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評価を下げない!就活面接の日程変更の方法【メール・電話の例文付】

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評価を下げない!就活面接の日程変更の方法【メール・電話の例文付】

就活をしていると、どうしても面接の日程を変更したいという場面もでてきますよね。
そんなとき、面接の日程は変更していいの?失礼にならない?もしかして不合格になっていまうかも・・・と様々な不安が頭をよぎります。

今回は面接が確定したけど、やっぱり日程を変更したい場合の不利にならない日程変更の方法・例文を解説しています。
メールひとつで不採用になりかねない面接の日程変更。しっかりとマナーを押さえましょう。

日程変更ってしてもいいの?


面接の日程が確定した後にどうしても都合が悪くなった場合、日程変更をすることは問題ありません。
企業側も、就活生は在学中の学生であることは承知していますし、他の企業にも就活を行っていることも理解しています。
したがって正当な理由であれば、日程変更を依頼しても就活に不利になることは考えにくいでしょう。

しかし、面接日程を先延ばしになることで、あなたよりも評価の高い学生がでてきてしまい、相対的に見て不合格になる、という可能性は考えられます。
そういったリスクもあるということは、認識しておいた方が良いかも知れません。

もちろん、理由によって”志望度が低い”と捉えられてしまうこともありますので、伝え方には十分注意をしましょう。

不利にならない!面接日程の変更方法

できるだけ早く連絡しよう

もし日程変更しなければいけないことが明確になったら、できるだけ早く企業に連絡をしましょう。
企業側としても複数の就活生に対して試験や面接の準備を進めていますので、日程変更が発生するのであればできるだけ早く知りたいと考えています。

基本はメールでOK

面接日までに1週間以上の余裕があるのであれば、基本はメール連絡でOKです。
また、面接日程の連絡が来た時点で参加が難しいことが分かっているのであれば、できるだけ早く返信して日程調整をお願いしましょう。

大企業で多くの就活生がその企業の採用試験を受けているのであれば、わざわざ電話する必要はないかもしれません。
逆にメールですむことをわざわざ電話することで手をわずらわせてしまうことにもなります。

一方で、中小企業の場合は、メールを送った後に日程変更をするお詫びの電話を入れてもよいでしょう。
ビジネス現場では、メールを送っただけでは相手に内容を伝えたことにはならず、相手に内容が伝わったことを確認する電話を行うことをルールにしている企業もあります。

今回の場合、もしメールを担当者が見ておらず、日程変更が受け付けられないまま面接が実施されていたら、無断で欠席してしまうことになります。
そのような事態に陥らないためにも
メールを送った後に

・日程変更のお願いがちゃんと伝わったかを確認
・日程変更をお願いするお詫び

を電話で行うとよいでしょう。
電話はメールを送った直後でなくても、翌日の業務が忙しくなさそうな時間にかけてもOKです。
(電話については次に紹介します)

直前の場合は電話を

面接の前日や当日に日程変更を依頼するのであれば、必ず電話にて担当者に連絡を行いましょう。
面接直前でメールのみで日程変更をお願いするのはマナー違反です。

前日や当日であれば、時間に構わずすぐに電話をするべきですが、2日以上前に電話をするのであれば、担当者がなるべく忙しくない(と思われる)時間に電話をしましょう。

電話をかける時間帯は、出勤直後、退勤間際、昼休憩の時間は避けましょう。
したがって、午前中であれば10時-11時、午後であれば14時-16時が、比較的担当者も対応しやすい時間帯と思われます。

また電話の際は、変更後の日程間違いなどがないように、手元にメモを用意しておきましょう。

例文


メールでの例文

件名:面接の日程変更のお願い | ◯◯大学 山田太郎

○○株式会社
人事部 新卒採用担当 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学科の、山田太郎と申します。

先日は、面接の日程をご案内いただき、誠にありがとうございます。
第一志望である貴社よりご連絡いただき、大変嬉しく思っています。

ただ、大変申し訳ございませんが、ご連絡いただきました日程(○月○日)に、午後より卒業のための論文発表会が行われることとなり、面接に伺うことが難しくなってしまいました。

そこで誠に大変恐縮ですが、
面接日程を再度調整いただくことは可能でしょうか。

私の方では、下記の日程の中でしたら調整が可能です。

○月○日○時〜
○月○日○時〜
○月○日○時〜
○月○日○時〜
○月○日○時〜

お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討いただければ幸いです。
以上、よろしくお願いいたします。

—————————-
○○大学○○学科

山田太郎

電話番号:000-0000-0000
メールアドレス:xxx@xxxx.xxx.xx
—————————-

 
メールで日程変更するときの注意点
①件名は「日程変更のお願い」「◯◯大学の〇〇(誰からのメールか)」が分かるように
②宛先は間違いがないように慎重に確認をする。担当者がわからない場合は「採用担当者様」
③理由は失礼がないものに(詳しくは以下で説明)
④担当者が調整しやすいよう、こちらの候補日を先に提示する

電話での例文

1.担当者につないでもらう

お世話になっております。
私、○○大学の、山田太郎と申しますが、面接の日程調整の件でお電話いたしました。
担当の○○様はお手すきでしょうか。

2.事情を説明する
お世話になっております。
○○大学◯◯学科の、山田太郎と申します。
先日は面接日程をご案内いただきまして、誠にありがとうございました。

大変申し訳ございません、実はご案内いただきました日程が、大学での大切な論文発表とかぶってしましました。
つきましては、面接日程を再度調整いただけないかお願いしたく、お電話いたしました。

私の都合で大変申し訳ございませんが、面接日程の調整をしていただくことは可能でしょうか。

3.日程調整
OKなら
ありがとうございます。
・お伺いできる日程は後ほどメールにてご連絡したほうがよろしいでしょうか?
・来週以降であれば、いつでも伺えます
・候補日は、◯月◯日◯時以降、◯月◯日◯時以降、◯月◯日◯時以降、ですとありがたいです

NGなら
ありがとうございます。承知いたしました。
それでは卒業発表のほうを何とか調整できないか、もう一度大学と相談した後、改めてご連絡差し上げます。

4.調整後の日程確認
ありがとうございます。それでは、○月○日○時にお伺いいたします。

5.お礼
本日はありがとうございました。
私の都合で、お手数をおかけして申し訳ございませんでいた。
それでは当日の面接でもよろしくお願いいたします。
失礼いたします。

 
電話で日程変更をするときの注意点
①担当者につないでもらい、直接伝える(伝言で終わらせない)
②最初に事情を説明する(失礼に当たらないもの)
③調整OKなら、先方に応じて候補日を伝える(なるべく選択肢は限定しない。企業が選びやすいように)
④日程ミスがないよう、最後に確認する

もし電話で日程調整NGと言われたからといって、すぐに試験を受けるのをあきらめてしまうのはもったいないです。
一旦時間を置いて、
・再度別の用事を調整できないか検討してみる
・この企業をあきらめる
のいずれにするか、再度よく考えてみましょう。

評価を下げるNGな日程変更って?

何度も日程変更を依頼する

就活生から企業側に日程変更を依頼するのは、1回までとしましょう。
何回も日程変更を依頼するのは、失礼にあたりますし、スケジュール管理ができないのかと疑われてしまいます。

したがって、日程変更を依頼するかどうかは、本当に変更が必要なのか、2回目の変更はできない、ということを頭に入れた上で決定しましょう。

メールアドレスがキラキラ

見落としがちなのが、メールで連絡する際のメールアドレスです。
メールアドレスは友達と使うプライベート用は避けた方が無難でしょう。

好きなキャラクターや言葉などを使った「キラキラ」なメールアドレスは、ビジネス用には不向きです。
名前や誕生日などのシンプルなメールアドレスのものを就活用に準備すると良いでしょう。
ドメインが学校名のものがあれば、それを使えば心配いりません。

▼就活用のメールアドレスの決め方はこちらの記事を参照ください。▼

【就活用メールアドレスの決め方マニュアル】

文字を装飾している

メール本文の装飾は不要です。
文字を太くしたり色をつけたりせず、簡潔な内容と適切な改行で読みやすい文章を作成します。

できればHTMLメールではなく、テキストメールで送信すると良いでしょう。
迷惑メール設定によってはHTMLメールが受信されない場合があるためです。

改行をしていない

本文を書く際には、適切な改行を入れましょう。
そのためには、一文の長さを100文字以内に収まるようにすると自然と改行ができるようになります。
改行がなく読みづらい文章は、それだけでマイナスに捉えられる可能性があります。

理由がNGな場合

日程調整を依頼する際の理由にも気をつけましょう。
日程調整は「やむを得なく」するものです。

・他の企業を優先したいから
・アルバイトがあるから

という理由では、「本当に我が社に入りたいのか?」と志望度を疑われてしまいます。


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まとめ

面接日程の都合がどうしてもあわない、という事態はどの就活生でも起こり得ることです。
日程調整依頼をしたら採用に不利なのでは?と考える必要はありません。

正しい理由があり、マナーに則った相談をすれば、企業側も無理を言うことはないでしょう。

日程変更依頼しなければいけない状況はいつ発生するかわかりませんので、どうするべきかあらかじめ対策を勉強しておきましょう。


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