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【適切な選考辞退の仕方】電話・メールの書き方や例文マナー

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【適切な選考辞退の仕方】電話・メールの書き方や例文マナー

選考中、第一志望から内定を頂いたり、想像していた企業と違ったなどのなんらかの理由で、受けている企業の選考を辞退したいと考えることがありますよね。
そんな時、どのように企業に辞退の連絡を入れたら良いでしょうか。
今回は選考中の企業を辞退する時の連絡についてまとめました。

辞退するその前に


就活中にある企業の面接選考を辞退しなければならなくなることは必ずあることです。
本命の企業の選考や説明会と日程が被ってしまったり、すでに別の企業から内定をもらった場合、選考辞退を検討することもあるでしょう。

選考を辞退することは悪いことではなく、就活が活発化する時期にはよくあることです。
しかし選考辞退をした企業には”再度選考を受けることはできない”と考えてください。

他に本命の企業があるとしても、この先、考え方が変わることも想定されます。
そのような時のために選択肢を残しておくことも、就活を成功させるためのポイントです。
後悔しないためにも、もしスケジュールがあわなかったり体調不良ということであれば、日程変更ができるか担当者に相談してみるのも良いでしょう。

それでもやっぱり辞退したいなら

それでもやはり辞退という選択をするのであれば、以下のポイントを押さえることが大切です。

辞退することがわかった時点で早めに連絡を

選考辞退をすることを決めたら、なるべく早く企業に連絡をしましょう。
企業側はあなたのために他の仕事の調整をして、面接の時間を作っています。
そのため、できるだけ早く連絡をすることが相手への配慮です。

メールと電話どっち?

選考初期の段階であれば、メールでの連絡やシステム上で辞退連絡を済ませるのも良いでしょう。
お世話になっている企業など、関係性が強いのであれば、電話での連絡を行うと心証が良くなります。

電話で選考辞退する方法と例文

どの番号にかけるべき?

直通の番号にかける
電話にて選考辞退を伝える場合、もし分かるのであれば企業の代表番号ではなく、担当者に直接つながる直通の電話番号(部署ごとの電話番号)にかけるとよいでしょう。
代表番号にかけた場合、まずは事務担当の社員が応対することになりますので、担当者に取り次いでもらうようお願いをしてください。
担当者が不在の場合は伝言をお願いして終わるのではなく、改めて電話をするようにしましょう。
“大切なことは自分自身の言葉で伝える”ことで誠意が伝わります。また、伝言は連絡ミスなど選考辞退が担当者に伝わらない可能性もあるため、自分で伝えるのが良いでしょう。

個人の携帯電話は避ける
連絡先や名刺に携帯電話の番号も記載されている場合もありますが、できれば携帯電話にかけるのは避けましょう。
携帯電話はいつでも繋がるからこそ、相手の都合に関わらず繋がってしまいます。
会議中であったり休暇中であったりする可能性がありますので、直接携帯電話にかけるのではなく、会社の電話にかけると良いでしょう。

かける時間帯にも注意

電話をかける時間帯にも注意をしましょう。
営業日にかけることはもちろんですが、担当者が多忙ではない時間帯を選びます。

・出勤直後(10時以前)
・退勤間際(16時以降)
・昼休憩(11時〜14時)

はどの会社でも多忙であったり離席していることが多い時間帯ですので、この時間帯は避けて電話をすると良いでしょう。

例文

お忙しいところ失礼致します。
◯◯大学の山田花子と申します。新卒採用面接の件でお電話させていただいたのですが、人事部の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか。

(担当者にかわる)

お世話になっております。
◯◯大学の山田と申します。
先日は、次回面接のご案内をいただき、ありがとうございました。

ただいま、お時間よろしいでしょうか。

◯月◯日◯時より面接に伺うお約束をいただいておりましたが、
諸般の事情により、今後の選考を辞退させていただきたく、連絡いたしました。

○○様をはじめ、御社の皆様には、お忙しい中、貴重なお時間を割いて面接をしていただいたにも関わらず、
このようなお返事となってしまい、誠に申し訳ございません。

改めまして、この度は誠に申し訳ございません。
それでは、失礼致します。

 
POINT
1) 簡単に用件を伝えて、担当者につないでもらう
2)自分が誰なのかを最初に伝える(○○大学の○○で、いま新卒採用試験を受けている)
3)簡単に内定辞退を伝える(理由は詳しく述べない。聞かれたら答える※後述)
4)謝罪と感謝の気持ちを述べて会話を終える

メールで選考辞退する方法と例文


面接日が確定していない場合

件名:選考辞退のお願い (◯◯大学◯◯学部 山田花子)
→件名は「選考辞退」のメールが分かること。誰からのメールから分かるようにします。
本文:
◯◯株式会社 人事部 ◯◯様
→正式な会社名、所属部署、役職(あれば)、担当者の名前(※担当者名が不明な場合は新卒採用担当者様)を書きます。

いつもお世話になっております。
○○大学○○学部山田花子と申します。

選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
→まずは選考連絡をもらったことへの感謝を伝えましょう。
諸般の事情により、大変心苦しいのですが、今後の選考を辞退させていただけないでしょうか。
→辞退したいという内容を簡潔に書きましょう。辞退理由は細かく書く必要はありません。

お忙しい中、貴重なお時間を選考のためにいただいたにもかかわらず、辞退させていただくこと、大変申し訳ございません。
何卒ご容赦いただきたく、よろしくお願い申しあげます。

末筆ながら、貴社のさらなるご清栄を心よりお祈り申し上げます。
================
山田 花子(やまだ はなこ)
○○大学 ○○学部 
TEL:090-1234-5678
MAIL:hanakoyamada@xxx.com
→メールの最後には署名を入れます。名前、所属大学、連絡先電話番号、メールアドレスを書くと良いでしょう。

 

面接日が確定している場合

件名:面接辞退のお願い(◯◯大学◯◯学部 山田花子)
本文:
◯◯株式会社 人事部 ◯◯様

いつもお世話になっております。
○○大学○○学部の山田花子です。

先日は面接選考のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

調整いただきました○月○日○時よりの面接ですが、
大変申し訳ございませんが、辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

お忙しい中、貴重なお時間を選考のためにいただいたにもかかわらず、辞退させていただくこと大変申し訳ございません。
何卒ご容赦いただきたく、よろしくお願い申しあげます。

末筆ながら、貴社のさらなるご清栄を心よりお祈り申し上げます。
================
署名

 

POINT
1)誤字、脱字は何度もチェックをする
誤字脱字があっては心のこもってない印象を与えてしまいます。送る前にしっかりとチェックをしましょう。
2)本文は簡潔に
あまりだらだらと書くのは好ましくありません。要件を簡潔にわかりやすく書くように心がけましょう。
3)感謝×お詫びの文を入れる
自分のために時間を割いてもらったことへの感謝、担当者や会社関係者への感謝、通過の良い返事ができなかったことへのお詫びの文を入れましょう。

理由を聞かれたら?

ネガティブな理由は控えよう

選考辞退の理由を詳細に伝える必要はありません。
もし聞かれたら簡単に答えましょう。
辞退の理由がネガティブなものであるのであれば、正直に答える必要はありません。
嘘はいけませんが、その会社を批判したり、気分を害すると判断されるような理由は言わない方が良いでしょう。

具体的には何を伝えるのがベスト?

もし選考辞退の理由に困った時は、次のような回答を参考にしてみましょう。

他社からの内定が出た
選考面接前ですので、具体的に志望している企業や、その企業が第一志望であるということは伝えていないと思われます。
そのような時は、他社からの内定が出たため、と断っても大丈夫です。

自分のやりたい仕事を改めて見直してみた
他社から内定をもらったという理由で断りづらい場合は、やりたい仕事とは違うことに気づいたという理由もよく使われます。
まだ選考があまり進んでいない状況であれば、企業研究や自己分析を深くつきつめた結果、志望と異なることに気づいた、ということであれば納得してもらえるでしょう。
ただし選考が進んで最終段階まで至っている場合には「今さら?」と思われてしまうかもしれませんので、注意してください。


こちらの記事もオススメ

当日に辞退したい場合は

当日は電話での連絡がマナー

もし当日になって選考を辞退しなければならなくなった時は、メールではなく直接電話にて連絡を行いましょう。
当日だとすでに担当者は会場入りしており、メールが見られない状況も考えられます。
そうでなくても、当日の選考辞退は直接電話にて連絡し、謝罪をするのがマナーです。

電話の例文

体調不良などで当日どうしても参加できなくなった場合には、次の例を参考に電話連絡をしてみると良いでしょう。

お忙しいところ失礼致します。
◯◯大学の山田花子と申します。本日行われる新卒採用選考の件でお電話させていただいたのですが、人事部の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか。

(担当かわる)

お世話になっております。
本日の新卒採用選考に参加予定の◯◯大学の◯◯と申します。

ただいま、お時間よろしいでしょうか。

大変申し訳ございません。
本日◯時より選考に伺う予定でしたが、今朝から体調不良で外出が困難になってしまいました。
そのため本日の選考を辞退させていただきたく連絡いたしました。

当日の辞退となってしまい、誠に申し訳ございません。

(本当に体調不良で、選考を続行したい場合)
もし可能であれば、後日選考を行っていただくことは可能でしょうか。
このようなお願いをするのは厚かましいのは承知しておりますが、私は御社を第一志望として就職活動をしており、何としても入社したいと希望しております。

ご迷惑をおかけいたしますが、ご検討いただければ幸いです。

何とぞよろしくお願い致します。

 
POINT
1)用件を伝えて、必ず担当者につないでもらう
2)自分が誰なのかを最初に伝える(○○大学の○○で、本日選考を受ける予定)
3)今日、選考に参加できない理由を伝える
4)改めて選考を受けさせてもらえないか、お願いをする(入社への熱意が大きいことをアピールする)

当日辞退はできるだけ避けよう

当日の選考辞退は、大きな迷惑をかけることになります。
体調不良や事故など偶発的な理由であれば仕方ありませんが、以前から辞退を検討しているのであれば、前もって選考辞退の連絡を行いましょう。
選考を辞退すること自体はあまり深刻にとられることはありませんが、当日のキャンセルは印象がとても悪くなります。

当日辞退する場合については、こちらの記事にて詳しく解説していますので、参考にしてくださいね。

面接当日キャンセルはNG?不快感を与えない断り電話・メールの例文

まとめ

選考辞退は内定辞退とは異なり内定が出ていない状況でのキャンセルとなりますが、できれば選考を受けておくことをおすすめします。
他に本命の企業があったとして、今後就活の結果がどうなるか分かりませんし、面接で話を聞くことで考え方がかわる場合もあります。
選択肢を減らさないためにも、一つでも多くの企業の選考試験を受けておくと良いでしょう。

もしスケジュールが合わないようであれば、辞退ではなく日程の再調整をお願いする方向で担当者に相談してみましょう。


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