就活中の電話で失敗しない!よくある失敗から学ぶ電話マナー

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就活中の電話で失敗しない!よくある失敗から学ぶ電話マナー

就活中、「企業から電話が来た時に受け答えで失敗したらどうしよう」と不安に思っている人はいませんか?
社会人との電話はあまり経験がないでしょうから、緊張してしまう就活生も多いことでしょう。
企業からの電話で失敗をしないために、正しい電話のかけ方と出方を学んでおきましょう。

電話の対応はどのくらい選考に影響するの?


就活中に限らず、感じの悪い電話には誰でもムッとしてしまいますよね。
ましてや、せっかくわざわざ電話をしたのに、電話に出た就活生が失礼な態度を取ったりしたら、かけた企業側が面白くないのは当然ではないでしょうか。
相手は就活生とのやりとりには慣れています。
ですからよほどのことがない限り、いきなり怒り出すことはないでしょう。

ただ、目に余るような非礼があれば話は別です。
相手は気を悪くして、その後の対応が冷たくなり、日程の調整に快く応じてくれなかったり、最悪の場合は内定を取り消されるような事態も無いとは言えません。
就活生は、電話での失敗がその後の選考に影響する可能性をしっかりと理解しておく必要があります。

ただしこれは裏を返せば、電話で気持ちのいい受け答えができれば、選考でプラスに働く可能性もあるということです。
他の就活生と差を付けるチャンスですから、ぜひともポイントをおさえておきましょう。

NG集!よくある電話の失敗例 

電話を受ける編

第一声で失敗!「もしもし」と出てしまう
「もしもし?」とか「はい?」という出方はあまり感じがよくありません。
そもそも「もしもし」という言葉は、電話交換手を介していた時代の「申します、申します」という呼びかけが略されたものと言われています。
そしてビジネスシーンでは、「省略=失礼」という暗黙のルールがあります。
ですから省略形である「もしもし」は、実はふさわしくないのです。

就活中の電話には、「はい、〇〇(苗字)です」と歯切れよく出るように心がけましょう。

番号登録で失敗!電話番号はこまめに登録しよう
電話が来る可能性のある企業や、一度でも電話を受けた企業については、必ず電話番号を登録しておきましょう。
かかってきた電話に、「誰?」という雰囲気で出てしまうと、相手が気を悪くすることがあります。
また人事の人に名刺を頂いた場合なども番号登録をお勧めします。
かけてきた相手を把握できているかどうかは雰囲気で相手に伝わるものです。
事前に準備をして電話を待っていた感触が伝われば、好印象につながるかもしれません。

着信拒否で失敗!非通知拒否は解除して
非通知や公衆電話からの着信を拒否設定にしている人もいるかもしれませんね。
ですが今はセキュリティや個人情報保護の関係で、番号を伏せてかけてくる企業も少なくありません。
就活中は必ず拒否設定を解除しておきましょう。

着信放置で失敗!知らない番号でも就活中は出よう
企業の担当者が携帯やIP電話からかけてくるパターンも考えられます。
就活中は知らない番号からの着信にも出るようにしておきましょう。

そして不在着信に気づいたら、できるだけ早く折り返しの電話をかけましょう。
「用があるならまたかけてくるだろう」と放置していると、せっかくのチャンスを棒に振る危険があります。

電話に出る場所で失敗!マナー違反は要注意
電車の中やバスの中で携帯が鳴り始めたらどうしますか?
他にも、静まり返った病院や図書館、あるいは逆に、相手の声が聞き取れないほど騒がしい場所にいる時に、企業から着信があったらどうすればいいのでしょう?
 
こうした場合、無理に出るのはNGです。
電話越しに気配を察した企業の担当者から常識を疑われてしまうかもしれません。
こういう時は、素早く留守電に切り替える、あるいはクイック返信機能を使って失礼のないメッセージを返すといいでしょう。

それが無理なら、とりあえず電話に出て現在の状況を相手に伝え、「のちほどこちらからかけ直します」と手短に通話を終わらせましょう。
そして落ち着いて話ができる状態になったら、かけ直して「先ほどは失礼いたしました」と謝れば大丈夫です。

電話の切り方で失敗!自分から切るのはNG!
「え、なんで?」と思った人もいるかもしれませんが、実はこれもNGです。
基本的に、電話はかけた側、あるいは目上の人が先に切るのがマナーです。

就活生の側から切っていいのは、会話が終わり、最後の挨拶をした後で、「どうやら相手はこちらが切るのを待っているらしい」という気配が感じられた時だけにしておきましょう。

電話をかける編


かける時間で失敗!相手に迷惑をかけない時間帯とは?
選考中の企業からの不在着信に気づいたら、慌ててしまうかもしれませんね。
けれども折り返し電話をする前に、ひとまず落ち着いて時計を見ましょう。

出勤直後や退勤直前、それにお昼休みや休憩中の電話は非常識と受け取られる危険があります。

用事があってこちらから電話をする場合も同じです。
営業時間内であることと、迷惑のかからない時間帯であること、この2点を確認してから電話をかけましょう。

切り出し方で失敗!いきなり本題に入るのはNG
相手が出た途端に「〇〇のことなんですけど…」と用件を切り出すのはNGです。
まず最初に「××大学の山田花子と申します」と、自分の素性を名乗りましょう。
その上で、「お忙しいところ失礼致します。××の件でお話があるのですが、今お時間よろしいでしょうか」などとワンクッション置いてから話し始めましょう。

聞き取れなくて失敗!必ずメモをとろう
かかってきた電話ならともかく、こちらからかける電話では必ずメモを取る準備をしておきましょう。
心配な点があれば、「確認のために復唱させていただきます」と再確認するようにしましょう。

相手の声が聞き取りにくい場合は、
「申し訳ありません、お電話が遠いようなのですが」
「すみません、電波の調子が悪いようで」
と、機器の不具合を理由にして、「もう一度お願いできますか」と丁寧に聞き返します。

間違っても、
「もう少し大きな声で話してください」とか
「すいません、聞こえません」など、相手を責めるような発言をしてはいけません。

敬語で失敗!言葉遣いには細心の注意を
社会人が相手の場合、言葉遣いには特に注意が必要です。
電話だとついつい、「うん、うん」「ちょっと待って」などのタメ口や、「了解です」「OKです」などのくだけた表現が出てしまいがちですが、どちらも社会人相手の電話では失礼に当たります。

また、反射的に「えっ?」とか「はい?」とか聞き返してしまうのもよくある失敗です。
うっかり普段のしゃべり方が出ないよう、最初から最後まで緊張感をもって対応してください。

しゃべり方で失敗!早口や小さな声はマイナスイメージに
緊張のあまり早口になる、あるいは威圧されて知らずしらず声が小さくなるというのもよくある失敗のひとつです。
ただでさえ電話を通すと声は聞き取りにくくなります。
そのあたりを意識して、ハキハキと歯切れよく話すように心がけましょう。

一度でも相手に聞き返されたら注意が必要です。
「失礼いたしました」と謝った上で、落ち着いてゆっくりと言い直しましょう。

緊張しすぎて失敗!事前に要点をまとめておこう
緊張しやすい人や、先方が思いがけない返答をしてきた時など、あせって頭の中が真っ白になってしまうことがあります。
これを防ぐには、あらかじめ紙に要点を書き出しておきましょう。
しどろもどろになってしまったら、用意しておいたメモを見て、心を落ち着け、体勢を立て直すことができるでしょう。

好印象な電話対応(自分からかける場合)

事前の準備

必ずメモを取る準備をし、落ち着いて話のできる騒音の無い場所から電話をかけます。
メモをせず、内容を忘れてしまったら大変ですし、確認のためもう一度掛け直すのも失礼です。
また、騒音のする場所での電話は自分が相手の声を聞き辛いだけでなく、相手もこちら側の声が聞き取りづらくなります。
どちらも最低限のマナーなので必ず守るようにしましょう。

電話中

相手が出たら、
「お世話になっております。××大学の山田花子と申します。
〇〇についてお伺いしたい件がありお電話したのですが、ご担当者様はお手すきでしょうか」
と挨拶して担当者に取り次いでもらいましょう。

担当者が出たらもう一度名前を名乗り、用件の概略を伝えた上で、
「少しだけお時間よろしいでしょうか」と相手の都合を確認して話し始めます。

電話の切り方

話が終わったら
「かしこまりました。
お忙しい中ご対応いただきありがとうございました。
では失礼いたします」
とお礼を述べてひと呼吸置きます。
数秒待っても相手が切らないようなら静かに通話を終了しましょう。

好印象な電話対応(企業からかかってきた場合)

着信が入ったら

できるだけ3コール以内に出るようにしましょう。
それ以上時間がかかった場合は「お待たせしました」の一言を付け加えます。

もしも電話ができる状況でなければ、場所を改めて先方の営業時間内に折り返し電話をするのがマナーです。
できれば電話に出るのが難しい場面では、あらかじめ留守録をセットしておくか、自動でアナウンスが流れるドライブモードなどにしておきましょう。

電話中

「はい、〇〇です」と出て、相手が名乗ったら「お世話になっております」などと挨拶をします。
要件は必ずメモを取り、念のために復唱して確認しましょう。

もしも先方の提示した日程などに不都合がある場合は、
「申し訳ありません。その日は学校の都合でどうしてもお伺いできないのですが、日程を調整していただくことは可能でしょうか」と丁寧にお願いしてみましょう。

電話の切り方

これは自分からかけた時と同じです。
お礼を述べたあと相手が切るのを待ち、切る気配が無ければひと呼吸置いて切りましょう。


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まとめ

就活中は、ESや履歴書に書いた電話番号に誰がいつどこから電話をかけてくるかわかりません。
とっさの場合でもきちんと対応ができるように対策をたてておきましょう。
よくある失敗例をおさらいしておくだけでもずいぶん違います。
あとはシミュレーションと練習を繰り返し、ハキハキとした気持ちの良い対応ができるようになりましょう。


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