fbpx

内定者懇親会の招待メールの返信・お礼メールの書き方【例文あり】

カテゴリ

内定者懇親会の招待メールの返信・お礼メールの書き方【例文あり】

内定をくれた企業から、内定者懇親会の参加案内がメールで届くことがあります。
もちろん返信をしなければなりませんが、何をどのように書けばいいのでしょうか?
今回は、内定者懇親会の参加案内のメールの返信方法から、懇親会後のお礼メールの仕方まで順を追ってご紹介します。

内定者懇親会とは


企業にとっての採用活動は、内定を出したらそれでおしまいではありません。
できるだけ内定辞退者を出さないために、そして内定者の入社意欲を入社日まで持続させるために、「内定者フォロー」と呼ばれる様々なサポートとアシストが続きます。

内定者懇親会も、そうした内定者フォローの一環です。
一般的には、内定者懇親会を開くことで次のような効果が期待できると考えられています。

①現役社員と交流し、社風やリアルな情報を知ることで、内定ブルーや入社後のミスマッチが起こりにくくなる

②内定者同士に「同期」のきずなができることで、入社前の不安がやわらぎ、モチベーションが維持されやすくなる

③顔見知りが増え、企業とのつながりが深まることで、内定辞退をしにくくなり、入社への覚悟が固まる

せっかく獲得した内定者が他社に流れてしまわないように、今やほとんどの企業が何らかの内定者フォローを行なっています。
その中で内定者懇親会は、もっともポピュラーなイベントと言えるでしょう。

内定者懇親会には基本的に参加しよう


招待メールを受け取って、正直、面倒くさいと思う人もいるかもしれません。
けれども内定者懇親会に参加すれば多くのメリットが得られます。

たとえば、入社まで、あるいは入社後の不安な時期を共に支えあえる「同期」とめぐり合えるかもしれません。
あるいは、憧れたり目標にしたりできるような先輩社員と出会えるかもしれません。
また、入社後はなかなか接点のない社長や役員と会話を交わす貴重なチャンスもあるかもしれません。

そうした人とのつながりと、そこからダイレクトに得られる情報は、入社前の不安や疑問を解消するまたとない機会です。
つまり内定者懇親会に参加すれば、自分が入社しようとしている企業および、そこで働く社員について、より正確なイメージを持つことが可能になるのです。
招待されたら、できるだけ参加してみましょう。

メールに返信するときは

できるだけ早く返信しよう

メールを受け取ったら24時間以内に返信するのがビジネスメールの基本です。
開催する側にしてみれば、会場や料理やコンテンツを決定する上で、参加人数は一刻も早く把握したいことでしょう。
ですからたとえ予定がわからなくても、「まだはっきりしたお返事はできないのですが、調整の上、〇月×日までに回答させていただきます」など、返信だけはすぐにしておきましょう。

ビジネスでの基本的な返信方法

では、その返信はどんな風に書けばいいのでしょうか。具体的に見ていきましょう。

まず件名ですが、いただいたメールに直接返信しようとすると件名に「Re:」の付いたメールが作成されますね。
件名はこれをそのまま使えばOKです。
末尾に大学名と自分の名前を追加してもいいでしょう。

文頭には宛名、つまり企業名と、メールをくれた方の部署・役職・氏名を書き、続いて挨拶文→本文→署名というのが一般的な形式です。
文頭と文末については下記を参考にしてください。

株式会社〇〇
××株式会社
人事部 ●●様

お世話になっております。〇〇大学の山田花子です。
この度は内定者懇親会にお招きいただき、誠にありがとうございます。

【ここに本文】

=================================
○○大学●●学部 山田花子(やまだ はなこ)
TEL:090-1234-5678
MAIL:hanakoyamada@xxx.com
=================================

参加する場合の例文

では次に本文の部分を見ていきましょう。
まずは参加する場合の例文です。
参加する旨と合わせて、確認の意味で日程を再度記載するのが良いでしょう。

「もちろん喜んで参加させていただきます。
9月24日(水)11:00より、よろしくお願いいたします。」

あるいは
「ぜひとも出席させていただきたいと思いますので、よろしくお願いいたします。
9月24日(水)11:00より、お目にかかれることを楽しみにしています。」

くらいでいいでしょう。ビジネスメールは「シンプル」が基本です。
今回は出席の意志を伝えることが目的ですから、余計なことを長々と書く必要はありません。

物足りないと感じる人は、末尾に「では、当日を楽しみにしております」などをもう一言入れるといいでしょう。
ちなみに、「お会いできるのを楽しみにしております」と書くより、「お目にかかれるのを楽しみにしております」とした方がより丁寧です。

やむなく欠席する場合

あまりこまごまと欠席の理由を書くと、言い訳がましい印象を与えてしまうかもしれません。
あっさりと欠席の意志を伝えた上で、おわびの言葉を添えましょう。

「せっかくのお誘いですが、どうしても〇日は都合がつきません。残念ですが今回は欠席とさせていただきます。本当に申し訳ありません」

もう少し感じをやわらげたい人は、

「またの機会がございましたら、ぜひとも参加したいと思っておりますので、次のお誘いを心よりお待ちしております」などと付け加えてもいいでしょう。

内定者懇親会参加後のお礼メール

お礼メールは必要?

お礼のメールは必須ではありませんが、出した方が礼儀正しい印象にはなるでしょう。
特に懇親会でなにか感銘を受けたり刺激を与えられたりした場合には、それについて感謝や感激を伝えてみましょう。

例文

土台となりそうな文章を例に挙げておきますので、独自のエピソードや感想を盛り込んで自分らしい文章に仕上げましょう。

株式会社〇〇
××株式会社
人事部
山田太郎様

お世話になっております。〇〇大学の山田花子です。
昨日はお忙しい中、内定者懇親会を開催していただき誠にありがとうございました。
おかげさまで多くの方と交流をもち、有意義な時間を過ごすことができました。
特に〇〇様から××のお話を伺った時には、この会社に内定をいただけて本当に良かったという気持ちでいっぱいになりました。
入社までの期間はもちろん、入社後もなんとか皆様のお役にたてるよう精進してまいりますので、
今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い致します。

=================================
○○大学●●学部 山田花子(やまだ はなこ)
TEL:090-1234-5678
MAIL:hanakoyamada@xxx.com
=================================

送る時間にも気を使おう


真夜中や明け方にメールが届いているのを良く思わない人もいます。
特に相手が学生の場合は、乱れた生活や常識の無さを連想されてしまうことがあるので、メールは先方の就業時間中に届くように気をつけましょう。
8時〜21時頃までに送り、もし夜遅い時間になってしまう場合には「夜分遅くに失礼いたします」などと一言付け加えるとより丁寧な印象を与えられるかもしれません。


こちらの記事もオススメ

まとめ

いかがでしたか?
基本さえ押さえておけば、ビジネスメールは難しいものではありません。
例文やフォーマットを軸にして、自分らしい言葉や自分なりの感想を盛り込んめばOKです。

ポイントは、誤字脱字が無いことと、正しい敬語を使うこと、そして要点をはっきりさせた簡潔な文章にすることです。
言いたいことが的確に、なおかつ失礼なく相手に伝わるメールの書き方を身に着けて、色々なシーンに応用していきましょう。


関連記事