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【内定辞退のメールの書き方・例文・送り方】穏便な辞退方法とは?

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【内定辞退のメールの書き方・例文・送り方】穏便な辞退方法とは?

この記事は2018年5月に公開されたものをリライトしたものです

内定が決まった就活生の皆様、おめでとうございます。
中には内定を2つ以上頂いている人もいるのではないでしょうか?
そんな時、就職先は一つにしか絞らないといけないため、他の企業には内定辞退の連絡を入れなければいけません。
今回は内定辞退の仕方について紹介します。

内定辞退の連絡をメールでするその前に

電話での連絡がマナー

内定の連絡をもらっているけれど、別の企業の内定を選ぶことに決めた。
その時は内定辞退の連絡を相手企業に行わなければいけません。

内定辞退をする後ろめたさなどから電話ではなくメールで連絡をすませようと考える就活生も多いですが、採用のためにここまでお世話になってきた関係者の方々への感謝と謝罪の気持ちをしっかりと伝えるためにも、電話での連絡を行うのがマナーです。

じゃあどんな時にメールが必要?

内定辞退連絡をメールでするのは、”電話をかけても繋がらず、辞退の連絡が遅くなりそうな場合”。
もしくは、電話で伝えた際に不足のことがあった場合です。

ただし、前者の場合、メールを送ったとしても後日改めて電話をするようにしましょう。

また、どうしても電話で辞退を伝える勇気がなく、電話できないでいる場合はメールでもいいので連絡を入れましょう。
電話の方が好ましいのはもちろんですが、一番良くないのは電話もメールも送らず、サイレント辞退をすることです。
内定辞退の連絡よりも、サイレント自体の方が企業側に多大なるご迷惑をおかけすることになるので、必ず連絡を入れることがマナーとなります。

内定辞退を電話でする時の正しい伝え方・例文・マナー

内定承諾書にサインしてしまった後でも大丈夫?

内定承諾書にサインをしてしまった後だと「内定辞退できないのでは!?」なんて不安になるかもしれませんが、法的に辞退が可能です。
承諾書にサインしたのに・・・。のような文句を言われた場合も、法的に辞退は可能なのではっきり辞退します。と告げられるようにしましょう。
どうしても不安な場合は、大学のキャリアセンターやプロの就活アドバイサーなどに相談してみましょう。

内定辞退メールを送るときのマナー

できるだけ早いタイミングで送ろう

まずは内定を辞退することを決めたら、できるだけ早く企業に連絡をしましょう。
企業側は採用人数を決めて採用を行っており、内定辞退者が出た場合にはすぐに新たな手をうたなければなりません。
特に、採用人数に大きく幅がある企業の場合はそこまでダメージは少ないですが、2〜4人など、幅が狭い企業だとかなりの大打撃です。

少なくとも10月までには内定辞退の連絡がないと、それ以降は就活生の母数も少なく、採用が困難になります。
また、入社ギリギリになって内定辞退することも、採用活動を行えないためかなり迷惑です。

本当にギリギリになって、辞退したいという気持ちが固まった場合は仕方ありませんが、それ以外は速やかに辞退の連絡を入れましょう。

送る時間、タイミングは?

まず最初の電話連絡を行うのは、その企業の営業日・営業時間内に行います。
もし金曜日の午後遅くや週末、企業が休業日の場合には、まずメールで連絡をした後、翌営業日に電話をしましょう。

営業日の内、電話をかける時間帯は、なるべく担当者が忙しくないと思われる時間帯を選びましょう。
一般的に出勤直後の午前中や夕方の退勤間際は多忙であることが多いです。
またお昼休憩時も離席中であることが多いため、電話がつながらない可能性が高いです。

そこで電話をかけるのであれば

午前10時〜午前11時
午後2時〜午後4時

を目安に電話をするとつながりやすく、担当者の負担になりづらいでしょう。

とくに内定辞退という深刻な内容を伝えなければなりませんので、相手が忙しくなく落ち着いているときに話を聞いてもらったほうが話がスムーズに進む可能性があります。

「何も連絡しない」が一番危ない!


内定辞退で一番やってはいけないことは、「何も連絡をしない」ことです。
先延ばしにすればするほど内定辞退しづらくなりますし、相手企業への迷惑にもなります。

一人の内定者を出すためには、少なくとも数十万かかると言われています。
そのようなコストをかけて内定をくださった企業に対し、最低限の礼儀は通しましょう。

また内定辞退で良くない印象を与えることは、あなた自身の評価を下げるのはもちろんのこと、大学や紹介してくれた先輩や知人にも迷惑がかかります。
言いだしづらいことかもしれませんが、志望する企業に気持ちよく入社するためにも、きっちりと辞退手続きを行いましょう。

辞退後に企業の悪評を拡散するのはNG!

内定承諾後、何らかの理由により企業のイメージが悪くなり内定辞退をすることにした場合や、辞退の連絡を入れたことにより怒られるなど怖い対応をされたとしても、SNSなどでその企業の悪評を拡散してはいけません。

最悪の場合、起訴問題にまでなってしまったり、今後仕事で関わることがあったばあい、仕事に支障をきたす場合もあります。
何か辞退先の企業で嫌なことがあった場合は、拡散するのではなく大学に相談し、対処してもらいましょう。

内定辞退のメール例文

例文

件名:内定辞退のご連絡(◯◯大学 山田太郎)
→件名は「内定辞退」のメールが分かること。誰からのメールから分かるようにします。
本文:
○○株式会社 人事部
○○様
→本文の冒頭にはまず宛名を書きます。くれぐれも誤字がないように気をつけましょう。

お世話になっております。◯◯大学 山田花子です。
先日は内定の通知をいただき、誠にありがとうございました。
先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。

改めまして、このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
→まずは内定を出してくれたことへの感謝をいれましょう。
貴社より内定をいただけましたことはとてもうれしく思っておりますが、誠に恐縮ながら、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
最後まで悩みましたが、自身の適性や今後目指したい道などを考慮した結果、他の会社への入社を決意しました。

せっかくのお話を辞退させていただくことを心よりお詫び申し上げます。
→辞退したいという内容は簡潔に書きましょう。辞退理由は細かく書く必要はありません。
また貴重なお時間を割いて選考をしていたただいただけでなく、貴社の皆さまには大変お世話になりましたことを、心より感謝いたします。
また○○様をはじめ、採用に関わってくださった関係者の皆さまには、心より感謝しております。

最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。
→最後に、自分のために時間を割いて採用面接をしてくれたこと、担当者や会社関係者への感謝、貴社のご発展をお祈ります。という文を書いて締めとします。

(署名)
→メールの最後には署名として、名前、所属大学、連絡先電話番号、メールアドレスを入れます

内定辞退の理由はどうするべき?

理由は聞かれなければこちらから言わなくとも良いですが、聞かれた時の場合にどう答えるか事前に準備しておくと良いでしょう。
具体的には、以下のような理由が当たり障りなくおすすめです。

業界を理由にする

もし内定辞退の理由をたずねられたとき、もし別業界の企業に就職するならそれを理由にするのが無難です。

例)
採用試験を通じて業界について色々お話を伺った結果、もう一方の業界への関心が高くなり、将来を通じて携わっていきたいとの思いが強くなったため。

職種を理由にする

業界を理由にするのと同様、別の職種を希望するためというのも理由として一般的です。

例)
採用試験を通じて仕事内容など色々お話を伺った結果、提案された職種への興味が高くなり、その職種について自分の能力を高めていきたいという思いが強くなったため。

適性を理由にする

適性を理由にする場合、「辞退する企業との相性が合わなかった」ではなく「もう一方の会社との相性が良く適性があると考えたから」としたほうが角がたちません。

例)
就職活動にあたり、貴社ともう一社のお話を聞かせていただいて私の適性や将来を考えた慎重に検討した結果、そちらの会社にお世話になりたいという結論となりました。

地元で働きたいことを理由にする

地元の企業への入社を決めた場合には、勤務地や家族のこととからめて説明するとよいでしょう。

例)
これまで支えてくれた家族とよく相談した結果、地元の企業に就職して、これからは私が家族を支えながら働きたいと考えました。

理由を言わない

ネガティブな理由や、その企業がイメージと違っていたため辞退したい、そんなときは辞退理由が答えづらいかと思います。
そのような場合は理由を言わないのも一つの選択肢です。

ただし理由をまったく言わないのも相手が納得せず話が進まないこともありますので、「自分の適性を考えた結果」という回答をするのが無難ではないでしょうか。

第一志望と言ってしまっていた企業の場合

もし面接時に「貴社が第一志望」と伝えていたにもかかわらず辞退することになった場合には、伝え方により注意しましょう。
「第一志望と言っていたじゃないか!」と責められたときにも、相手に納得してもらえる理由を準備しておく必要があります。
第一志望だったけれど、よくよく考えた結果としてこのような結論に至ったと正直に伝えるのがよいでしょう。

例)
当初、貴社を第一志望とさせていただいておりましたが、採用面接を通じて私が知らなかったお話をたくさん聞かせていただいたことで、新たな魅力を知ることができました。その上で熟慮を重ねた結果、そちらの会社に入社することを決めました。

 

内定辞退の理由に嘘はNG?穏便に辞退するためのポイント・マナー

内定辞退によるトラブルの対処法

辞退連絡後、会社に呼ばれたら・・

内定辞退の連絡をした後に、会社に来るように呼び出しがくることがあります。
ですが、この呼び出しに答えなければいけない義務はなく罰則もありません。

もし呼び出しに答えたくないのであれば、断っても大丈夫です。
断りづらければ、どのような目的で訪問しなければいけないのかを聞いてみましょう。
合理的な答えが返ってくれば、その目的を果たすことだけを約束して訪問するとよいでしょう。(書類を返すなど)
「直接謝りに来るのが誠意だ」「損害賠償うんぬん」というような内容の場合には、毅然とした態度で断るか、返事を待ってもらって大学の就職課などに相談してみるとよいでしょう。

しかし会社に一度顔をだすように言われたら、素直に応じるのが一般的です。
謝罪の気持ちを伝えるには直に会うのが一番です。
直接担当者の顔を見て、これまでお世話になった感謝と謝罪の気持ちを伝えましょう。

内定を辞退する会社は、これで縁がきれるわけではありません。
もしかしたらいつかこの会社と取引先や顧客として関わる可能性があるかもしれません。
また大学の後輩がこれからこの会社に就職したいと考えた時の障壁になってしまうかもしれません。
できれば円満に、相手企業にも納得してもらった上で内定辞退ができるように対応をしましょう。

ただし、呼び出しを受けて会社を訪れても、自分の意志は曲げず、確固たる意思を伝えることも大切です。

損害賠償や、費用の返還を求められたら

採用にかかった費用や、企業から支給していただいた交通費、追加の学生の採用が間に合わないからと損害賠償を請求されたらどうしよう。なんて不安な方もいるかもしれません。
しかし、この様なケースは滅多にありませんし、内定辞退で損害賠償が発生したり、費用の返還をしなくてはいけなくなることはよほどの事がない限り、まずありません。
この様な要求をされた場合は、企業には返事を待ってもらい、大学のキャリアセンターに相談しましょう。

大学から推薦をいただいていた企業だった場合

大学や教授から推薦をいただいていた企業を辞退したくなるケースもあるかもしれません。
しかし、この場合は本当に辞退しても良いのか一度考えてみましょう。

推薦で内定をいただいた企業を辞退すると、推薦していた大学や、教授が企業からの信頼を失います。
それによって、次年度からの推薦が不可能になってしまったりなど、後輩に多大な迷惑がかかります。

また、教授からの推薦の場合は、大学からの教授に対する評価が落ち、教授の研究などにも多大な迷惑をおかけする可能性もあります。
推薦の場合は、本当に内定辞退をするべきかしっかりと考えましょう。
少なくとも
なんとなく不安だから」の様な軽い理由での辞退は避ける様にしましょう。

学校推薦で就職する時の”トリセツ”とは?知るべきメリット・デメリットを解説


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まとめ

内定辞退を伝えることは、心苦しくてできればやりたくないことかもしれません。
しかし内定を出すまでに色々と準備を重ね検討を重ねてくれた企業の担当者の感謝と謝罪の気持ちをしっかりと伝えることは大切なマナーです。

電話するのが苦手な方も多いかもしれませんが、メールだけの連絡ですませず、あくまでもメールは電話が繋がらなかった場合の手段と考えてください。

「ビジネスライク」という言葉がありますが、実際のビジネスにおいて重要となってくるのは「感情」や「熱意」です。
自分の「感情」や「熱意」をきちんを相手に伝えるスキルをしっかりと身につけられるとよいですね。


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