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成績証明書は封筒に入れる?入れない?提出時・郵送時のマナー

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成績証明書は封筒に入れる?入れない?提出時・郵送時のマナー

この記事は2018年5月に公開されたものをリライトしたものです

面接が進んでいくと、成績証明書の提出を求められることがあります。
そんなとき、どう渡せばよいのか、封筒にいれるべきなのか疑問を持つ就活生も多いですよね。
今回は、そんな疑問点の多い成績証明書の取り扱い方について、詳しく解説していきます。

成績証明書の提出を求められたら


面接に初めて行く時、または最終面接のときなどタイミングは企業により様々ですが、成績証明書の提出を求めてくる企業は多いです。
もし提出を求められたら、まずは大学のホームページか就活相談課(キャリアセンター)にいくなどして、発行方法を調べましょう。

ほとんどの場合、窓口での申し込みか、自動証明書発行機で自分で発行するパターンが多いでしょう。
発行には数百円〜千円程度の手数料がかかります。また、証明書発行機は稼働時間が限られているため、それも大学のホームページなどで確認しておきましょう。

発行まで時間がかかる場合もあるため、提出を求められたらすぐに準備をしておくと良いですね。

成績証明書の提出マナー

すでに封筒に入れられている場合

窓口などで取り寄せた場合、すでに封筒に入れられており「開封厳禁」や「開封無効」との印字されていることがあります。
この場合は、開封をしてはいけません。

●手渡しで提出する場合
面接会場などに直接持って行く場合は、封筒のままクリアファイルなどに入れ、封筒が折れ曲がらないようにしてカバンにいれましょう。
提出の際はクリアファイルから出し、担当者の方に字が向くようにして両手で渡します。

●郵送する場合
送付状(添え状)と厳封された成績証明書の2点をクリアファイルに入れ、クリアファイルごと封筒にいれましょう。
成績証明書のみを郵送する場合は封筒に以下の図ように「成績証明書在中」と書きます。
その他に一緒に送る書類がある場合は、「応募書類在中」など状況に応じて文言を変えましょう。

添え状についての詳細はこちら

就活での送付状(添え状)の書き方・マナー・例文

発行機で印刷したもの

自動発行機で印刷されたものは、A4サイズ、またはB5サイズのものがほとんどです。
封筒が発行機に備え付けられている場合もありますが、ない場合は自分で封筒を用意しましょう。

●手渡しで提出する場合
成績証明書が折り曲がらないようにファイルにいれ、そのまま封筒にいれ封をします。
封筒は白または茶で、無地のものを選びましょう。学校指定のものがあればそちらを用いても問題ありません。
封筒には大学名・氏名に加え、「成績証明書在中」と書くのがマナーです。
渡す際は封筒のまま、文字が相手に向くようにして両手で渡しましょう。

●郵送する場合
送付状と成績証明書の2点をクリアファイルに入れ、クリアファイルごと封筒にいれましょう。
封筒の書き方は先ほどと同様です。

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その他の押さえるべきマナー

コピーはNG

成績証明書は、原本を提出するのがマナーです。
コピーを提出するのは避けましょう。

最新のものを提出しよう

成績が最新のものに更新されていないものを提出した場合、再提出求められる場合もあります。
二度手間になってしまうため、面倒だからと一気に何十通も発行してしまうのは避けた方がよいかもしれません。
履歴書もそうですが、提出する場合は最新のものを提出するようにしましょう。

間に合わない場合

発行までに数日かかる場合など、面接日や提出期限に間に合わない場合もありますよね。
そんな時は、間に合わないことがわかった時点で連絡を入れるのが丁寧です。

その際は、 ①提出が間に合わない旨とそのことへの謝罪、②いつまでに用意できるかの2点を企業側に伝えましょう。
その後の対応方法については、企業の判断に従いましょう。
連絡方法は電話が無難です。

例文

お世話になっております。○○大学の××と申します。
採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか。

(電話を変わる)

お世話になっております。○○大学の××と申します。
先日は内々定のご連絡ありがとうございました。
大変申し訳ございませんが、提出書類である「修了見込み証明書」と「成績証明書」が、大学側の都合により6月以降の発行となってしまい提出期日に間に合わないため、発行出来次第の郵送とさせていただきたく、ご連絡させていただきました。

(相手から了承の言葉)

ありがとうございます。お手数おかけいたします。
それでは失礼いたします。

まとめ

いかがでしたか。成績証明書の封筒の書き方や提出時のマナーについて紹介してきました。
提出方法だけで合否を大きく左右するということがないかもしれませんが、しっかりとマナーを守れていることで好印象に繋がることは大いに考えられます。
今回のポイントを押さえて、できる就活生を目指しましょう!


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