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【就活】電話で折り返しする時の方法・マナー・例文を全て解説!

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【就活】電話で折り返しする時の方法・マナー・例文を全て解説!

就活中、企業からの着信履歴が残っていた!そんな時は早めに折り返しの電話をすることが大切です。
でも、「どうやって話したら良いのか?」「担当者の呼び出し方は?」と不安に思う就活生は多いかもしれません。

企業も学生に完璧なビジネスマナーを求めているわけではないかもしれませんが、できる限りビジネスマナーを身につけ、企業に失礼のない行動を心がけたいですよね。
今回は、企業へ電話のかけ方がわからない・・・という就活生に向け、着信が残っていた際の正しい折り返し方法を例文も交えて紹介します。

電話にでられなかった・・・これって大丈夫?


もし大学の講義中やバイト中に気が付いたとしても、慌てず落ち着いて話せるときに折り返しの連絡をすれば問題ありません。
就活中に企業からの電話にでられないことがあっても問題はありません。
普通に生活をしていれば、かかってきた電話にでられないことは当然あるからです。
とくに就活中は忙しくて電話がつながりにくいことは企業も承知しています。

また、電車に乗っている時に着信があったとしても、慌てて電話にでないようにしましょう。
電車内で電話を受けてしまうようなことがあると、一般常識を疑われてしまうかもしれません。

一番大事なことは、なるべく早く折り返しの連絡を入れることです。
基本は「当日に」を心がけてください。早い対応は好印象につながりますし、それだけその企業への連絡を優先にしていることが伝わります。

電話でのやりとりがスムーズだと、企業側も選考を進めやすく、その対応も評価対象になるでしょう。

折り返しの電話を翌日まで持ち越してしまうのは、企業にも迷惑であり、マイナス印象を与えかねません。
不在着信が2度続けばなおさらです。普段はスマホをあまり触らないという人も、就活中は着信がないかをまめにチェックしましょう。

折り返しをする前に


企業からの不在着信に気づいたら、早くに折り返し電話をすることは大切ですが、その前に気をつけなければならないマナーがあります。
急ぎで折り返すよりも、しっかり確認すべきことがあるということです。

留守電が残っていないか確認する

企業への折り返し電話の前に、留守電にメッセージが残されていないかを確認しましょう。
着信があればメッセージもある場合は考えられます。メッセージの内容によっては、折り返しの仕方も変わってきます。
もし、留守電が入っていたのに確認しないで連絡したら話が混乱してしまうかもしれません。

着信履歴にあせらずに、落ち着いて留守電を確認すれば、次に何をすれば良いかがしっかりわかります。
また、折り返しが不要という場合もありますから、その際はかけ直す必要はありません。

メールがきていないか確認する

企業が電話で伝えたかった内容がメールで送られている場合があるので、こちらも折り返す前にチェックしましょう。
留守電ではなく、メールやSNSに切り替えてメッセージを送る企業もあります。
そこでの見落としも、連絡ミスにつながります。

場合によっては、メールに折り返し不要とのメッセージが記されていたりすることもあります。
その際は、電話をかけてしまうと逆に迷惑になります。
そうでなければ、メールを確認した後に折り返し電話をかけましょう。

掛け直す時間帯に注意する

折り返し電話をするには、その時間帯にも注意が必要です。
不在着信に気づいて早めに連絡するのは大事ですが、始業と就業時間間際、お昼休み、営業時間外は電話は避けましょう。

これらの時間は業務が立て込んでいたり、担当者が席を外していたりして、そのタイミングでの電話は迷惑になることが多いです。
適切な時間の中で早くにかけるようにしましょう。

静かなところに移動する

折り返し電話は静かなところに移動してかけることも必要なマナーです。
周囲がうるさければ聞き逃しがあったり、話す内容に集中できなかったりします。電波の悪いところでの通話も同様です。

大切な話を「わからなかった」「聞いていなかった」となると、企業にも非常に迷惑がかかりますし、マイナス印象を持たれてしまう可能性も高いでしょう。
折り返し電話をする際は、その場所にも十分に配慮しましょう。

メモを取れるようにしておく

折り返しに限らず、企業に電話をする際にはメモや筆記用具は必ず手元に用意しておきましょう。
準備を忘れて、電話での通話中にメモを出すために「ちょっと待ってください」と言って、相手を待たせることのないようにしたいですね。

それに、折り返し電話の場合は、たいがい企業から伝えたい要件があるはずです。
聞いたことを頭で覚えて、後で忘れてしまうことがあっては、お互いに困ります。
再度電話をかけ直すことは企業にも迷惑ですし、マイナスもつながるかもしれません。

必ずメモを取れるようにし、一度でやり取りがしっかりと終わるようにしましょう。

折り返しの仕方

誰から着信があったかわかる場合

会社番号の場合は、電話口の人に担当者を呼び出してもらいましょう。

挨拶
「お忙しいところ恐れ入ります。私、△△大学の〇〇と申します」
電話での声の印象は大切です。明るくハキハキと話すよう心掛けましょう。

要件を伝える
「先ほど□□様からお電話をいただいたので、折り返しご連絡させていただきました」
折り返しで電話したと必ず伝えましょう。要件がわからなければ取り次いでもらえません。

取り次ぎの依頼をする
「恐れ入りますが、〇〇課の□□様をお願いできますでしょうか」
相手と同性の人がいる場合もあり、所属などは詳しく述べてください。

相手が出たら再度挨拶
相手「はい、お電話かわりました。〇〇課の□□です。」
「□□様、お忙しいところ恐れ入ります。先ほどお電話いただきました、△△大学の〇〇と申します」
電話をもらっていたことを伝えましょう。

お詫びと相手の都合を聞く
「先ほどはお電話をいただきましたが、すぐに出ることができず失礼いたしました。ただ今、お時間よろしいでしょうか。」
相手が良いと言ったら「ありがとうございます」と伝えましょう。

大事な要件を復唱する
相手「△月〇日の□時に当社ビル4Fロビーまでお越しください。」
「△月〇日の□時に御社の4Fロビーですね。かしこまりました。」
復唱と共にメモも忘れずに。

挨拶して電話を切る
「お忙しいところ、ありがとうございました。では、失礼いたします。」

もし担当者の携帯など、担当者に直通の連絡手段を持っている場合はまず最初に電話に出れなかったことを謝罪しましょう。
流れは以下のようになります。

挨拶
「お忙しいところ恐れ入ります。私、△△大学の〇〇と申します」

相手を確認
「△△社〇〇課の□□様のお電話でしょうか」

お詫びと相手の都合を聞く
「先ほどはお電話をいただきましたが、すぐに出ることができず失礼いたしました。ただ今、お時間よろしいでしょうか。」

これ以下は前項目で述べた流れと同じになります。

誰からかかってきたのかわからない場合

誰から電話がかかってきたかわからない場合は、電話口の人に、電話があったので折り返した旨を伝えましょう。

挨拶~要件~取り次ぎ依頼
「お忙しいところ恐れ入ります。私、△△大学の〇〇と申します。先ほどそちらからお電話いただきましたので、折り返しご連絡いたしました。ご担当の方は、いらっしゃいますでしょうか?」

たいがいはスムーズにつないでもらえますが、「ご用件は?」と聞かれた時は「採用に関することで」と伝えてください。

ビジネスの電話マナー

自分からかけたら自分から電話を切る

企業との電話において、相手が先に切るまで自分は切ってはいけないと思っている人は意外と多いです。
しかし、マナーとしては、「自分からかけたら自分から切る」と覚えておきましょう。

ただ、会話が終了してすぐに切ってしまうと、あまり良い印象は与えません。
最後に挨拶を終えた後、一呼吸おいてから切るようにしましょう。
ほんの少しの余韻を持たせて切ることが大事です。

折り返しが翌日になってしまったら

基本的には着信があった当日に折り返すように心がけたいですが、そうはいかないこともありますよね。
企業への折り返し電話が翌日になってしまったら、それ自体は仕方がないことですから、焦ったり慌てたりする必要はありません。
翌日の電話の際に、「折り返し連絡が大変遅くなり申し訳ございません」と謝罪を伝えましょう。

「とにかく当日に折り返さなくては」と思って不適切な時間に電話してしまうよりも、翌日に落ち着いてかけた方が悪い印象は与えません。


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まとめ

今回は、就活中に企業からの電話に折り返しする時の、確実に守るべきマナーについてお伝えしました。

電話を折り返す際のビジネスマナーにはいろいろありますが、最も肝心なことは「焦らない」「慌てない」ことです。
多少の緊張はあるでしょうが、不安ばかりが先行してはなかなかうまくはいきません。

そもそも企業は就活生を困らせようとして電話をかけてくるわけではないのです。
スムーズに喋れなくても、マナーをしっかり守ろうとしている就活生かどうかは、相手もおそらく理解してくれます。

自分で折り返し電話のシミュレーションを行ってマナーを体で覚え、そして誠実に対応することを心がけましょう。
たとえ一本の電話であっても、大事にする姿勢をしっかり伝えてくださいね。


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