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内定者懇親会を欠席するリスクと不快感を与えない断り方

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内定者懇親会を欠席するリスクと不快感を与えない断り方

内定をもらった後、内定式よりも前か後かは企業により様々ですが、内定者懇親会がある企業がほとんどです。
しかし、授業やアルバイト、前々から企画していた旅行の日程とかぶってしまっていたり、特に理由もなく欠席したい。という方もいるのではないでしょうか。
今回は内定者懇親会とは欠席しても良いのか、欠席する場合の正しい断り方について紹介していきます。

内定者懇親会は欠席しても問題ない、でも

内定者懇親会の参加は義務ではありません。
あくまでも懇親会ですので、参加できる人が参加すればよい会です。
どうしても外せない用事があるのであれば欠席しても問題ないでしょう。

また欠席することで内定が取り消されるのではないか?という心配も不要です。
一度出した内定を企業側から一方的に取り消すことはできませんし、入社後の配属先に影響することもないと考えて良いでしょう。

しかし、できる限り内定者懇親会には参加しておくことをおすすめします。

入社直後というのは、これまでの大学生活と大きく環境が変化します。
生活空間も、周囲にいる人間も、一日のスケジュールも、何もかもが激変するため、様々なストレスを抱えることになるのが一般的です。
そのようなとき、近くに頼りになる仲間がいると安心できますよね。
内定者懇親会は、新生活に向けての助走として、一緒に新社会人としての苦難をともにするであろう仲間との交流を図ることができる絶好の機会です。

人見知りな性格の場合、新しい人と触れ合う機会にでかけていくことは勇気がいることかもしれませんが、同期だからこそ分かる悩みや疑問・不安を共有できることは、いざ苦しくなったときにあなたをきっと助けてくれるでしょう。
また内定者懇親会では、上司や先輩社員も同席しますので、彼らとも事前に打ち解けておくことで、新生活への不安を少しでも減らすことができるでしょう。

あまり考えたくないことかもしれませんが、入社直後というのは新入社員が退職しやすい期間でもあります。
多くの場合、環境に馴染めなかったり、周囲に相談できずに苦しくなってリタイアしてしまうようです。

楽しく前向きに新生活を迎えるためにも、同期となる仲間との交流の機会を大切に活用してみることをおすすめします。

とはいえ、どうしても欠席しなければならない、もしくは参加したくないのであれば、欠席の連絡方法には十分注意しましょう。
「気が乗らないから」という理由であっても正直にそれを伝えてはいけません。
担当者が気分を害さないような、不快感を与えない断り方をしましょう。

不快感を与えない断り方

丁寧な態度を心がける

実際に断りの連絡をする際には、丁寧な態度を心がけましょう。
また参加できなくて残念であることも伝えると良いでしょう。

「せっかくの機会なのに、参加できなくて残念」
という気持ちを伝えるように心がけてください。

できるだけ早めに伝えよう

断りの連絡を入れるのは、できるだけ早めにしましょう。
内定者懇親会は大きな会場で行われることもありますので、直前で人数が変更になるのは迷惑になります。

またドタキャンよりも、あらかじめ決まっていた都合のために参加を断るほうが理解してもらいやすでしょう。
そうであれば早めに連絡しないと「わかっていたのなら、なぜもっと早く連絡してこないのか?」と思われてしまいます。

欠席メールの例文・書く時のポイント

内定者懇親会の連絡は期日的に余裕を持って案内されることが多いため、早めに連絡するのであればメールで問題ありません。
担当者も多忙であるため、わざわざ電話するまでもないことについては、あまり手をわずらわせることがないよう配慮することも必要でしょう。
ただし開催日が直前に迫っている場合には、電話にて直接連絡して断りと謝罪の気持ちを伝えましょう。

例文

件名:Re:内定者懇親会のご案内【株式会社●●】
返信の場合は、タイトルはもらったメールそのままで問題ありません。
 タイトルの頭に「Re:」という表記がつきますが、これはもらったメールに対する返信であることを表すため、消さなくて大丈夫です。
 新規にメールを立ち上げる場合は「内定者懇親会の欠席連絡:●●大学 氏名」などとわかりやすい件名にしましょう。

本文:
株式会社〇〇 人事部 〇〇様
メール本文の最初は、宛先を書きます。・・・(1)

平素よりお世話になっております。
〇〇大学◯◯学部の山田花子です。
「お世話になっております」というお決まりの挨拶をします。・・・(2)

◯月◯日の内定者懇親会のご連絡ありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、当日は学業の都合によりどうしても参加することができません。
せっかく機会をご提供いただいたにも関わらず、お断りすることとなり心苦しく思います。
もしまた別の機会がございましたら、ぜひ参加したいと考えております。
欠席連絡の場合、長文を書く必要はありません。
懇親会に参加できないこととそれに対する謝罪の気持ちが伝われば十分です。・・・(3)


何とぞ、よろしくお願いいたします。
=====================
〇〇大学〇〇学部
山田 花子(yamada hanako)
〒XXX-XXXX
東京都渋谷区渋谷1-1-1
TEL:090-1234-5678
=====================
最後は署名を忘れずにいれましょう。・・・(4)

書く時のポイント

欠席メールを書く際には以下のポイントに注意して作成を行います。
まだ学生とはいえ、もうすぐ社会人になる立場ですので、ビジネスメールの基本を押さえて作成を行いましょう。

(1)宛先
 どこの会社のどこの部の誰宛なのかを最初に明記することで、万が一宛先を間違えてもそれを先方に気づいてもらうことができます。
 宛先で一番注意しなければいけないのは、誤字です。
相手の名前を間違えることは一番の失礼にあたりますので、十分に確認してください。
担当者名がわからない場合は、「採用担当者様」としておきましょう。
 
(2)文頭の書き方
 手紙の場合は時候の挨拶などを書きますが、メールの場合は不要です。
 シンプルに挨拶と、どの件に関するメールなのかを書きましょう
 
(3)本文
本文はシンプルに、欠席する旨とその理由、謝罪の気持ちを伝えましょう。
理由についてはこちら

(4)署名
 ビジネスメールの場合は、最後に必ず署名を入れましょう。
署名を入れておくことで、誰からのメールなのか、あなたと連絡を取りたい時にはどうすればよいかを確実に伝えることができます。

 ・大学名/学部/学科
 ・氏名
 ・メールアドレス
  ・携帯電話番号
を入れておけば問題ないですが、抵抗がなければ住所を書いても良いでしょう。 

 メールソフトにはメール作成時に自動で署名を挿入してくれる機能がありますので、就活専用のメールアドレスにはメール作成時に自動的に就活用の署名が設定されるようにしておくと便利でしょう。

返信時の注意点

●すぐに返信をする
 基本はメールはすぐに返信するのがマナーです。
 みなさんが友達の集まりで幹事をする際にも、早めに参加者が確定したほうが助かりますよね。
 出欠確認の報告はすぐに返信しましょう。
もしすぐに予定がわからない場合でも、「予定を調整し、またご連絡いたします」という旨の返信をしておき、そこからおそくとも1週間以内には出欠の連絡をすると良いでしょう。

●断りの理由について
懇親会を断る理由はできれば書いたほうが良いですが、具体的に書く必要はありません。
嘘を書いてはいけませんが、具体的に内容を書きすぎると、「そんな理由で欠席するの?」と思われてしまう危険もあり、かえって心象が悪くなることも考えられます。
具体的な理由を書けない場合は、単に「当日は都合が悪い」とシンプルに書くことをおすすめします。

例)
・学業の都合により
・就職準備にあたり実家に戻っている

直前でキャンセルをしたいときは電話で

一度出席の連絡をしたのにも関わらず、前日や当日になってやはりキャンセルをしたいという場合は、できるだけ早く伝えるということを優先的に考え、”電話”での連絡を入れましょう。

例文

電話口の人
はい。●●株式会社です。

あなた
お世話になっております。●●大学の山田花子と申します。

電話口の人
お世話になっております。

あなた
本日(明日)の内定者懇親会についてなのですが、担当者様におつなぎいただけますでしょうか。

電話口の人
はい。少々お待ちくださいませ。

ーー電話かわるーー

担当者
お電話変わりました。担当の●●です。

あなた
お世話になっております。●●大学の山田花子と申します。本日(明日)の内定者懇親会なのですが、急で大変申し訳ありませんが、欠席をさせていただけますでしょうか。

担当者
かしこまりました。それではキャンセルで承ります。

あなた
ありがとうございます。当日のご連絡となり申し訳ございません。また次回開催の際はぜひ参加をしたいと考えておりますので、よろしくお願いいたします。

理由を聞かれたら

直前のキャンセルの場合、心配から理由を聞かれるかもしれません。
その場合は、嘘はつかずに正直に伝えましょう。

例)
・体調が悪くなってしまった
・学業の都合でどうしても参加が難しくなってしまった
・家庭の事情でどうしても都合がつかない

まとめ

内定者懇親会はこれから同期としてともに働く仲間や上司・先輩社員と初めて交流できる機会となるでしょう。
山あり谷ありの新社会人生活を乗り切る上で、仲の良い同期がいることはとても心強い武器となります。
意見交換や情報収集をする上でも、同期と親しくなっておくと何かと役に立ちます。

何よりこれからの社会人生活に向けて、いよいよこれから社会人になるんだという心構えができる場になりますので、できる限り参加することをおすすめします。

可能であれば参加することをおすすめしますが、どうしても参加できない事情もあります。
その時はメールにて失礼のないお断りできるように準備しておきましょう。


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