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例文付|OB訪問のメールの書き方・返信方法・マナー【シーン別で解説】

例文付|OB訪問のメールの書き方・返信方法・マナー【シーン別で解説】

 この記事は2018年3月に公開した記事を一部リライトしたものです。

志望する企業のOBから直接話を聞くことのできるOB訪問は、就活においてとても貴重な機会ですよね。

しかし、OB訪問の依頼をするときのメールの書き方、返信の仕方、お礼メールの書き方などはどれも初めてのことで不安という就活生も多いはず。
メールの文面が適切でなかったり、マナーを守れていないなんてことがあれば、それだけでOB訪問の受け入れを断られてしまうということもあるかもしれません。

では、いったいどう書けば好印象なのでしょうか。
今回は、そんな就活生へ向けて、シーン別でのOB訪問メールの書き方・返信方法、押さえるポイントやマナーをわかりやすく紹介していきます。

OB訪問でメールを送る時に、押さえるポイント3つ

OB訪問時に関わらず、ビジネスメールで押さえるべきポイントは以下の3点。
それも基本的なことなので、この機会にしっかりと身につけましょう。

POINT1:LINEとは違う!ビジネスメールには定型文が存在する

ビジネスメールでは、書き出しや文末に入れる一言など、おきまりの定型文ようなものが存在します。
まれに以下のようなメールがくることがあります。

こんにちは。OB訪問をしたいのですが、●●日●●時〜は予定空いていますか?
よろしくお願いいたします。

唐突こんなメールがきたら、残念ですが「この学生とは会いたくない」と一蹴されてしまうでしょう。
「なぜいけないの?」と疑問に思った学生はかなり危険。自分の気がつかないところでガクッと評価を下げているかもしれません。

ビジネスメールは以下のような流れで書いていきます。
ビジネスメールの基本構成なので、しっかりと頭に入れておきましょう。

①宛名
「株式会社●● ○○様」など、誰宛へのメールなのかを明記します。
順番は会社名→所属部署→相手の氏名(できればフルネーム)です。
②「お世話になります。●●と申します。」などの書き出し
③本題
④締め
⑤署名
大学名、氏名、連絡先は最低限書いておきましょう。

POINT2:”簡潔にわかりやすく”が基本

社会人は、日々たくさんの仕事を抱えています。相手に煩わしい思いをさせないためにも、メールは簡潔にわかりやすく作成することを心がけましょう。
OB訪問の依頼に至った経緯など、熱意を伝えることは問題ありませんが、あまりだらだらと書きすぎないように注意が必要です。

件名
近年はセキュリティ対策を目的として、不審なメールは開封しないと教育している企業が多くなっています。
そのため、一見誰から送られてきたのかわからないメールは、それだけで開封してもらえないこともあるのです。
そうならないためにも、メールの件名は【誰から】【どんな内容】のメールがきたのかが一目でわかるようにすることが大切です。

<悪い例>
「お願いがあります」「初めまして」「ご確認ください」
→内容がわからないので警戒される可能性があります。

<良い例>
「OB訪問の日程について(●●大学 山田花子)」「OB訪問のお願い【□□大学 鈴木○子】」
→件名だけで用件や誰からのメールなのかがわかります。

本文
本文も簡潔にわかりやすく作成することが基本です。
メールを送る目的に外れた内容を書くと一気にわかりづらくなってしまいますので、注意しましょう。

POINT3:返信は24時間以内に”1.5往復”

ビジネスメールに慣れるまでは、メールを作成するのに手間も時間もかかるため、つい後回しにしたくなってしまうかもしれません。
しかし、深夜の時間帯を避け、できるだけ早く24時間以内に返信をすることがおすすめです。

また、企業側から返信がきたままで終えてしまうのも避けた方が無難です。
企業からきた返信に対しては、「かしこまりました」「時間を確認しました」などの旨の簡単な返信をして、”1.5往復”で終わらせましょう。

OB訪問のメールの例文・ポイント

以上のポイントを押さえた上で、メールを作成していきましょう。
以下より状況別での例文を紹介していきます。

OB訪問依頼・申し込み編

例文①

件名:OG訪問のお願い(□□大学 鈴木○子)
本文:
○○株式会社
△△部××課 ●●様

突然のメールで失礼いたします。□□大学3年の鈴木○子と申します。
→まずは名乗りましょう。

△△ゼミの××教授にご紹介いただき、ご連絡をいたしました。
私は現在、就職活動をひかえて企業研究をしています。
中でも□□業界に魅力を感じ、伝統と実績のある貴社に大きな関心を持っております。
先日、××教授にそのお話をしたところ、●●様のお名前とメールアドレスを教えてくださいましたので、
ぜひともOG訪問をさせていただきたく、ご連絡をさしあげた次第です。
→自分が就活生であること、連絡先を入手した経緯、OB訪問を依頼する理由を伝えましょう。

もし可能でしたら、例えば以下の日程はご都合いかがでしょうか。
7/17(月) 10:00~20時終了まで
7/18(火) 13:00以降いつでも調整可能
7/19(水)〜23(日)いずれも10:00~14時終了まで

場所はご指定いただければどこにでも伺います。
ご多忙のところ誠に恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

□□大学 鈴木 ○子
携帯番号:090-●●●●-●●●●
E-mail :×××@kicho-navi.com
→文末には毎回大学名と氏名と連絡先を入れましょう。

 
POINT
訪問の日程はこちらからピックアップしてOBに提案するとメールのやりとりが少なく、相手に煩わしい思いをさせないでしょう。
日程は、OB訪問の場合、1〜3週間後を目安に、土日や終業後の時間帯をふくめた幅広いプランを提示します。
ビジネスでは営業日(多くの場合は平日)での候補日をあげるのが一般的ですが、OB訪問の場合は勤務中に社内を案内しようと思うOBもいるでしょうし、プライベートな時間に外で会おうと考えるOBもいるため、どちらにも対応できるように幅広く候補日をあげましょう。

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返信編

~受け入れてくれた場合~

例文②

件名:OG訪問ご快諾の御礼(□□大学 鈴木○子)
本文:
○○株式会社
△△部××課 ●●様

お世話になっております。
先日OG訪問をお願いしました□□大学の鈴木○子です。
このたびはOG訪問を了承していただき、誠にありがとうございます。
では7月19日(水)の18:00に、ご指定の△△でお待ちしております。

なお、当日は貴社の社風など、貴社がどんな会社かをイメージできるようなお話をうかがえればと思っています。
また、できましたら山田様ご自身の就活について、たとえば志望動機や選考中に評価された点などを教えていただけるとうれしいです。

念のために私の連絡先をお伝えしておきますので、何かありましたらご連絡ください。
携帯番号:090-●●●●-●●●●

お会いできるのを楽しみにしております。当日は何卒よろしくお願いいたします。

□□大学 鈴木 ○子
携帯番号:090-●●●●-●●●●
E-mail :×××@kicho-navi.com

 
POINT
会ってくれるという返信が来たら、すぐにお礼のメールを出してアポを確定しましょう。
まずはもちろん感謝の言葉、そして確認の意味で訪問の日時や場所を正確に書きます。

できれば当日聞きたい内容も大まかに伝えておきましょう。
何を話そうか、何を聞かれるのか、とまどっているOBも多いもの。
聞きたい内容を事前に伝えておくことで相手の負担を減らせます。
突然の天候不順や不測の事態にそなえて自分の携帯番号とメールアドレスも書いておきましょう。
最後にかさねて感謝の気持ちを伝えます。

~断られた場合~
時間がない、忙しいなどの理由でOB訪問が断られることはめずらしくありません。
たとえお断りのメールであっても、返信をいただいたらお礼のメールを出すのがマナーです。
勝手なお願いをしたことへのお詫びと、検討してくださったことへの感謝を伝え、文末は次回につながるような言葉でむすびます。

例文③

件名:OG訪問の件、了承いたしました(□□大学 鈴木○子)
本文:
○○株式会社
△△部××課 ●●様

お世話になっております。
先日OG訪問のお願いをしました□□大学の鈴木○子です。
お忙しい中、丁寧なご返信をありがとうございました。
今回は時間的にむずかしいとのこと、承知いたしました。
山田様のご都合も考えず無理なお願いをしてしまい、反省しております。
非常に残念ですが、ご検討いただいたことに心から感謝申しあげます。
また別の機会にお話をうかがえれば幸いです。
ありがとうございました。

□□大学 鈴木 ○子
携帯番号:090-●●●●-●●●●
E-mail :×××@kicho-navi.com

 

訪問後のお礼編

OB訪問終了後は、できるだけ早くお礼のメールを送りましょう。
当日来てくださったことへのお礼と、OB訪問で得られた成果を簡潔にお伝えします。
もしかしたらまたお世話になるかもしれないので、最後は「今後ともよろしく」というニュアンスでしめくくりましょう。

例文④

件名:OG訪問の御礼(□□大学 鈴木○子)
本文:
○○株式会社
△△部××課 ●●様

お世話になっております。
先ほどOG訪問をさせていただきました□□大学の鈴木○子です。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をありがとうございました。
おかげさまで今まで知らなかった貴社の魅力をたくさん知ることができました。
疑問だった○○についても丁寧にご説明いただき感謝しています。

本日得た知識をもとに、企業研究と就職活動に励んでまいります。
今後も引き続きご指導いただけましたら幸いです。

改めて、この度は快くお引き受けいただき、ありがとうございました。
まずは取り急ぎメールにて御礼申しあげます。

□□大学 鈴木 ○子
携帯番号:090-●●●●-●●●●
E-mail :×××@kicho-navi.com

 
POINT
お礼は訪問の当日もしくは翌日に送りましょう。
実際にお会いできたら、そのお礼も当日もしくは翌日中にすませます。

就活終了時のお礼編

みごと志望企業から内定や内々定をもらったら、OB訪問を引き受けてくれたOBにも報告をしましょう。

例文⑤

件名:就職活動終了のご報告(□□大学 鈴木 ○子)
本文:
○○株式会社
△△部××課 ●●様

お世話になっております。△月にOG訪問をさせていただきました□□大学の鈴木○子です。
その節は大変お世話になり、ありがとうございました。

このたび私は株式会社××から内定をいただき、無事に就職活動を終えることができました。
これもひとえに山田様のご教示とお力添えのおかげです。
今後は一人前の社会人めざして精一杯精進していきたいと思っています。
至らぬ点は多々ございますが、ご指導ご鞭撻を賜りますよう、よろしくお願いいたします。
末筆ではございますが、山田様のますますのご健勝とご活躍をお祈り申しあげます。
□□大学 鈴木 ○子
携帯番号:090-●●●●-●●●●
E-mail :×××@kicho-navi.com

POINT
就活終了後には、改めてお礼のメールを送りましょう。
自分の言葉で、感謝の気持ちを伝え、また入社後の意気込みなども添えられるとよいでしょう。
送るタイミングは就活が終了してひと段落ついたらでも問題ありません。

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メール送信時のマナー

送る時間帯は

夜中や早朝に届いたメールは相手を不快にさせることがあります。
万が一携帯に転送でもされていると、着信音で先方の睡眠をさまたげてしまうかもしれません。
また、深夜帯にメールを送ると「この学生は生活習慣が乱れているな」と思われてしまうこともあるので、深夜帯の返信はよほどの理由がない限りは避けるのが無難です。
送信するなら、8時〜22時の間が良いでしょう。

誤字脱字をチェックしよう

せっかく苦労して書いたメールも誤字脱字があっては台無しです。
送信前に何度も読み返してしっかりチェックしましょう。

できるだけ早く返信する

OBにかぎらず、メールをいただいたら、お返事をお待たせしてはいけません。
24時間以内の返信が基本と心得ましょう。
もちろん、こまめなメールチェックも大切です。

添付ファイルは2通目以降、容量にも注意して

添付ファイルは警戒されやすいので初めてのメールでは避けましょう。
また、容量が大きいものは受信できないなどの不備が発生する可能性があります。
ファイルを添付するときは、2MB以下に抑えましょう。

メールの返信が返ってこなかった時の対処方法

まず確認したいこと

思い切ってメールをしたのに返信が来ないと心配ですね。
まずは送信先のアドレスが正しいかよく確かめましょう。
また、「実は返信をいただいていたのに見落としていた」、あるいは「迷惑メールに振り分けられていた」ということがないよう、メールを入念にチェックします。
合わせて、自分の送ったメールに不備や失礼がなかったかどうかもよく見直してみましょう。

返事が来るまでしばらく待つ

なかなか返信をいただけなくてもすぐに催促してはいけません。
少なくとも2週間くらいは様子を見ても大丈夫です。

それでもダメなら電話をする

どうしても返信がいただけないようなら電話で確認する方法もあります。
「先日メールでOB訪問のお願いをした者ですが、メールは届いておりますでしょうか。その後いかがかなと思って連絡させていただきました」など、やわらかい口調で聞きましょう。
直接お話をすることで引き受けていただける場合があります。

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まとめ

OBにしてみれば、OB訪問を引き受けたとしても特にメリットはありません。そのため就活生にお願いされても会ってくれるとは限りません。
たとえ返信が来なくても、ご縁がなかったとわりきって前向きに就活を進めましょう。

ただ、心のこもった感じのいいメールは読む人の心をとらえます。
ビジネスメールの腕を磨いて、魅力的なメールを書けるようになりましょう。
そしていつかあたたかく応援してくれるOB/OGとめぐり合い、就活とその後の社会人生活にご縁を活かせるといいですね。

OB訪問の他にも対策が必要!

OB訪問は就活成功においてとても大切ですが、その他の対策はばっちりですか?
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