面接当日キャンセルはNG？不快感を与えない断り電話・メールの例文

急な体調不良や、スケジュールミスで他の企業との選考と被ってしまったり・・・面接の当日になってキャンセルをしたいときはどうするべきなのでしょうか。

社会人の準備期間でもある就活。しっかりとマナーを身につけましょう。

キャンセルするその前に！面接当日のキャンセルが与える影響って？

面接官は忙しい合間を縫ってあなたとの時間を作っていますし、当日に向けて仕事を調整したり、準備を進めているはずです。

当日いきなりのキャンセルとなれば、理由がどうであれ企業に迷惑がかかる行為であることは認識しておきましょう。

また、志望意欲が低いというイメージも与えてしまいますし、一度キャンセルをしてしまうと再調整ができないというリスクもあります。

本当にキャンセルをして大丈夫なのか、今一度考えてみましょう。

それでも辞退する場合は、必ず事前に連絡を！

志望度が高くない企業でも、必ず面接をキャンセルすることが確定した時点ですぐに連絡をしましょう。

できるだけ早くすることが社会人としての最低限のマナーです。

一番あってはならないのは、連絡なしの無断キャンセル。
もし逆の立場だったら・・・裏切られた気持ちになるでしょうし、そんな人と一緒に仕事をしたいとは思わないはず。

社会に出てから一緒に仕事をする可能性も十分ありますし、どこで人事同士が繋がっているかもわかりません。

一度の気の緩みで今後長い社会人生活にマイナスな影響を与えないよう、できるだけ誠意ある対応を心がけましょう。

辞退連絡の方法はどうしたらいいの？

誰に連絡する？

基本的には普段日程調整などのやりとりをしている採用担当者宛に連絡をしましょう。

面接官の名前がわかる場合は、その方に直接連絡しても問題ありません。

誰宛かがわからない場合は、電話をかけ、「本日の面接のキャンセルの連絡なのですが、ご担当の方をお願いできますでしょうか」と伝えれば適切な相手につないでくれます。

就職支援サービスなどを利用している場合は、担当のアドバイザーに連絡をして判断を仰ぐことがおすすめです。

電話とメールどっち？

「気まずい」「怒られたらどうしよう」などの思いから、メールで連絡をしたいという気持ちもあるかもしれませんが、面接当日のキャンセルとなれば電話を選びましょう。

企業の担当者は常にメールを見ているとは限りませんし、電話の方がよりスピーディに対応できますよね。

またメールよりも誠意や丁寧さを伝えることができることからも、電話を選ぶことがおすすめです。

電話をかける時の心得

先ほどもお伝えしましたが、面接を当日にキャンセルすることは、企業側に大きな迷惑がかかります。
そのため、敬語はもちろん、細かなビジネスマナーにも注意をして電話をかけましょう。

低姿勢で、自分の言葉で申し訳ないという気持ちを伝えることが大切です。

電話をかける時間・場所にも注意しよう

かける時間は営業時間内にしましょう。

もし前日夜の営業時間外に辞退することが確定した場合は、その時点でメールを入れておき、朝一で電話をかけることがおすすめです。

その際送るメールには、「明日お電話でも改めてお伝えさせていただきます」と一言入れるだけでも、好印象になりますよ。

また、電話をかける場所は、周りが静かなところ、電波のいいところでかけましょう。周りの騒音でやりとりが妨げられないように配慮が必要です。

歩きながら電話していることは電話口の相手にも伝わってしまうため、立ち止まってゆっくりと話せるところでかけましょう。

電話が繋がらなかった場合は伝言を依頼の上、メールをする

電話をかけても担当者に繋がらなかった場合は、電話口の方に伝言を依頼し、追ってメールでの連絡をしましょう。

例)「恐れ入りますが、メールをお送りするのでご確認いただけるようご伝言をお願いできますでしょうか。」

メールの文面には、メールで連絡を入れることに対して断りの旨を入れると、より丁寧な印象になります。

シーン別でチェック！電話で辞退連絡の例文

メールでの辞退連絡の例文

電話が繋がらなかった場合は、メールで連絡をいれておきましょう。
そのときの例文を紹介します。

面接の日程調整のメールは、こちらの記事からチェック

一次・二次・最終面接の日程メールの返信・例文・マナー

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回は面接当日にキャンセルをしたい場合を例にあげましたが、そもそも当日のキャンセルは、できるだけ避けたいもの。

万が一キャンセルをすることになった場合は、できるだけしっかりとお詫びの言葉を伝えるなど、丁寧な対応を心がけましょう。

また、事前に辞退が決まっている場合は早めの連絡をし、極力企業へ迷惑のかからないように気をつけられると良いですね。