【就活の正しい電話対応】恥をかかない基本マナー

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【就活の正しい電話対応】恥をかかない基本マナー

就活中、企業から電話がかかって来た時にうまく対応できる自信はありますか?
企業からの電話には、友人同士の電話とは違って、守るべきビジネスマナーが存在します。
電話対応に必要なマナーの基本をご紹介しますので、しっかり覚えて、いざという時焦らず対応できるようにしておきましょう。

電話マナーってどのくらい大切?


電話対応は面接の第一印象と同じくらい重要です。
あまりにも非常識な対応をしてしまうと、相手の心証を悪くして、最悪の場合は不採用になる危険もあるほどです。

チャットやメールでコミュニケーションを取ることに慣れている今の就活生は、全体的に電話を苦手とする傾向にあります。
でもだからこそ、好印象な電話対応ができる学生は意外な高評価を得られるかもしれません。

そして電話対応は入社後も求められるビジネスマナーの基本です。
今の内にしっかり電話のスキルを磨いて苦手意識を克服しておきましょう。

好印象な電話対応・マナー

電話に出る前の心がまえ

就活中はいつ誰がどこから電話をかけてくるかわかりません。
非通知の着信拒否設定を解除しておくのはもちろんのこと、筆記用具とスケジュール帳は常に持ち歩くようにしておきましょう。
そして電話をとると同時にメモをとる態勢になれるよう、必要なものは日頃からひとまとめにしておくことをおすすめします。

電話に出るまでのスピード感も大事なポイントです。
「三鈴は企業の恥」という表現があるように、かかってきた電話を3コール以上お待たせするのは、ビジネスシーンでは失礼とされているからです。

できるだけ3コール以内に電話に出て、「はい、〇〇です」とはっきり苗字を名乗りましょう。
もしも3コール以上かかってしまった場合は、「お待たせいたしました」とお詫びの言葉を添えるのがマナーです。
着信音によってはコール数を判断しにくい場合があるので、ノーマルなものに変えておいた方がいいかもしれません。

これらを踏まえた上で、実際に企業から携帯に電話がかかってきた場面を想定してみましょう。

まず、着信に気づいたら素早く周囲の状況を確かめます。
あまりに騒音がひどい場所や、電話に出るのがはばかられる場所にいる時は、急いで静かな場所に移動しながら電話をとりましょう。
もしもすぐに場所を変えられないようなら、いったん電話に出て現在の状況を手短かに説明し、「5分後に掛け直します」などと伝えて折り返すといいでしょう。

いずれも通話が始まると同時にメモをとれる状態が理想です。


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通話中

通話中に一番気を遣うのは敬語かもしれません。
相手は学生との電話に慣れているはずですから、多少敬語がおかしくても目をつぶってくれると思います。
ただ、度を越したタメ口や学生言葉を連発しては、マイナスイメージにつながるのは避けられません。
うっかり「なるほど」とか「はい、はい」などと軽いノリで相槌を打たないように、最初から最後まで緊張感を持って話しましょう。

先方が用件を話し始めたら、できるだけ細かくメモをとります。
また、場所、日時、持ち物などの重要な点については、念のために復唱して確認しましょう。

電話を切る時

相手が「以上です」「では、そういうことで」などと締めの言葉を口にしたら、「ご連絡ありがとうございました。では失礼いたします」とお礼を言って、相手が電話を切るのを待ちましょう。
しばらく待っても相手が切ってくれなければ、こちらから静かに通話を終了します。

こんな時はどうする?もしもの対処法

相手の声が聞き取りづらい

相手の声が小さい場合、「え、なんですか?聞こえません」などと率直に言ってしまうと相手が気を悪くする危険があります。
「申し訳ありません、少々お電話が遠いようなのですが」という遠回しな言い方を覚えておきましょう。

また、携帯端末に音量調節ボタンがあれば、通話中にこっそり操作して通話状態を改善できる可能性があります。
事前に自分の携帯電話の操作方法を確認しておきましょう。

企業からの電話に出られなかった場合

企業からの不在着信や留守電に気がついた時は、できるだけ早く折り返しの電話を入れるのがマナーです。

追加の留守電やメールが来ていないかをきちんと確認した上で、
「せっかくお電話をいただきましたのに、すぐに対応できず申し訳ありませんでした」と自分から電話を掛け直しましょう。

もちろん、休憩時間や営業時間外は避けなければいけません。
その上で、着信から24時間以内を目安として覚えておきましょう。

折り返すと言われた場合

たとえば電話の用件が選考の日程調整など複雑な話だった場合には、一度の電話では用件が片付かないことも考えられます。
「一度調べてまた折り返します」などと言われたら、「ではお手数ですがよろしくお願いします」と素直にお受けした方がいいでしょう。

その際、「本日は〇時~×時まで大学の講義がありまして、せっかくお電話をいただいても出られないかもしれません。
×時以降でしたら何時でも大丈夫です」といった具合に、都合の悪い時間帯があればあらかじめ伝えておくことで、次の電話がスムーズにつながるでしょう。

企業から連絡がこない場合

「また連絡します」と言われたきり電話が掛かってこなかったら不安になりますよね。
2、3日待っても電話が来ない場合は思い切ってこちらから掛けてみることも検討してみましょう。たとえば、

「その節はありがとうございました。
ところで、前回のお電話でお話ししていた〇〇の件ですが、その後の経過はいかがでしょうか」

など、相手を責めるニュアンスを含まないフレーズで、明るく柔らかく確認をすれば角が立ちません。

どうしても電話を掛けにくければ、メールを出すのもお勧めです。
ただし携帯へのショートメールは略式すぎるので控えましょう。


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まとめ

電話は相手の顔が見えない分、反応が予測できないので緊張するかもしれません。
けれども基本的な対応さえ覚えておけば、むやみに慌てずにすむはずです。
堂々と落ち着いて失礼の無い電話対応ができるように、様々なパターンを想定し、就活が本格化する前にシミュレーションしておくことをお勧めします。


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