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【就活用メールアドレスの決め方マニュアル】

【就活用メールアドレスの決め方マニュアル】

就活中のメールアドレスってプライベートと分けた方がいいのか悩みますよね。
新しく作り直すにしても、どこでどんなメールアドレスを作ればいいのでしょうか?

今回は、就活用メールアドレスを作るときの注意点、ドメインの選び方、メールアドレスを変更した場合の対応方法と例文、就活終了後の管理方法など、就活におけるメールアドレスの扱い方について徹底的に解説していきます。

就活で使うべきメールアドレス

プライベートとは分けるべき?

企業からの連絡はメールを使って行われることが多く、特に参考資料のデータが送られてきたり、エントリーシートをデータで送るように指定する会社も多いです。
もし個人用のメールアドレスを持っていないのであれば準備するべきですし、すでに持っている場合でも就活に適したメールアドレスか確認しましょう。

注意点1:毎日簡単にチェックできるメールか?
メールアドレスを持っていても普段チェックしていないメールアドレスでは、重要なメールが来た時に見逃してしまう可能性があります。
可能であればスマートフォンでいつでも確認できるメールアドレスを利用しましょう

注意点2:迷惑メールや雑多なメールがたくさん届いていないか?
迷惑メールやメルマガなど一日に何十通とメールが届くようなアドレスだと、企業からのメールアドレスを見落としてしまう可能性があります。
企業からのメールはどのようなメールアドレスで送信されてくるか分かりません。
誤って迷惑メールと間違えてスルーしたり削除したりしてしまわないよう、就活専用のメールアドレスを用意しておくと安心です。

注意点3:受信容量が大きいメールアドレスか?
就活の際、企業から参考資料などの電子ファイルが添付されて送信されてくる可能性があります。
携帯メールアドレスなどの場合、添付ファイルのサイズが大きすぎると受信できない危険がありますので、注意しましょう。
またファイルの操作がしやすいよう、PCでも閲覧できるメールアドレスだと便利です。

注意点4:プライベートな会話を頻繁に行うアカウントではないか?
友人や恋人などとプライベートな会話を行うようなアカウントを、就活用にするのはおすすめできません。
間違ってプライベートな会話が盛りだくさんのメールを、企業担当者に送ってしまう危険性があるからです。
そのようなリスクを避けるためにも、就活用のメールアドレスを用意しておいたほうが無難でしょう。

どこの会社のアドレスを使うべき?

就活用のメールアドレスを用意するのであれば、
大学のメールアドレス
Gメール
のどちらかがおすすめです。

大学のメールアドレス
大学が学生ごとに用意しているメールアドレスですので、企業側から見て信用度が高いです。
ただしスマートフォンで閲覧できない場合は使用をおすすめしません。
また卒業後にメールアドレスを使用できなくなりますので、就活専用と割り切らなければなりません。
データのバックアップをとったり、就活中に知り合った人との連絡は別のメールアドレスで行う必要があります。

Gメール
Googleが無料で提供しているGメールはiphoneとandroidどちらのスマホでも簡単に閲覧できるので便利です。
またGoogleカレンダーやメモ機能も使用でき、スマートフォンで登録した内容をパソコンで確認したりできるため、就活を効率よくこなすための便利なツールとなるでしょう。

アドレスを作る際の注意点

あたらしくメールアドレスを作る際に気をつけなければならないポイントがあります。
①長すぎないこと
メールアドレスを手書きで書くケースもでてきますので、あまり長すぎるアドレスはおすすめしません。
受け取る側も手で打ち込む際にミスが生じやすくなります。

②意味のない文字列で構成しない
アルファベットや数字をランダムに並べたもの、もしくは自分以外には理解できないような文字の羅列もさけましょう。
こちらも見る側が覚えにくく、入力が大変で打ち間違いを引き起こしやすくなります。

③非常識な言葉や恋人の名前、プライベートすぎる単語を使わない
見る相手が不快に感じるような単語や、恋人やペットの名前、ウケ狙いの名前はつけないようにしましょう。
就活に使うメールアドレスですので、相手企業の担当者に見られることを考えて名前をつけます。

④売り込みやアピールするような名前も避ける
採用担当者が見ているからといって、採用をアピールするような名前もNGです。
※zettai-goukaku@xxxxxx.com など

⑤可能であればフルネームで
yamada.tarou@xxxxx.comなどフルネームで登録が可能であればこれを利用しましょう。
ただしGメールだと名前被りが多くフルネームではアドレスを取得できないことが多いため、「フルネーム+数字」「フルネーム+大学名」など工夫してみましょう。

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就活中のメールアドレスの取り扱い方

メールドレスを変更する場合

もし何らかの理由でメールアドレスを変更しなければならなくなった時は、企業担当者に連絡をします。
古いメールアドレスがまだ使えるのであれば、そのアドレスで新しいメールアドレスに変更したことを伝えます。
古いメールアドレスがすでに使えないのであれば、新しいメールアドレスでメールアドレスを変更したことを伝えるメールを送信し、その後、担当者に電話でその旨を伝えるとよいでしょう。
また念のためいつでも連絡が取れる電話番号も載せておきましょう。もしどちらのメールアドレスが使えない場合にも連絡をとってもらうことが可能になります。

■ポイント
・古いメールアドレスと新しいメールアドレスの両方を記載する
・古いメールアドレスはいつまで読めるのか?
・新しいメールアドレスはいつから読めるのか?
・連絡が取れる電話番号

<例文>

件名:メールアドレス変更のご連絡(◯◯大学 山田)

本文:

◯◯株式会社
人事部
新卒採用担当者様

いつもお世話になっております。
◯◯大学◯◯部◯◯学科の山田太郎と申します。

このたび、メールアドレスを変更することになりましたのでご連絡させていただきました。

以前のメールアドレスは◯月◯日まで利用可能で、翌日0時からは新しいメールアドレスに変更となります。

詳細は以下のとおりです。
・変更前メールアドレス … aaa@xxxx.com
・変更後メールアドレス … bbb@yyyy.com
・携帯電話番号 … 080-xxxx-xxxx

ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
以上、何卒よろしくお願いいたします。

===============================================

◯◯大学◯◯部◯◯学科
山田 太郎(やまだ たろう)

住所:
電話番号(自宅):
電話番号(携帯):

===============================================

書類に間違ったアドレスを書いてしまったら?

もし提出した書類に記載したメールアドレスを間違えてしまったら、まずは電話で採用担当者にその旨を伝えます。
もしつながらなかった場合はもちろん、連絡がとれた場合でも、確認の意味でお詫びと訂正メールを送りましょう。

<例文>

件名:(書類名)に記入したメールアドレスの訂正

本文:
◯◯株式会社
人事部
新卒採用担当者様

本日開催された(イベント名)に参加させていただいた、
◯◯大学◯◯部◯◯学科の山田 太郎です。

イベントの際、提出した用紙に記入したメールアドレスに間違いがございました。

お手数をおかけして大変申し訳ございませんが、ご確認と訂正をお願いいたします。

正しいメールアドレスは【bbb@yyyy.com】となります。

お忙しい中、ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。
今後、このようなことがないよう十分注意いたしますので、何卒よろしくお願いいたします。

※以下署名

企業側のアドレス登録の注意点

メールを利用する際にはアドレス帳を作成しますが、相手企業のメールアドレスを登録する際には十分注意してください。
メールソフトによっては、アドレス帳に登録してある名前が、送信先にも表示されるケースがあります。
ニックネームなどで登録するのはもちろんNGですが、必ず敬称をつけておくことを心がけましょう。
(例 ◯◯株式会社 採用担当 ◯◯様)

メールを送る際の注意点

差出人の名前をチェック

メールを送る前に設定しておきたいのが、差出人。
差出人の名前は、相手が受け取った時に就活生だと分かるようにしておくと便利です。
採用担当の社員は、就活生からのメール以外にも仕事のメールをたくさん受信しています。
その中で、就活生からのメールだと分かるように差出人の名前が設定されていると見落としや混乱を回避できます。

◯◯大学 山田太郎

などと差出人を設定しておくと受信した相手はわかりやすいですね。

ただしこのように差出人名を設定しているのであれば、就活目的以外に使用する際には注意しないと、匿名で送信しているつもりが相手に個人情報が伝わってしまいますので、注意しましょう。

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署名を忘れていないかチェック

メールの最後に署名を入れておくことも忘れないで下さい。
差出人はどこの誰で、メール以外での連絡手段(住所や電話)を明記しておくことで、いつでも企業側から連絡がとれる状況にしておきましょう。
Gメールなど多くのメールソフトでは、事前に署名を登録しておくと新規にメールを作る際に自動的に署名を挿入してくれる機能がありますので、これを活用しましょう。

敬語を間違っていないかチェック

メールを書く際には、「てにをは」はもちろんのこと、敬語を間違って使っていないか注意しましょう。
尊敬語と謙譲語を間違って使ったり、過剰に尊敬語を繰り返して使ってしまうことは、あなた自身の常識を疑われてしまいます。

就活が終わった後は・・・

就活が終わっても、内定をもらって入社するまではメールアドレスは残しておきましょう。
入社するまではこのメールアドレスを使って、事前研修や入社に当たっての必要な連絡が送られてくる可能性があるからです。

まとめ

メールアドレスは就活中に相手企業とのコミュニケーションをとるための大事な手段です。
相手に失礼になることがないよう注意し、また確実にメールのやり取りがおこなえるように準備・設定しておきましょう。


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