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電話で内定辞退をする時の正しいやり方・マナー・例文

電話で内定辞退をする時の正しいやり方・マナー・例文

この記事は2018年4月に公開されたものをリライトしたものです

内定をもらった後、様々な理由から「内定を辞退したい。」と思うこともありますよね。
そんな時は基本的に、相手の企業に内定辞退の連絡をしなくてはいけません。

特に内定辞退の場合は電話で連絡するのが一般的です。
それではどのように内定先に辞退連絡をしたらいいのでしょうか。
今回は、誠実さが伝わる電話での内定辞退のやり方・マナー・例文を紹介していきます。

内定辞退は電話でするのがマナー


「複数の企業から内定をもらった」「内定をもらったもののやはり別の企業に挑戦したい」
もしそのような状況になった場合は、できるだけ早く内定先の企業に辞退連絡をしましょう。

企業は毎年採用人数を設定して採用活動を進めており、内定人数が変わることは大きな影響を与えます。
したがって内定辞退をする場合には、メールではなく電話にて直接担当者に連絡をすることがマナーです。
せっかく内定をもらったのに辞退することに気が引けて、連絡はメールだけですませたくなるかもしれませんが、これまで採用に関わっていただいた関係者への礼儀として直接電話での連絡を心がけましょう。

また、内定辞退の連絡に関わらず、ビジネスにおいて重要な連絡は電話で行うのがマナーです。
メールや手紙では意図や感情が伝わりにくく、相手に確実に届いたかどうかも分かりません。

内定辞退の法的期限はいつまで?穏便な辞退方法とマナーを解説


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電話での内定辞退時に押さえるポイント

丁寧な態度を心がける

まずは丁寧な態度を心がけてください。
せっかく内定をもらったのにお断りする申し訳ない気持ちを伝えるにはまず態度が重要です。
これまでのお礼と謝罪の気持ちを持って電話します。

相手の時間を確認する

「お時間よろしいでしょうか?」と、相手の時間の都合を確認してから話を始めましょう。
ビジネスの電話では基本のマナーであることはもちろんですが、内定辞退という大事な連絡であるため、相手の時間がない場合はまた別の時間帯に掛け直しましょう。

毅然とした態度で電話をする

企業によっては、考え直してくれないか説得にかかってくることもあるかもしれません。
申し訳ない。という気持ちはしっかり持ちつつも、気持ちが変わることはない。という態度で臨みましょう。

理由を用意しておこう

内定辞退の理由を聞かれたときを想定して、理由を準備しておきましょう。
理由は自らいう必要はなく、聞かれたら答えられるようにしておけば問題ありません。
どんな理由を伝えるべきかは、以下のポイントを押さえましょう。

内定辞退の理由に嘘はNG?穏便に辞退するためのポイント・マナー


(1)前向きな理由を選ぶ
・より適性に近い企業が見つかった
・地元での就職を重視した
・やりたい職種につける企業が見つかった
など

(2)試験を受ける前からわかっていた情報は用いない
・勤務時間があわない
・給与があわない
など

(3)後ろ向きな理由を避ける
・ネットの評判がよくなかった
・訪問した際の貴社の雰囲気がよくなかった
・面接官の態度が悪かった
など

電話をかける時間帯にも注意


内定辞退の電話は早いほうがよいですが、電話をかける時間帯には注意しましょう。

(1)休日は避ける
当然ですが休日は担当者も出社していないと思われますので、休日の電話は避けましょう。
もし休日に内定辞退が決定したのであれば、まずはメールで連絡をし、その中で改めて電話にて連絡することも書いておくとよいでしょう。

(2)出勤直後、退勤直前、昼休憩は避ける
企業にもよって出退勤時間は異なりますが、一般的にどんなビジネスマンでも出勤直後と退勤直前は色々と作業や会議があって、忙しい時間帯です。
8時から10時、17時以降に電話するのは避けたほうがよいでしょう。
同じく昼休憩の時間も離席していることが多く、12時から13時過ぎの間は電話は避けたほうがよいでしょう。

電話での辞退方法の例文

◎理由を言わない場合


あなた:「お世話になります。内定の通知をいただきました◯◯大学の山田太郎と申します。採用担当の●●様いらっしゃいますでしょうか。」
電話口の方:「少々お待ちください。」
担当者:「お電話代わりました、●●です。」
あなた:「お世話になります。内定の通知をいただきました◯◯大学の山田太郎と申します。ただいま、お時間を少しいただいてもよろしいでしょうか?」
担当者:「大丈夫ですよ。」
あなた:「ありがとうございます。先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変申し上げにくいのですが、この度、御社よりいただきました内定を辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。家族などとも相談し、色々と検討し悩んだのですが、今回は勝手ながらご辞退させていただくことにいたしました。」
担当者:「そうなのですね。承知しました。」
あなた:「これまで採用試験や面接のためにたくさんのお時間を割いていただき、ありがとうございました。御社にはたいへんご迷惑をおかけすることになってしまい、誠に申し訳ございません。失礼いたします。」

 

◎理由を聞かれた場合


あなた:「お世話になります。内定の通知をいただきました◯◯大学の山田太郎と申します。採用担当の●●様いらっしゃいますでしょうか。」
電話口の方:「少々お待ちください。」
担当者:「お電話代わりました、●●です。」
あなた:「お世話になります。内定の通知をいただきました◯◯大学の山田太郎と申します。ただいま、お時間を少しいただいてもよろしいでしょうか?」
担当者:「大丈夫ですよ。」
あなた:「ありがとうございます。先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変申し上げにくいのですが、この度、御社よりいただきました内定を辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。」
担当者:「承知しました。辞退理由はなんですか?」
あなた:「実は御社以外にも面接試験を受けており、そちらから内定をいただいたのが理由です。御社にも大変魅力を感じていて非常に迷ったのですが、自分の将来を考え、より自分の進みたい道につながる仕事が任せてもらえる環境に行きたいという思いが強く、慎重に検討した結果、そちらの会社に入社することを決断いたしました。」
担当者:「では仕方ないですね。ご連絡いただきありがとうございます。」
あなた:「これまで採用試験や面接のためにたくさんのお時間を割いていただき、ありがとうございました。御社にはたいへんご迷惑をおかけすることになってしまい、誠に申し訳ございません。失礼いたします。」

 

担当者が不在のときは


あなた:「お世話になります。内定の通知をいただきました◯◯大学の山田太郎と申します。採用担当の●●様いらっしゃいますでしょうか。」
電話口の方:「申し訳ありません。ただいま席を外しております。」
あなた:「かしこまりました。それでは改めて●●様にお電話をさしあげたいのですが、いつ頃ご在席でしょうか?」
電話口の方:「(日程を教えてもらう)」
あなた:「ありがとうございます。それでは◯日の◯時頃に改めてお電話さしあげますので、その旨だけ□□様にご伝言お願いできますでしょうか。何卒よろしくお願い申し上げます。」

より丁寧にお詫びをしたい場合


お世話になった企業に内定辞退を申し出た場合、より丁寧にお詫びをしたいのであれば、手紙を送りましょう。
また以下のような企業の内定を辞退する場合も手紙での謝罪をしておいたほうがよいです。

大学の紹介で、長年母校の学生を採用してくれている企業
知人や先輩、教授などからのツテで内定した企業
内定承諾書を提出済み、内定者研修をすでに受けている企業

手紙でのお詫び状を送る際には、まず直接電話にて連絡をした後に改めて手紙を出すのがマナーです。

お詫びの手紙

例文

拝啓
貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
先日は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

大変光栄ではございますが、先日の電話にてお話したとおり、誠に勝手ではございますが、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。
最後まで悩みましたが、自身の適性や今後目指したい道などを考慮した結果、他の会社への入社を決意しました。
せっかくのお話を辞退させていただくことを心よりお詫び申し上げます。

また貴重なお時間を割いて選考をしていたただいただけでなく、貴社の皆さまには大変お世話になりましたことを、心より感謝いたします。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

敬具

平成◯◯年◯月◯日
◯◯大学
山田太郎

 

まとめ

自分が納得いく企業を選ぶためには、内定辞退という選択肢を選ぶことも必要になります。
ですが内定が決まるまでには、就活生だけではなく採用企業も多くの労力を割いています。
そのことに対する感謝とお詫びの気持ちを誠実に伝えることを欠かさないようにしましょう。

気持ちの問題はもちろんですが、内定辞退でトラブルになることは、紹介してくれた知人・先輩・教授、大学にも迷惑がかかることになりかねません。
気持ちよく志望企業に就職するためにも、マナーに則った内定辞退を心がけましょう。


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