就活中にESなどの書類を郵送するよう指示された時、封筒の選び方や郵送の仕方でとまどってしまう就活生もいるのではないでしょうか。
どんなに素晴らしいESが書けても、郵送マナーが悪ければ、相手にマイナスイメージを与えてしまうかもしれません。
今回は、就活における書類の郵送方法や、封筒の選び方・書き方、守るべきマナーについて解説します。就活で書類を郵送する前にチェックしてみてください。
就活書類を送る際の封筒の選び方
サイズに注目
封筒を選ぶ際には、まずサイズを確認しましょう。封筒は、A4の書類が折らずに入る「角二号」の封筒がおすすめです。書類を折り曲げて、小さいサイズの封筒で送ることはマナー違反になりかねないので、提出書類の大きさに合わせた封筒を選ぶようにしましょう。
色に注目
就活中に書類を送る際の封筒は、白で無地のものが無難です。書類提出と聞くと、茶色の封筒が思い浮かぶかもしれませんが、ビジネスの世界では茶色の封筒は「事務手続き」をする場合に使うもの、白色の封筒は「社外との正式なやりとり」の際に使うものとされているからです。
中身が透けないかに注目
サイズ・色ともにぴったりの封筒を見つけたら、最後に中身が透けないように内側を加工してあるものであるかを確認しましょう。就活の書類は特に、記載する情報が自分の個人情報である場合も多いので、中身が見えない封筒を選ぶことは重要です。
就活書類を送る際に適した封筒は、郵便局・100円ショップ・コンビニ・東急ハンズ・ロフトなどで購入可能です。また、アマゾンでも取り扱いがあるので、ネットで手軽に買いたい人は利用してみてくださいね。
封筒の書き方
封筒の書き方①：表面
・宛名
送付状はPCでもOKですが、封筒の宛名書きは手書きが一般的です。丁寧に心を込めて手書きすることをおすすめします。手書きの場合、バランスが取りづらいため横書きにしたくなりますが、正式な書類の場合は縦書きにするのがマナーなので、注意してください。
また、宛名が個人の場合は「様」を、企業や部署に向けて送る場合は「御中」を宛名の下につけるようにしましょう。
・住所
宛名の横には送り先の住所を記載しますが、その際の住所は省略しないように気をつけましょう。特に番地は、普段の生活の中では「2-3-11」などと書くことも多いですが、きちんと「2丁目3番地11号」書くようにしましょう。
・赤字で〇〇在中
宛名の左下に赤字で「成績証明書在中」「選考応募書類在中」と書いておくと、封筒を受け取った相手に確実に気づいてもらえます。普段の郵便ではなかなか書く機会がないですが、就活中に書類を提出する際には注意するようにしましょう。
封筒の書き方②：裏面
・差出人
封筒の裏には、差出人の住所と名前を明記して、万が一の場合には確実に返送されてくるようにしておきましょう。自分の情報を書く際には、大学名や所属学科名まで書いておくと丁寧でなお良いでしょう。
封筒に入れるもの
郵送前に、封筒に入れるべきものをチェックしましょう。
ES/履歴書などの提出書類
提出すべき書類を封筒に入れることは言うまでもありませんが、急いで書類を準備していると入れ忘れてしまう危険性も大いにあります。自分が提出すべき書類がきちんと封筒に入っているかは、封を閉じる前にしっかりと確認しましょう。
添え状
添え状とは、どのような書類が同封されているのかや、誰から誰に当てた書類なのかを明確にするために同封する書類のことを指します。同封することは絶対条件ではありませんが、マナーとして入れておくことがおすすめです。
クリアファイル
意外と忘れがちなのが、クリアファイルです。添え状を入れて、必要書類を入れて、さあ完成！ではなく、書類をクリアファイルに入れてから送るのが書類提出の際に気をつけたいマナーです。キャラクター物などは控え、無地透明のクリアファイルを使います。
書類をクリアファイルに入れることによって、配達中の書類の折れ曲がりや濡れ・汚れを防ぐことができるますよ。自分が大切に作成した書類を、綺麗なまま先方に届けることができるよう、一手間を惜しまないようにしましょう。
ポストに入れる前に確認！郵送方法・マナー
書類の入れ方
応募書類はきちんと揃えてクリアファイルに入れましょう。
クリップやホッチキスで留めてしまうと、相手が事務処理上面倒に感じることがあります。
入れる順番は、以下の通りです。
②履歴書など、顔写真の貼ってある書類
③その他の書類
相手が封を開けた時に、見やすい順序と向きにまとめておくのがマナーです。
書類提出期限
「〇月×日必着」と指定されている場合は、その日には必ず応募書類が先方に届いていなければなりません。あまりギリギリに投函すると、思わぬ天候不良や郵便事故で、期限に間に合わないことも考えられます。
また、早めに先方に届いた方が、志望意欲の高さをアピールできるかもしれません。あらゆる意味で、くれぐれも十分に余裕をもって発送するようにしましょう。
郵送方法
基本的には普通郵便で郵送すれば大丈夫です。わざわざ書留や簡易書留を指定しても、それが高評価につながる可能性は低いと考えられます。
しかし、万が一期限ギリギリの発送になってしまったら、念のため速達にした方が安心なので、その点は期限を考えながら判断してくださいね。
切手
A4サイズの封筒の場合、50g以下の重さであれば120円の切手が必要です。もし重さに不安があるのであれば、郵便局窓口で手続きをして送ってもらうと安心です。
投函場所
提出期限までに十分な余裕があれば、ポストやコンビニで投函してもかまいません。ただ、注意しておきたいのは、コンビニやポストの中には、1日の回収回数が極端に少ないものもあることです。投函する時には、自分が利用する場所の回収時間を確認しておきましょう。
また、切手料金に不安がある場合は、必ず郵便局の窓口を通しましょう。地域で一番大きな「本局」と呼ばれる郵便局であれば、土日や夜間でも対応していることが多いので、日中忙しい人は利用するといいでしょう。
まとめ
せっかく作成した応募書類が、期限までに届かなかったり、受け取った相手に不快感を与えたりしたのでは、今までの苦労も水の泡です。
書類をしっかり評価してもらうためにも、封筒や添え状は心をこめて丁寧に準備しましょう。そしてくれぐれも早めの発送を心がけてくださいね。
