なんとか引き留めたいと考えているからでしょう。

したがって無理に呼び出しに応じる必要はありませんし、何か罰則があるわけでもありません。
ですが、せっかくあなたの資質を評価して内定を出してくれた企業に対して、直接訪問して感謝と謝罪の気持ちを伝えることは大切なことです。
基本的には呼び出されたら訪問して、直接内定辞退を伝えたほうが良いでしょう。

内定辞退後に呼び出されたときの対応については、こちらの記事で詳しく解説しています。

内定辞退の呼び出しは拒否できる?対処法と断り方の例文・マナー



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まとめ

内定辞退をすることは心苦しいですが、しっかりと電話にて伝えることがマナーです。
自分のために時間を割いてくれたことや内定をだしてくれたことへの感謝、それを辞退することへの謝意をしっかりと伝えましょう。


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