OB訪問での依頼・お礼メールの書き方&例文

OB訪問での依頼・お礼メールの書き方&例文

志望する企業のOBから直接話を聞くことのできるOB訪問は、就活においてとても重要ですよね。
OB訪問はメールでアポイントをとるのが一般的ですが、いったいどう書いたらいいかわからないという人も多いのではないでしょうか。
今回は、そんなOB訪問の際のメールの書き方、気をつけるべきポイント、返信が返ってこなかった時の対処法などをご紹介します。

OB訪問のメールを送る際、気をつけるべきポイントとは?


OB訪問のメールを送る際に、特に気をつけるべきことが3点あります。
最低限、これだけは確認してからメールを送りましょう。

件名がわかりやすいか
不審な件名のメールはそれだけで開封してもらえないことがあります。
誰から来た何のメールか一目でわかる件名を工夫しましょう。

<悪い例>
「お願いがあります」「初めまして」「ご確認ください」
→内容がわからないので警戒される可能性があります。

<良い例>
「OB訪問の日程について」「OB訪問のお願い【□□大学 鈴木○子】」
→件名だけで用件が伝わるので不審に思われません。念を入れるなら大学名と自分の名前もプラスしましょう。
また、添付ファイルは警戒されやすいので初めてのメールでは避けましょう。

誤字脱字がないか
せっかく苦労して書いたメールも誤字脱字があっては台無しです。
送信前に何度も読み返してしっかりチェックしましょう。

できるだけ早く返信する
OBにかぎらず、メールをいただいたら、お返事をお待たせしてはいけません。
24時間以内の返信が基本と心得ましょう。
もちろん、こまめなメールチェックも大切です。

OB訪問のメールの書き方と例文

依頼編

メールの冒頭には毎回必ず宛名を書きます。
順番は会社名→所属部署→相手の氏名(できればフルネーム)です。

依頼のメールではまず自己紹介をします。
つづいて、

・自分が就活生であること
・OBの在籍する企業もしくは業界に関心があること(理由)
・メールアドレスを入手した経緯

の3点を伝え、OB訪問を申し込みます。

訪問の日程はこちらからピックアップしてOBに提案するのが一般的です。
勤務中に社内を案内しようと思うOBもいるでしょうし、プライベートな時間に外で会おうと考えるOBもいるでしょう。
どちらにも対応できるように、土日や終業後の時間帯をふくめた幅広いプランを提示します。

文末には毎回大学名と氏名と連絡先を入れましょう。

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例文

件名:OG訪問のお願い(□□大学 鈴木○子)
本文:
○○株式会社
△△部××課 ●●様

突然のメールで失礼いたします。
□□大学3年の鈴木○子と申します。

私は現在、就職活動をひかえて企業研究をしています。
中でも□□業界に魅力を感じ、伝統と実績のある貴社に大きな関心を持っております。

先日、△△ゼミの××教授にそのお話をしたところ、教授が山田様のお名前とメールアドレスを教えてくださいましたので、ぜひともOG訪問をさせていただきたく、ご連絡をさしあげた次第です。

ご多忙のところ誠に恐縮ですが、たとえば下記日程の中に、ご都合のつく日時はありませんでしょうか。

3月15日(木)~3月18日(日)の12:00開始~20:00終了迄
3月26日(月)~3月28日(水)の10:00開始~19:00終了迄

場所はご指定いただければどこにでも参ります。
お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご検討くださいますようお願い申し上げます。

□□大学 鈴木 ○子
携帯番号:090-●●●●-●●●●
E-mail :×××@kicho-navi.com

 

返信編

~受け入れてくれた場合~
会ってくれるという返信が来たら、すぐにお礼のメールを出してアポを確定しましょう。
まずはもちろん感謝の言葉、そして確認の意味で訪問の日時や場所を正確に書きます。

できれば当日聞きたい内容も大まかに伝えておきましょう。
何を話そうか、何を聞かれるのか、とまどっているOBも多いもの。
聞きたい内容を事前に伝えておくことで相手の負担を減らせます。
突然の天候不順や不測の事態にそなえて自分の携帯番号とメールアドレスも書いておきましょう。
最後にかさねて感謝の気持ちを伝えます。

例文

件名:OG訪問ご快諾の御礼(□□大学 鈴木○子)
本文:
○○株式会社
△△部××課 ●●様

お世話になっております。
先日OG訪問をお願いしました□□大学の鈴木○子です。
このたびはOG訪問を了承していただき、誠にありがとうございます。
では3月28日(水)の18:00に、ご指定の△△でお待ちしております。

なお、当日は貴社の社風など、貴社がどんな会社かをイメージできるようなお話をうかがえればと思っています。
また、できましたら山田様ご自身の就活について、たとえば志望動機や選考中に評価された点などを教えていただけるとうれしいです。

念のために私の連絡先をお伝えしておきますので、何かありましたらご連絡ください。
携帯番号:090-●●●●-●●●●

お会いできるのを楽しみにしております。当日は何卒よろしくお願いいたします。

□□大学 鈴木 ○子
携帯番号:090-●●●●-●●●●
E-mail :×××@kicho-navi.com

 

~断られた場合~
時間がない、忙しいなどの理由でOB訪問が断られることはめずらしくありません。
たとえお断りのメールであっても、返信をいただいたらお礼のメールを出すのがマナーです。
勝手なお願いをしたことへのお詫びと、検討してくださったことへの感謝を伝え、文末は次回につながるような言葉でむすびます。

例文

件名:OG訪問の件、了承いたしました(□□大学 鈴木○子)
本文:
○○株式会社
△△部××課 ●●様

お世話になっております。
先日OG訪問のお願いをしました□□大学の鈴木○子です。
お忙しい中、丁寧なご返信をありがとうございました。
今回は時間的にむずかしいとのこと、承知いたしました。
山田様のご都合も考えず無理なお願いをしてしまい、反省しております。
非常に残念ですが、ご検討いただいたことに心から感謝申しあげます。
また別の機会にお話をうかがえれば幸いです。
ありがとうございました。

□□大学 鈴木 ○子
携帯番号:090-●●●●-●●●●
E-mail :×××@kicho-navi.com

 

訪問後のお礼編

OB訪問終了後は、できるだけ早くお礼のメールを送りましょう。
当日来てくださったことへのお礼と、OB訪問で得られた成果を簡潔にお伝えします。
もしかしたらまたお世話になるかもしれないので、最後は「今後ともよろしく」というニュアンスでしめくくりましょう。

例文

件名:OG訪問の御礼(□□大学 鈴木○子)
本文:
○○株式会社
△△部××課 ●●様

お世話になっております。
先ほどOG訪問をさせていただきました□□大学の鈴木○子です。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をありがとうございました。
おかげさまで今まで知らなかった貴社の魅力をたくさん知ることができました。
疑問だった○○についても丁寧にご説明いただき感謝しています。

本日得た知識をもとに、企業研究と就職活動に励んでまいります。
今後も引き続きご指導いただけましたら幸いです。

改めて、この度は快くお引き受けいただき、ありがとうございました。
まずは取り急ぎメールにて御礼申しあげます。

□□大学 鈴木 ○子
携帯番号:090-●●●●-●●●●
E-mail :×××@kicho-navi.com

 

就活終了時のお礼編

みごと志望企業から内定や内々定をもらったら、OB訪問を引き受けてくれたOBにも報告をしましょう。

例文

件名:就職活動終了のご報告(□□大学 鈴木 ○子)
本文:
○○株式会社
△△部××課 ●●様

お世話になっております。△月にOG訪問をさせていただきました□□大学の鈴木○子です。
その節は大変お世話になり、ありがとうございました。

このたび私は株式会社××から内定をいただき、無事に就職活動を終えることができました。
これもひとえに山田様のご教示とお力添えのおかげです。
今後は一人前の社会人めざして精一杯精進していきたいと思っています。
至らぬ点は多々ございますが、ご指導ご鞭撻を賜りますよう、よろしくお願いいたします。
末筆ではございますが、山田様のますますのご健勝とご活躍をお祈り申しあげます。
□□大学 鈴木 ○子
携帯番号:090-●●●●-●●●●
E-mail :×××@kicho-navi.com

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OB訪問のメールを送るタイミング、時間帯は?

いつ送るべきか

依頼するときは訪問したい日の約1ヶ月前
OB訪問を申し込む場合は、予定する時期の1ヵ月くらい前にメールを送るのがいいでしょう。
あまりギリギリではご迷惑ですし、逆に日があきすぎるとお互いスケジュールの変更が心配だからです。

返信は相手から返信が返ってきたらできるだけ早く
送ったメールに返信をいただいたら、できるだけ早く返信しましょう。前述のとおり、目安はいただいてから24時間以内です。

お礼は訪問の当日もしくは翌日
実際にお会いできたら、そのお礼も当日もしくは翌日中にすませます。

就活終了後のお礼は就活が終了してひと段落ついたら
内定、内々定のご報告は、自分が落ちついてからでいいでしょう。

時間帯

夜中や早朝に届いたメールは相手を不快にさせることがあります。万が一携帯に転送でもされていると、着信音で先方の睡眠をさまたげてしまうかもしれません。
また、深夜帯にメールを送ると「この学生は生活習慣が乱れているな」と思われてしまうこともあるので、深夜帯の返信はよほどの理由がない限りは避けるのが無難です。
送信するなら、OBがメールチェックをしそうな朝8時頃がベストです。

メールの返信が返ってこなかった時の対処方法

まず確認したいこと

思い切ってメールをしたのに返信が来ないと心配ですね。
まずは送信先のアドレスが正しいかよく確かめましょう。
また、「実は返信をいただいていたのに見落としていた」、あるいは「迷惑メールに振り分けられていた」ということがないよう、メールを入念にチェックします。
合わせて、自分の送ったメールに不備や失礼がなかったかどうかもよく見直してみましょう。

返事が来るまでしばらく待つ

なかなか返信をいただけなくてもすぐに催促してはいけません。
少なくとも2週間くらいは様子を見ても大丈夫です。

それでもダメなら電話をする

どうしても返信がいただけないようなら電話で確認する方法もあります。
「先日メールでOB訪問のお願いをした者ですが、メールは届いておりますでしょうか。その後いかがかなと思って連絡させていただきました」など、やわらかい口調で聞きましょう。
直接お話をすることで引き受けていただける場合があります。

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まとめ

OBにしてみれば、OB訪問を引き受けたとしても特にメリットはありません。そのため就活生にお願いされても会ってくれるとは限りません。
たとえ返信が来なくても、ご縁がなかったとわりきって前向きに就活を進めましょう。

ただ、心のこもった感じのいいメールは読む人の心をとらえます。
ビジネスメールの腕を磨いて、魅力的なメールを書けるようになりましょう。
そしていつかあたたかく応援してくれるOB/OGとめぐり合い、就活とその後の社会人生活にご縁を活かせるといいですね。


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