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【就活】各書類の郵送マニュアル｜封筒の選び方〜送り方まで一挙解説
就活中にESなどの書類を郵送するよう指示された時、郵送の仕方でとまどってしまう就活生もいるのではないでしょうか。
どんなに素晴らしいESが書けても、郵送マナーが悪ければ、相手にマイナスイメージを与えてしまうかもしれません。
今回は、就活における書類の郵送方法や、封筒の書き方、守るべきマナーなどについて詳しく解説します！
目次
まずは、郵送時に必要なものをチェックしよう
応募書類を郵送するには、最低限、封筒、切手、添え状が必要です。
また、折りたたまずに送った方がきちんとした印象になるので、書類と同じ大きさの、無地で透明なクリアファイルも用意しておきましょう。
封筒はどうすればいい？
封筒の選び方
就活中の郵送物は、できるだけ折りたたまずに送るのがマナーです。
ですから、たとえば書類がA4サイズであれば、A4の用紙がそのまま入る角２サイズの封筒を使いましょう。
また、あまりにも安っぽい封筒は見た目がよくありません。
中身が透けるような薄い封筒、あるいは事務的な印象の茶封筒は避け、厚めの白い封筒を選ぶようにしましょう。
ちなみに、あらかじめ郵便番号の枠が印刷されている封筒の方が、より正式な印象になります。
宛名などの書き方
就活中の郵送物は、宛名も差出人名も縦書きが基本です。
まず、郵便番号の枠に郵便番号を書きます。
企業によっては個別の専用郵便番号を取得していることがあるので、郵送先の郵便番号に特別な指定や注意書きがないか、送る前によく確認しておきましょう。
住所は必ず都道府県名から書き始めます。
番地も、「1-11」といった省略形を使わず、「1丁目11番地」のように正確に書きましょう。
ビル名やオフィスの階数がわかっていれば、それらも記載します。
次に、行を変えて会社名を書きます。
(株)、(有)などの略語は使わず、「〇〇株式会社」「有限会社××」というように、きちんと正式名称を書くのが礼儀です。
そして次行に、１マス下げて、担当者の所属部署と担当者名（フルネーム）を書きます。
担当部署しかわからない場合は、「人事部人事課御中」などと担当部署を宛先にするか、「採用ご担当者様」といった文言を付け加えるといいでしょう。
いずれも、部署や担当者名が封筒の中央に位置するように書くのがポイントです。
また、図のように「成績証明書在中」あるいは「履歴書在中」などと赤ペンで書いておくと、よりわかりやすくなるでしょう。
切手はどうすればいい？
切手の値段は、郵送物の大きさと重さによって異なるので注意が必要です。
通常、A４の用紙４～5枚をクリアファイルに入れて角２サイズの封筒で送れば、切手代は140円で十分と考えられます（2019年4月現在）。
とは言え、同封する書類の量やクリアファイルの厚みによっては、料金が変わることもあります。
万が一料金が不足していると、
・せっかく送った書類が後日返送されてきてしまった
・届け先の企業に不足分を支払ってもらうなどの迷惑をかけてしまった
といったトラブルが起きるかもしれません。
応募書類を送る時は、目分量や自己判断ではなく、きちんと郵便局の窓口で計量してもらうことをおすすめします。
また、何枚もの切手をベタベタと貼るのも見栄えがよくありません。
封筒に貼る切手の枚数は、せいぜい１～２枚にしておきましょう。
そして奇抜なデザインの記念切手などもやめておきましょう。
添え状の書き方
添え状は、PCでも手書きでも、どちらでもかまいません。
ただしPCで作成する場合も署名だけは直筆で書きましょう。
内容に凝る必要はなく、規定のフォーマットで十分です。
添え状については下記ページで詳しく解説していますので、よく読んで参考にしてください。
郵送方法・マナー
書類の入れ方
応募書類はきちんと揃えてクリアファイルに入れましょう。
クリップやホッチキスで留めてしまうと、相手が事務処理上面倒に感じることがあります。
入れる順番は、
①添え状
②履歴書など、顔写真の貼ってある書類
③その他の書類
となります。
相手が封を開けた時に見やすい順序と向きにまとめておくのがマナーです。
書類提出期限
「〇月×日必着」と指定されている場合は、その日には必ず応募書類が先方に届いていなければなりません。
あまりギリギリに投函すると、思わぬ天候不良や郵便事故で、期限に間に合わないこともあり得ます。
また、早めに先方に届いた方が、志望意欲の高さをアピールできるかもしれません。
あらゆる意味で、くれぐれも十分に余裕をもって発送するようにしましょう。
郵送方法
基本的には普通郵便で郵送すれば大丈夫です。
わざわざ書留や簡易書留を指定しても、それが高評価につながる可能性は低いと考えられます。
また、万が一期限ギリギリの発送になってしまったら、念のために速達にした方が安心かもしれません。
投函場所
提出期限までに十分な余裕があれば、ポストやコンビニで投函してもかまいません。
ただ、１日の回収回数が極端に少ないポストやコンビニもあります。投函する時に回収時間を確認しておきましょう。
切手料金に不安がある場合は、必ず郵便局の窓口を通しましょう。
地域で一番大きな「本局」と呼ばれる郵便局であれば、土日や夜間でも対応していることが多いので、日中忙しい人は利用するといいでしょう。
まとめ
せっかく作成した応募書類が、期限までに届かなかったり、受け取った相手に不快感を与えたりしたのでは、今までの苦労も水の泡です。
書類をしっかり評価してもらうためにも、封筒や添え状は心をこめて丁寧に準備しましょう。
そしてくれぐれも早めの発送を心がけてくださいね。
