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一次・二次・最終面接の日程メールの返信・例文・マナー

一次・二次・最終面接の日程メールの返信・例文・マナー

この記事は2018年1月に公開されたものをリライトしたものです

就活中では、メールで企業と面接日程を調整するシーンも出てきますよね。
そんな時にマナーを守れていなければ、せっかく合格の連絡をもらったのに、マイナスな印象を与えてしまうかもしれません。

今回は面接の日程調整メールの書き方・返信方法・例文から、メールでやりとりする際のマナーを解説していきます。

メールが合否に関係する!?

企業にエントリーした後、ほぼ必ず企業とのメールでのやり取りがあります。
このメール、ただの日程調整のメールと思って手を抜いていませんか?
人事の方はメールのやり取りからも、学生の常識や人柄を見ています。
すごくメールが丁寧だからと、それだけで内定がもらえることはほぼないと考えていいですが、プラスの印象になったり、あまりにもメールが雑だと、それで落とされてしまう可能性もあるので気をつけましょう。

指定された面接日はできる限り調整しよう

今後の人生を大きく左右する就職活動。

再調整をして面接が先延ばしになることで、ライバルが増えてしまう可能性もあります。
さらに、そもそも採用数自体が少ない企業や最終面接間近の場合は、他候補者で採用を決定してしまい、面接をする前にお見送りなんて可能性もゼロではありません。
せっかくのチャンスを逃さないためにも、指定された日時についてはできる限り調整をするのがおすすめです。

面接日程を調整するメールの基本

本文は宛名→名乗る→本文→締めの文章→署名の順で構成する

ビジネスメールにはお決まりの流れがあります。その流れに沿って文章を構成しましょう。
まずは、宛名を書き、次いで挨拶、本文、締めの文章、署名とメールの最初と書き進めます。
詳細はこちらの例文をチェック。

シンプルな文章に

タイトルや文面は、端的にわかりやすくすることを心がけましょう。
長いメールは相手の時間を余計に奪ってしまいますし、用件だけをまとめてシンプルにすることがビジネスメールでのマナーです。

早速例文をチェック


では、具体的に、どのようにメールを書けばいいのでしょうか。
例文をみていきましょう。

指定の日程に参加できる場合

例文①
タイトル:Re:二次面接のご案内
→企業からきたタイトルのままでOK。Reも消さずに残しておきましょう。
本文:
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
→まずは宛名を書きます。会社名は正式名称を調べましょう。
受信したメールの署名欄に書いてあることが多いので、確認してみてください。


いつもお世話になっております。
kicho大学 法学部3年 田中花子です。
→お決まりの挨拶をします。

このたびは、次回の面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
それでは、ご指示いただきました下記の日程に、貴社にお伺いします。
日時:1月16日(水)13:00〜
場所:貴社渋谷オフィス
→しっかりと日時を確認したことをアピールするため、日時と場所を改めて記載しましょう。

このたびは、お忙しい中、貴重なお時間をいただき、ありがとうございます。
当日は、何卒よろしくお願いいたします。
→締めの文章を書きます。
ーーーーーーーーーーーーーーー
田中 花子 (hanako tanaka)
kicho大学 法学部3年
Email:◯◯◯◯@◯◯.co.jp
TEL:XXX-9999-1111
ーーーーーーーーーーーーーーー
→メールの一番最後には必ず署名を入れましょう。
 自分の大学名、氏名、電話番号(日中連絡が取れる番号)は必須です。

指定の日程に参加できない場合

この場合は、指定の日程に参加できないことに加え、参加可能な日時を提示することがスムーズなやり取りのコツです。

例文②
タイトル:Re:二次面接のご案内
本文:
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。
kicho大学 法学部3年 田中花子です。

このたびは、次回の面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ぜひ次回の面接に参加させていただければと思っております。

ご連絡いただきました日程ですが、その日は別件があり参加することが難しい状況です。
お手数ですが、下記の日程の中から、再度日程のご調整をいただけないでしょうか。

・1月15日(月)10:00開始〜14:00終了迄
・1月17日(水)13:00開始〜16:00終了迄
・1月18日(木)終日可能
→特に指定がなければ、今日を含め2営業日以降の日程で複数・幅広い日時を提示しましょう。
 日時の間違えを防ぐため、曜日まで記入するのがおすすめです。
 参加可能な開始時間〜終了時間までを記入することでよりスムーズに日程を調整することができます。
 1日中調整可能な場合は、「終日」と書きましょう。


こちらの都合で大変申し訳ありませんが、ご検討くださいますよう何卒よろしくお願い申しあげます。
ーーーーーーーーーーーーーーー
田中 花子 (hanako tanaka)
kicho大学 法学部3年
Email:◯◯◯◯@◯◯.co.jp
TEL:XXX-9999-1111
ーーーーーーーーーーーーーーー

こちら側が希望の日程を提出する場合

候補日を挙げて欲しいと言われた場合は、以下のようなメールを返信しましょう。

例文③
タイトル:Re:二次面接のご案内
本文:
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。
kicho大学 法学部3年 田中花子です。

このたびは、次回の面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
面接の日程についてですが、下記の日程でお伺いすることができます。

・1月15日(月)10:00開始〜14:00終了迄
・1月17日(水)13:00開始〜16:00終了迄
・1月18日(木)終日可能
→先ほど伝えたように、2営業日以降で複数・幅広く日時を挙げます。
 参加可能な開始時間〜終了時間までを記入することでよりスムーズに日程を調整することができます。


上記の日程で調整して頂ければ幸いです。
もし、ご調整が難しい場合は、再度日程を提示いたしますので、ご連絡いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーーーーー
田中 花子 (hanako tanaka)
kicho大学 法学部3年
Email:◯◯◯◯@◯◯.co.jp
TEL:XXX-9999-1111
ーーーーーーーーーーーーーーー

メールでやりとりをするときのマナーや注意点

メールの内容が書ければいいだけでなく、メールを送るときのマナーにも注意しましょう。

返信するタイミング

メールはできるだけ早く返信しましょう。遅くても、企業からメールが来てから24時間以内には返信するのがマナーです。

必ず引用返信しよう

メールに返信すると、先方からのメールの内容が「引用」されて、本文の下に残ります。
この引用は消さずに、そのまま返信しましょう。
社会人は1日に何百通ものメールを処理することがあります。
一度返信したメールは消去することもあるため、これまでのメールのやり取りがすぐに見返せるように、引用返信で連絡をするのがマナーです。

誤字・脱字や敬語には注意を!

メールを送信する前には、必ずもう一度読み直しましょう。
誤字・脱字や敬語が正しく使えていないと、印象が悪くなってしまいます。

日程の変更理由はどう伝えるべき?

例文のように、「別件があり」という表現で問題はありません。その他には、「大学での外せない講義があるため」という伝え方も良いでしょう。

避けるべき理由はアルバイトの予定。責任感が強いからこそ休めないという気持ちもわかりますが、「アルバイトと就職、どちらが大切なの?」と疑問に思われ、心証を損なう可能性があります。

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やりがちなNG表現って?

「とりあえず」

例えば、すぐに予定が確認できない時など、確認するのに少し待って欲しい時もありますよね。
しかしメールは24時間以内に返信しないといけないし・・・そんな時は、「メールは読みましたが、調整をするのに少し時間が欲しい」という旨を返信するのがマナーです。

「予定を調整するので、明日改めてご連絡いたします。とりあえず、メールを拝受いたしました。」という表現は砕けすぎで、ビジネスにおいては不適切です。

こんな時は「取り急ぎ」という表現を用いましょう。
「予定を調整するので、明日改めてご連絡いたします。取り急ぎ、拝受のご連絡とさせていただきます。」

「了解しました」

普段よく使う「了解」という言葉は、目上の人に使うのは失礼と考える人もいます。
「かしこまりました」や「承知しました」という表現を使うのが無難です。

「大丈夫です」

「その日程で大丈夫です」などの表現をしていませんか?
可否を伝える手段として用いがちな「大丈夫」という言葉ですが、ビジネスで使用する場合は、「その日程で伺うことが可能です。」などの表現が適切です。

「御社」

意外とやりがちなのがメールで「御社」と打ってしまうこと。「御社」は話し言葉で、書き言葉にすると「貴社」になります。
ESなどにおいても使うことが多い言葉なので、しっかりと違いを確認しておきましょう。

「よろしかったでしょうか?」

「よろしかったでしょうか?」は、言いがちな間違った敬語です。
「〜かった」は過去形ですよね?
確認をする場合は「よろしいでしょうか?」「よろしいですか?」と現在形にするのが正しいです。

まとめ

就活中は面接日程の調整など、企業とメールでやり取りすることが意外と多いです。
今回お伝えしたメールのマナーは、就活だけでなく社会に出てからも使います。
今のうちに正しいメール方法をマスターして、他の就活生から一歩リードしましょう。


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