就活で企業に電話OK・NGな時間はいつ?就活生の必須マナーを公開

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就活で企業に電話OK・NGな時間はいつ?就活生の必須マナーを公開

就活中で必ずある、企業との電話。
しかし、ビジネスシーンに慣れていなければ、「何時ならかけても大丈夫?」「避けるべき時間帯って?」という疑問が出てきますよね。

なるべく早い方が良いと考えて、相手の忙しい時間にかけてしまったりすると、迷惑がかかってしまったり、なかなか電話が繋がらず二度手間になってしまうかもしれません。
今回は、就活で企業に電話をかけるのに適した時間やNGな時間、その他の就活生が身につけるべき電話マナーについて詳しく解説します。

企業への電話OK/NGな時間は?


企業に電話をかける際は、社会人の忙しさを考慮して、業務が落ち着いている時間帯にかけることが大事です。
では具体的に「かけていい時間帯」「かけてはいけない時間帯」とはいつなのでしょうか?
ここでは、一般的な9時~18時に業務をしている企業を例に、時間帯別の状況を解説します。

電話をかけてはいけない時間帯

9:00以前(始業前)
朝、会社の業務の開始前に電話をかけても、基本的には誰も出ません。
目当ての相手も受付の人もいない可能性が高いですし、仮に早めに出社している人がいたとしても、
営業時間外にかけてしまうと迷惑になってしまうかもしれません。

9:00~10:00(始業して間もない時間帯)
始業して間もない時間帯は、朝礼・始業ミーティング・一日の業務準備と整理・メールチェックなどで企業はとても慌ただしくしているでしょう。
落ち着いて話がしにくい時間帯だといえます。

12:00~13:00(お昼休憩時)
お昼休憩時は昼食に出かけていることもあり、相手は掴まりにくいでしょう。何よりも休憩時間帯ですから、相手にも迷惑です。
また、午前中の業務が長引いて、相手が休憩に出るのが遅くなっている場合がありますから、13:30くらいまでは電話は避けた方がいいかもしれません。

16:00~18:00(終業前)
終業時刻が近づいてくるにつれ、その日の業務の仕上げにかかるため、忙しさが増してくる時間帯です。

18:00以降(終業後)
会社のその日の業務は終わり、すでに相手がいないことが考えられます。
また仮にいたとしても、業務時間外の電話は非常識な印象を与えてしまうかもしれません。

電話をかけてもいい時間帯

10:00~12:00
始業時の慌ただしさが一段落ついて、比較的落ち着いた時間帯です。
相手もつかまりやすいでしょう。

14:00~16:00
お昼休憩を終えて、業務も余裕のある時間帯です。
相手への負担も少なくて済む可能性が高いと考えられます。

その他の相手から指定されている時間帯
事前に相手から「〇〇時~〇〇時の間」と、かけてほしい時間帯を告げられている場合は、その時間が最も適しています。

電話をかける時の注意点


企業からの着信履歴があった時など、折り返し電話をかける際にも必要なマナーや注意点があります。
顔が見えない電話だからこそマナーを守り、相手に好印象を持ってもらいたいですよね。

折り返しのときは

折り返し電話をかける時には、以下のことに注意しましょう。

折り返し電話は当日中に
企業への折り返し電話は、「翌日にならないように」というのが原則です。
折り返しのタイミングが遅れることは、相手の業務が進まないことを意味しています。
なるべく迷惑にならないよう、折り返しは当日中にするよう心がけましょう。

また、状況によっては着信履歴にどうしても気づけないケースもあります。
ですから、着信を確認した時点で、できるだけ早く適したタイミングで折り返すようにしましょう。
早い対応は企業に対する優先度も感じさせられて、好印象につながります。

留守電が残っていないか確認する
着信履歴があった際には、留守電メッセージが入っている可能性もあります。
すぐさま折り返し電話をかける前に、メッセージがないかどうかを確認しましょう。

メッセージがある場合は、何か必要な用件があるはずです。
その要件を聞かずに折り返してしまうと、話がチグハグになってしまい、相手にも迷惑です。

メールがきていないか確認する
就活生に電話がつながらない場合は、留守電ではなくメールやSNSでメッセージを送るようになっている企業もあります。
そのためメールが来ていないかどうかの確認も必須です。

メールにも用件が入っていれば確認し、基本は折り返し電話をかけるようにしましょう。
ただメール内に、「メールでの返信を希望」と書かれていたり、「折り返し・返信不要」とあったりする場合は、必ずしも電話はかける必要はありません。

静かなところに移動する

企業への電話の際には、しずかなところに移動してかけるのは当然のマナーです。
周囲がうるさければ会話が聞きい取りづらいですし、大事な用件を聞き逃すことも十分にあり得ます。

また、相手にも不快な思いをさせやすいですし、うるさい場所から書けてくることへの常識も疑われます。

メモを取れるようにしておく

企業での電話のやりとりでは、たいがい大事な連絡事項がありますから、必ずメモを取れるように準備しておきましょう。
電話中にメモやペンを探し出すようなことは避けてください。

「頭で覚えていれば大丈夫」というのは当てになりません。些細なことを忘れてしまったがために、相手への迷惑になる可能性は十分に考えられます。
また、忘れてしまったことを再度電話で聞き直すことも失礼です。

面接日時や場所のことなど、間違いがないように必ずメモをとってください。

電話のかけ方


企業への電話をかける際には、以下の流れに沿って話を進めましょう。

電話口の方に挨拶&名乗る
「お忙しいところ、恐れ入ります。私、□□大学の△△と申します。」

担当者に取り次いでもらう
≪担当者がわかる場合≫
「先ほど、□□様からお電話をいただいたので、折り返させていただきました。恐れ入りますが、〇〇課の□□様をお願いできますでしょうか。」

≪担当者がわからない場合≫
「先ほどそちらからお電話いただきましたので、折り返しご連絡いたしました。ご担当の方は、いらっしゃいますでしょうか?」

担当者に変わったら改めて挨拶&名乗る
「□□様、お忙しいところ、恐れいります。先ほど、お電話をいただきました、□□大学の△△と申します。」

用件について話す
「△月〇日の□時に御社ビルの3Fですね。かしこまりました。」
 ※必ずメモをとる

最後に挨拶
「お忙しいところ、ありがとうございました。では、失礼いたします。」

電話で使える!できる就活生の言葉遣い


就活生に必要なビジネスマナーとしての正しい言葉遣いの例を紹介します。
当たり前のように使っていて実はNGのものあるかもしれませんので、ぜひ確認してみてください。

だれ
どなた

わたし
わたくし

今日(きょう)
本日(ほんじつ)

明日(あした)
明日(みょうにち・あす)

ちょっと
少々

あとで
のちほど

よければ
よろしければ

ありません
ございません

わかりました
承知いたしました

了解です
かしこまりました

〇〇さんいますか?
○○さんはお手すきでしょうか。いらっしゃいますでしょうか

これらの言葉遣いを電話口でするには、暗記しただけではおそらく不十分でしょう。
幾度か声に出して練習することをおすすめします。


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まとめ

今回は、就活で企業に電話をかける時間と電話での必須マナーについてお伝えしました。
就活中に企業に電話をかける場合、「営業時間ならいつでも」というわけではないのですね。

そして他にも電話をかける上での数々のマナーがありますが、その対応が良ければ、企業はきっとあなたに好印象を持ってくれるでしょう。

就活がさらにスムーズに進むように、正しいマナーをしっかりと身に付けてくださいね。


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