【テンプレあり】就活で送付状(添え状)は必要?書き方と注意すべきマナーを解説

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【テンプレあり】就活で送付状(添え状)は必要?書き方と注意すべきマナーを解説

 この記事は2018年3月に公開した記事を一部リライトしたものです。

就活やインターンなどで、履歴書やESを郵送するときにそのまま書類だけで送るのはマナー違反になってしまいます。
今回はそんなときに同封する、送付状(添え状)の書き方や提出マナーを解説します。
テンプレートも用意したので、作成時の参考にしてくださいね。

送付状(添え状)をつける目的


就活の際、応募書類やエントリーシートを企業に郵送しますよね。この際に応募書類と同封するのが「送付状」です。送付状は「添え状」「カバーレター」とも呼ばれ、以下の目的で作成・同封します。

どのような書類が何通同封されているかを確認するため
誰から誰に宛てた書類なのか名前を明確にするため
どのような目的の書類かを明確にするため

つまり、書類に不備不足がないかの確認や、間違った相手に書類が渡ってしまうことを防止するために送付状を同封するのです。就職後も取引先や顧客に書類を郵送する場合に必要となる作法ですので、これを機にしっかりと知識を身につけておきましょう。

送付状(添え状)は絶対必要?

基本的なマナーとして必要

添え状には、郵送物を受け取った人がいちいち中身を確認しなくても、どの部署の誰宛ての郵送物かをひと目で判断できるようにという配慮の意味があります。企業側の手間を省くためにも、企業に書類を送る時は添え状を付けるのが基本的なマナーです。

また添え状を付けることによって、きちんとした印象を与えることもできるため、就活中の郵送物にはできるだけ添え状を付けた方が良いでしょう。

ただし、企業が資源ゴミの削減などを理由に「添え状は不要です」と指示してくることがあります。この場合は素直に指示に従い、添え状ははぶきましょう。代わりに、封筒に「応募書類在中」「履歴書在中」などと朱書きして、採用担当者宛ての郵送物だとわかるようにしておくといいでしょう。

送付状(添え状)を付けないと選考に落ちる?

添え状はつけるのがマナーですが、もし忘れてしまった場合でも、添え状を付けたか付けていないかで、選考に大きな影響はありません。
むしろ、付け忘れたからと言って後から添え状だけを送ったり、要件以外のことをこまごまと書き込んだ添え状を付けたりする方が、選考ではマイナスになると思われます。

パソコンと手書きならどちらがおすすめ?


どちらかと言うと、添え状はパソコンで作成するのが主流です。そして、決まったフォーマットを使ったシンプルな添え状が好まれます。なぜなら、添え状の目的は、あくまでも送付物本体の概要を伝えることであり、あまり手間暇をかけて作成するものではないと一般に考えられているからです。

ただし手書きの添え状がNGかと言えば、決してそんなことはありません。

パソコンで作成する場合は横書き、手書きなら縦書きと言われていますから、その点さえ気をつければ手書きでも大丈夫です。パソコンにせよ手書きにせよ、誤字脱字には十分に気を配り、規定の書式をきちんと守りましょう。


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PCで送付状(添え状)を書く場合

2018年3月6日
●●株式会社 人事部採用課 御中
○○大学○○学部 山田花子
東京都渋谷区1-1-1
TEL:090-1234-5678
MAIL:abcdefj@gmail.com

選考応募書類の送付につきまして
拝啓
貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度、貴社の新卒採用に応募させて頂きたく、下記の応募書類をお送り致します。
ぜひ一度ご確認いただき、面接の機会を頂けますと幸いです。
何卒、宜しくお願い申し上げます。

敬具


・エントリーシート1枚
・履歴書1枚

以上

PCでの送付状(添え状)の書き方

送付状の目的でお伝えしたように、送付状はあくまでも宛先や同封されてる書類の枚数や概要を把握できればOK。そのため、手書きで時間をかける必要はありませんし、テンプレート通りのものを引用して問題ありません。企業担当者も送付状の内容や書き方などをじっくりと確認したり、その内容までじっくり読むことはほぼありません。

余裕がある時に自分なりの送付状のテンプレートをWordなどで作っておき、必要に応じて作り変えるのがおすすめです。複製して利用する場合は、宛先などを前の社名のままにすることがないよう、十分に注意しましょう。簡潔に内容を伝えること敬称や頭語・結語、時候の挨拶、尊敬語の使い方を間違えないといった点にも注意が必要です。

PCで送付状(添え状)を書く際のポイント

①日付
まず、向かって右上に作成日あるいは投函日を書きます。
作成日を記入する場合は、投函日とあまり日付が離れないように気をつけてください。また、ESや履歴書の添え状として使う場合は、西暦・和暦をESや履歴書と統一した方が好ましいでしょう。

②宛名
1行下げて、向かって左側に届け先の会社名や部署を略さず正確に書きます。
敬称は、人事部や総務など組織に宛てて出す時は「御中」、担当者個人に出す時は「様」と使い分けましょう。

③自分の名前と連絡先
また1行下げて、向かって右側に自分の連絡先を書きます。
学校名と所属学部、氏名、住所、携帯番号とE-mailアドレスを、それぞれ改行して右寄せに書きましょう。

④件名・タイトル
2行ほど下げて、中央に少し大きめのフォントサイズでタイトルを書きます。

「応募書類送付の件」
「履歴書の送付につきまして」

など、郵送物の中身がひと目でわかる内容にしましょう。

⑤書き出し
書き出しは「拝啓」です。「前略」は失礼に当たるので使ってはいけません。
1マス空けるか改行して、以下のような挨拶文を入れます。

「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
「貴社におかれましてはますますご盛栄のこととお慶び申し上げます」

個人的なやりとりではなくビジネスレターなので、「新緑の候」「猛暑の候」といった時候の挨拶はあまり使いません。

⑥本文
続いて、郵送物の郵送目的を数行で簡潔に記します。

この度、貴社の新卒採用に応募させて頂きたく、下記応募書類をお送り致します。
ぜひ一度ご検討いただき、面接の機会を賜れば幸いに存じます。
何卒、よろしくお願いいたします

といった表現が一般的です。最後は右寄せで「敬具」としめくくりましょう。

注意点として、本文はたいてい、軽く流し読みされてしまう部分です。重要な伝達事項がある時は、本文には入れず、「追記」として欄外に書いた方が、読む人の目に留まるでしょう。

⑦同封書類について
改行して、中央に「記」と書いたら、また改行して郵送物の内容と数量を記します。以下のように箇条書きで書きましょう。

・履歴書 1通
・エントリーシート 1通

配置は左寄せでも中央でもかまいません。全体のバランスを見て決めればいいでしょう。
最後に改行して向かって右寄せで「以上」と記せば、添え状のできあがりです。

手書きで送付状(添え状)を書く場合

手書きでの送付状(添え状)の書き方

送付状はパソコンで作成したほうが楽だと言っても、パソコンが苦手な人や、様々な理由からパソコンでは作成できない人もいますよね。
その場合の手書きでの送付状の書き方を紹介します。まず押さえるのは、以下のポイント3つです。

①用紙は無地の白い便箋(縦書き)を使用する
罫線は入っていても入っていなくても大丈夫ですが、入っていた方がバランスよく文字が書きやすいです。
②黒のボールペンを使用する
シャープペンシルや、文字の消えるペンは使わないようにしましょう。
③書き損じた場合は新しい紙に書き直す
修正液や訂正印は見栄えが悪く、志望度も低く見られがちです。面倒でも新しい紙に書き直しましょう。

手書きで送付状(添え状)を書く際のポイント


(1)頭語・結語
頭語(拝啓)は1行目の一番上から書き始めます。
その後ろに一文字程度のスペースを開けて時候の挨拶を書きましょう。
結語(敬具)は本文の最後の行に一緒に書きます。
便箋の一番下に一文字程度スペースを開けたところに書きましょう。
最後の行にどうしても収まらないようであれば次の行の下に書いても大丈夫です。

(2)本文
段落の始めに、必ず一文字分スペースを開けましょう。
内容は、簡潔に応募書類を送付することを記入します。
自己PRや志望動機などを書く必要はありません。

(3)日付
本文の最後の行の次の行に書類を送付する日付を書きます。
位置は行の一番上に書きます。
書く際は、漢数字と和暦を使用しましょう。

(4)差出人
日付の次の行には差出人(自分の名前)を書きます。
この際、一番下に一文字分スペースが空くように、下寄りに名前を書きましょう。
大学名は名前の前に一文字分スペースを空けて書きます。

(5)宛名
宛名を書く際は「会社名」「部署名」「担当者名」を1行にまとめましょう。
「会社名」「部署名」「担当者名」の間は一文字程度空いている方が見やすいです。
会社名が長くてどうしても収まらない場合は、「会社名」に1行、「部署名」と「担当者名」に1行。のようにまとめるといいでしょう。

送付状(添え状)は郵送・FAXの時に送付する


送付状は企業に書類(履歴書・エントリーシートなど)を「郵送」または「FAX」する場合に書類の枚数に関わらず同封します。
そのため、書類を直接会社に持参する場合や、メールで添付送信する場合は必要ありません。

▼メールで送付するときのマナーや例文はこちらの記事をチェック

エントリーシートを添付するメールの書き方・例文・送り方を解説

送付状(添え状)を送付する際の注意点

郵送の場合
封筒に入れる際には、上から

・送付状
・応募書類、エントリーシート
・補足資料/添付資料(あれば)

の順に重ね、クリアファイルにいれてから封筒に入れましょう。送付状が一番上にくるようにし、記書きで書いた順番に重ねるのがマナーです。

FAXの場合
最近は少なくなってきていますが、FAXで履歴書などを送る場合は送付状を作成します。FAXは送受信の状況で送った書類が届かないトラブルが起きやすく、送付状にて何通の書類が送られてくるのかをしっかりと相手に伝える必要があります。

ちなみにFAXを送る場合には送付状とは別に送信票も送るケースもあります。送信票は最低限の情報だけ記せばよく、挨拶文なども不要です。

・書類送信日
・宛名
・差出人名
・送信する書類の概要と枚数

が記入してあれば問題ありません。FAXで送信する場合は

・送信票
・送付状
・応募書類、エントリーシート
・補足資料/添付資料(あれば)

の順に送信するとよいでしょう。

もし同封し忘れてしまったら?

送付状を同封し忘れたからといって、採用に影響する可能性は低いでしょう。
かえって相手の手間を増やすことになってしまうため、わざわざ先方の担当者にその旨を報告する必要はありません。

しかし、やはりマナーを守れている方が好印象に繋がるのは事実です。
送り忘れがないよう、書類を封筒に入れる際には内容の確認をしっかりと行うようにしましょう。

時間の余裕がないと送り忘れが多くなりますので、できれば余裕をもって準備を行うことでミスを減らしましょう。


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封筒の書き方

封筒のサイズは、書類と合わせてA4サイズのものを用意しましょう。
色は白地で無地のものが無難です。
A4の書類を折り曲げて、小さいサイズの封筒で送ることは避けましょう。

宛名は手書きで縦書き

送付状はPCでもOKですが、封筒の宛名書きは手書きが一般的です。
丁寧に心を込めて手書きすることをおすすめします。
手書きの場合、バランスが取りづらいため横書きにしたくなりますが、正式な書類の場合は縦書きにするのがマナーです。

赤字で〇〇在中

宛名の左下に赤字で「成績証明書在中」「選考応募書類在中」と書いておくと、封筒を受け取った相手に確実に気づいてもらえます。

切手

A4サイズの封筒の場合、50g以下の重さであれば120円の切手が必要です。
もし重さに不安があるのであれば、郵便局窓口で手続きをして送ってもらうと安心です。

差出人

封筒の裏には差出人の住所と名前を明記して、万が一の場合には確実に返送されてくるようにしておきましょう。

まとめ

送付状はビジネマナーとして必要なものですが、同封しなくても合否には関係ありませんが、逆に言えば凝りすぎても効果はありません。
その分の時間があるのであれば、面接の練習や企業研究、大学の勉強、アルバイトの時間などに割り当てましょう。
物事を効率よく進めることも社会人には必要なスキルとなります。
「簡潔」で「ビジネスマナーが守られた」送付状を作れるよう頑張りましょう!


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