fbpx

就活生必見!交通費支給の領収書提出時の「宛名」と「発行方法」は?

カテゴリ

就活生必見!交通費支給の領収書提出時の「宛名」と「発行方法」は?

地方在住の就活生や、Iターン、Uターン就職を目指す就活生にとって、就活中の交通費は大きな出費です。
そんな時、志望企業から選考のための交通費が支給されると聞いたら嬉しいですよね。
ただし交通費を支給してもらうためには、使った金額を証明できる「領収書」の提出を求められるケースが少なくありません。
領収書はいつどこでどのようにして手に入れるのでしょう?
今回は就活中に領収書が必要になった場合の対処法についてご紹介します。

領収書ってどんな時に必要?


選考にかかる交通費を負担してくれるかどうかは企業によって違います。
支給してくれない企業もたくさんあるので、ある程度移動距離のある企業の選考に臨む際は、事前に応募要項や選考案内をよく調べて確認しておきましょう。

たとえ支給に関する項目が見つからなくても、選考当日に「領収書がある方は精算しますので領収書を出してください」と突然言われるパターンも中にはあるようです。
ですから新幹線や飛行機を使う長距離移動をした時は、念のために領収書をもらっておくと安心です。

領収書の発行の仕方


では、領収書はどのような手順で手に入れればいいのでしょうか。
利用する交通機関別に見ていきましょう。

新幹線の場合

窓口で切符を買う場合
切符を買う時に「領収書をください」と申告すればその場で発行してもらえます。

駅構内の自動発券機で切符を買う場合
発券機に「領収書発行」というボタンがあるのでそれを押せば発券されます。
ボタンが見つからなければ駅員さんに聞きましょう。

ネットで公式サイトから予約を入れて当日駅で切符を受け取る場合
切符を窓口で受け取る場合は係員に領収書をくれるように頼みます。
自動発券機を利用するなら②の場合と同じように領収書発行ボタンから発券します。

飛行機の場合

窓口でチケットを買う場合
空港のカウンターでチェックインする時に係員に頼めば発行してもらえます。

自動チェックイン機でチェックインする場合
画面に領収書発行ボタンが表示されるのでそれを押せば発券されます。

コンビニや旅行会社で予約手配をした場合
たいていはチケットを手配した店が発行した領収書がそのまま使えます。
ただしコンビニがくれた受領書や感熱紙のレシートなど、正規の領収書でないものは、提出する企業によっては問題になるかもしれません。
空港の有人カウンターで事情を説明して交渉すると、正式な領収書と交換してくれることがあるので試してみましょう。

高速バスの場合

窓口で切符を買う場合
切符を買う時に「領収書をください」と申告すればその場で発行してもらえます。

車内で精算をする場合
走行中に運転士が領収書を発行してくれるバス会社もありますが、運転士では対応できないバス会社もたくさんあります。
乗ってしまってから慌てないように、事前に窓口やカスタマーサポートで領収書の入手方法を確認しておきましょう。

万が一郵送でしか対応できないシステムであれば、領収書が手元に届くまでに日数がかかるでしょう。
また、到着地点の窓口で発行してもらうようにと指示をされても、バスの到着時間に対応窓口が営業時間外という可能性もあります。
直前ではなく、ある程度余裕をもって確認しておく必要があるでしょう。

領収書の書き方

宛名はどうする?

領収書の宛名については事前に企業から指定されることがあります。
企業名や担当部署を指定してくる企業もあれば、就活生の個人名や空欄を指定してくる企業もあります。
案内書面をよく読んで、どうしてもわからなければ念のために電話やメールで確認しましょう。

当日までにどうしても確認できなければ、宛名は企業名にしておいて、但し書きの部分に「交通費(山田花子使用分)」などと自分のフルネームを記載してもらうのが一般的です。

但し書きはどうするの?

但し書きとは、領収書に記載された使用金額に対して、具体的な用途を書き添える欄のことです。
これも書き方は企業からの指示に従うのが基本です。

通常は、

「運賃として」
「交通費として」
「航空機運賃として」
「新幹線運賃として」

などと指定されることが多いでしょう。

ただし自動発券機などを利用すると、最初から定型文が印刷されてしまうことがあります。
この場合は提出する時に企業に事情を説明して指示を仰ぐか、時間があれば利用交通機関の窓口で手書きのものに交換してもらいましょう。

交通費支給の場合の注意点

往復分を購入しよう

行きと帰りで交通機関の利用日時が違っても、同日に往復分を購入するのであれば往復分の合算金額で領収書がもらえるのが普通です。
提出される領収書の枚数が多ければ多いほど、企業内の事務処理は煩雑になります。
企業から特別の指示が無い限り、交通費は往復分を購入し、合計金額で領収書を発行してもらいましょう。

印鑑を持参しよう

企業に領収書を提出すると、精算書や受領書の記入を求められることがあります。
受領印が必要になった場合に備えて、認印(できればシャチハタと両方)を持参してください。


こちらの記事もオススメ

まとめ

交通機関の予約方法は多岐にわたります。
中でもネット経由の手続きには注意が必要です。
領収書が発行されたとしても、紙ベースではないPDFファイルなどのWEB領収書だったりするからです。

WEB領収書は、パソコンやスマホの画面に内容を表示をさせたり、各自でプリントアウトしたりする簡易的な書式なので、企業によっては正式な領収書と認められないことがあります。
のちのち面倒が起こらないためにも、できるだけ正規のスタンダードな領収書が手に入る方法でチケットを入手しましょう。


関連記事