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内定辞退の詫び状や手紙の書き方・例文・マナー

内定辞退の詫び状や手紙の書き方・例文・マナー

内定が出た学生の皆様、おめでとうございます。
「複数内定をもらった」「内定はもらえたけどあまり志望度の高い企業ではなかったから辞退をしたい」など、この時期になると内定を辞退することもでてきますよね。

辞退連絡は電話でするのが一般ですが、電話だけでなく手紙でも送るとより丁寧な印象を与えることができます。
今回は、そんなときに押さえたい内定辞退の手紙(詫び状)の書き方や例文、送るときのマナーまでを紹介していきます。

そもそも、内定辞退の手紙は必要?

手紙を出すとより丁寧な印象に

内定辞退を相手企業に伝える時は、電話で連絡するのがマナーです。
しかし、手紙を出したほうがより誠意を伝えることができます。
内定が決まるまでに色々とお世話になっているようであれば、手紙を出すことであなたの気持ちを伝えましょう。

もし電話で内定辞退を伝えた際に、「詫び状は不要です」と企業側から言われ場合は、手紙を送る必要はありません。

手紙を出した方がいい場合って?

では、どんなときに手紙を出した方がよいのでしょうか?以下より紹介していきます。

■内定承諾した後に内定辞退をする場合
一度内定を受けた後に、やはり内定辞退をしたい、と決めた場合には手紙を書いた方が良いでしょう。
内定を受け入れたことで、企業側も受け入れ準備を始めています。
その段階で辞退をすることは、先方に大きな迷惑をかける事になりますので、手紙にて心からのお詫びの気持ちを伝えましょう。

■知人・友人に紹介してもらった場合
先輩や大学の教授、家族・親戚などに紹介してもらった企業からの内定を断る場合にも手紙をだしましょう。
内定辞退をすることはやむを得ないですが、相手企業にも納得してもらい円満に辞退をしないと、紹介してくれた方にも迷惑がかかってしまうかもしれません。
もちろん内定辞退をする際には、企業だけではなく紹介してくれた方にもお詫びの連絡をいれましょう。

■老舗企業・礼儀にうるさい会社
老舗企業や金融機関など、礼儀やマナーにこだわりが強い企業の場合にも手紙を書いておいたほうが無難でしょう。
格式やプライドが高い企業の内定を辞退することは、それだけで相手企業にとって気分が悪いものです。
作法にのっとった辞退をすることで、相手のプライドを傷つけることなく、内定辞退の手続きを行うことができます。
あなただけではなく、今後あなたの大学からその企業への就職を希望する学生のためにも、円満に内定辞退ができるとよいですね。

用意するもの


内定辞退の手紙を送る際に必要なのは
・封筒
・便箋
・ペン
です。

封筒と便箋は派手なものや柄が入っているものは避けましょう。
封筒は白地、便箋は基本的には縦書きで、シンプルな罫線が入っているものを選びます。
ペンは黒のボールペンで十分ですが、もし使い慣れているのであれば万年筆で書くのも良いでしょう。
万年筆は使うとよりオフィシャルな印象を与えることができます。

内定辞退の詫び状の書き方

基本の書き方

お詫びの手紙は、「手書き」が基本です。
今回の手紙で重要なのは「気持ちを伝える」ことであるため、パソコンではなく、一字一字心を込めて書きましょう。

書き損じをした場合には修正液を使わず、新しく書き直しましょう。
何回か下書きをしておくと、清書する際に失敗が少なくなります。

書き終わったら、誤字脱字がないよう、何回も読み返しましょう。
もし時間に余裕があるのであれば、一晩置いてからもう一度読み直すとミスを発見しやすくなりますよ。

縦書きの場合は、以下の要領で書きましょう。

ポイント

(1)文頭と文末は「拝啓」「敬具」を使います。
(2)文章の始まりには、時候の挨拶を入れます。
時候の挨拶は季節により異なりますので、「◯月 時候の挨拶」で検索するとその季節にあった挨拶文が見つかるでしょう。
(3)本文は短く簡潔に書きます。
段落の最初は一字下げます。
(4)末文は「末筆ではございますが、貴社ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。」で締めるのが一般的です。
(5)後付に、日付と差出人名を書きます。(大学名も書く場合あり)
(6)最後に宛名を記入します。
社名と担当者名は気持ち大きめに書くのが良いでしょう。

例文

拝啓
〇〇の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
電話でもお話させていただきましたが、この度、誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
最後まで悩みましたが、自身の適性などを考慮した結果、他の会社への入社を決意いたしました。
このような結果となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
また、選考で貴重なお時間を頂いただけでなく、担当の〇〇様には大変お世話になりましたこと心より感謝いたします。
末筆ではございますが、貴社ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。 敬具
平成●年月日 氏名
株式会社●● 採用担当者様 (わかる場合は氏名)

辞退理由は書くべき?


内定辞退の手紙では、くどくどと辞退理由を書く必要はありません。
すでに電話で詳細を伝えている前提で、手紙では謝罪の気持ちを伝えることを優先した方が良いですので、内容は簡潔に書きましょう。

手紙の送り方

便箋の入れ方

書き終わった便箋は、三つ折りにして封筒に入れます。
便箋の折り方(三つ折り)と封筒(縦長)への入れ方は以下のとおりです

下三分の一を上に折り上げる
上三分の一を下に折り下げる
封筒の裏から見て、手紙の書き出しが右上に来るように入れる

封筒

封筒は白地で無地のものを用意しましょう。
封筒のサイズは、縦書き用の便箋を三つ折りにして入るサイズを選びます。
通常は定形郵便で送ることができる長形サイズを選びます。
また重要な書類を郵送する場合は、二重構造になっている封筒を選ぶと、中身が透けて見えることがないので安心です。

■封筒(表)の書き方
郵便番号と住所、宛名を正確に書きます。(縦書き)
マンション名や会社名などは略さず正式な名称を書いてください。

■封筒(裏)の書き方
封筒の右下に差出人の住所・氏名を書きます。(縦書き)
差出人の左上に送付日も記入すると良いでしょう。

封筒にすべての手紙を入れたら、封をして「〆」を封の部分に書きます。

発送は速達がベスト

手紙(詫び状)は書き終わったらすぐに出すのがベストです。
速達を使うと安心でしょう。

出す前にチェック!

誤字脱字はありませんか?

手紙を出す前には必ず誤字脱字をチェックしましょう。
黙読だけではミスに気づきにくいので、声に出して読み上げると間違いに気づきやすくなります。

切手の金額

せっかくの手紙が料金不足で相手に届かないことがないようにしましょう。
可能であれば、郵便局の窓口から速達での郵送を依頼するのが安心です。
それが無理な場合には、料金をよく確認して切手を準備してください。
手紙の枚数が多すぎたり、定形サイズ以外の封筒を使うと、料金が変わってしまう可能性がありますので、注意してください。

辞退理由が適切か

最後に手紙の内容をよく確認します。
特に辞退理由が適切を確認してください。
辞退理由は正直に書きすぎても相手の心象を悪くします。
円満に内定辞退できるように、角が立たない内容となっているか確認しましょう。

内定辞退の理由についてはこちらの記事も参考ください。

内定辞退の理由に嘘はNG?穏便に辞退するためのポイント・マナー

こちらの記事もオススメ


まとめ

内定辞退の手紙は、お詫びと感謝の気持ちを伝えるための手段です。
その企業とは縁がなかったとはいえ、お互いに気持ちよく話を終えることができるような心遣いを大切したいですね。
そのための手段として、心を込めて手紙を書いてみてはいかがでしょうか。


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