【インターン参加時のメールの書き方・返信マナー】例文あり

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【インターン参加時のメールの書き方・返信マナー】例文あり

インターンに応募して、無事合格メールが来た皆様、まずはおめでとうございます。
インターンは倍率が高くなることが多く、そんなインターンに合格したということで、一安心している人も多いでしょう。

ところで、インターンへの参加メールの送信方法は、理解していますか?
企業にビジネスメールを送った経験のある学生はそれほど多くはないでしょう。

一通のメールだからと思って気は抜かないでくださいね。
もしかしたら採用にも関係するかもしれない大事なこととして、マナーの基本を押さえておきましょう。
返信メールからすでに好印象をアピールし、スムーズにインターンをスタートさせましょう。

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インターン合格通知に返信は必要?


インターンの合格通知は、あなたとその企業との接点ができた始まりであり、その返信が、あなたが自分を印象付けられる最初の手段です。
企業の方でも学生からの返信メールであることは当然理解してはいますが、それでもビジネスマナーを理解したメールであるに越したことはありません。
また、インターン合格通知のメールに限らず、企業からのメールには基本的に、確認の意も込めて返信が必要であることは知っておいてください。

企業の返信メールの書き方


企業への返信メールの基本を知ってください。
以下にお伝えする項目でどれかが抜けてしまうことがあれば、それだけでもマイナス印象になる可能性があります。

返信メールの基本の書き方

返信メールには「件名」「宛名」「最初の挨拶」「本文」「締めの挨拶」「署名」の6つを書くことを覚えておいてください。

件名
返信の場合は特に変えず、reのまま送信して大丈夫です。
あえて件名を変えて「はじめまして」「こんにちは」「質問です」などと書いては受け取る側もすぐに意味を理解できません。
最近ではセキュリティ上のこともあり、件名をみて怪しいメールは開封されにくい場合もあります。

宛名
宛名は、合格通知を送ってきた人の署名を参考にしてください。
基本は、「会社名」「所属部署」「担当者名」を順に書きます。
法人の種類の「株式会社」「有限会社」は、社名の前に付くか後ろに付くかは重要ですから、間違えないように。(株)、(有)の省略は失礼に当たります。

返信先のアドレスが部署の共有である場合もあるので、担当者の使命は忘れずに入れましょう。フルネームで入れる方がより丁寧です。
敬称の「様」は、「人事部長 ○○様」と付けます。「部長様」ではありません。
また、会社宛の場合は「御中」、個人宛は「様」と付けるようにし、両方を同時には使わないように注意してください。

最初の挨拶
最初に挨拶文を入れます。下記の例文を参考にしてください。

・「お世話になっております」
・「初めてメールを送らせて頂きます」
・「突然のご連絡失礼いたします」
・「お忙しいところ恐れ入ります」

続けて、
「△△大学3年に在籍しております鈴木幸子と申します」
と名乗ります。

本文
本文に関してはテンプレート的なものはなく、送られてきたメールの内容に応じて、日時指定や自分の気持ちを書いてください。

【締めの挨拶】
相手にこの件での負担をかけることへのお詫びを述べます。

・「お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒ご検討の程、よろしくお願い申し上げます」
・「御多忙中のところ誠に申し訳ありませんが、よろしくお願い致します」

署名
最後に必ず連絡先を含めた署名を入れてください。

=================================
△△大学○○学部□□学科 鈴木幸子(すずき さちこ)
TEL:080-1122-3344
MAIL:schikosuzuki@xxx.com
=================================

例文

件名:インターンシップ結果のご連絡

株式会社 ◆◆物産
人事部
インターンシップご担当
▲▲ □□様

お忙しいところ恐れ入ります。
△△大学○○学部□□学科 鈴木幸子と申します。

このたびは、書類選考の結果をご連絡いただき、
ありがとうございました。

面接のときに▲▲様がおっしゃっていた
チャレンジする社風が強く印象に残っています。
参加をとても楽しみにしております。

ご指定の×月×日にお伺いいたします。
どうぞよろしくお願い致します。

=================================
△△大学○○学部□□学科 鈴木幸子(すずき さちこ)
TEL:080-1122-3344
MAIL:schikosuzuki@xxx.com
=================================

送信する前のチェック事項


インターン受け入れのメールの返信が書き終ったら、すぐに送信ボタンを押さずに確認した方が良いことがあります。
メールに不備があればマイナス印象につながります。以下のチェックポイントを知っておいてください。

敬語の間違いや誤字脱字のチェック

インターンの返信メールでは、誤字脱字のチェックはもちろん敬語の間違いがないか良く確認するようにしましょう。
以下に間違えやすい文法を紹介します。

「~殿」
一見相手を敬っているように受け取りがちな「~殿」ですが、実際には、目上の人が目下の人に向けて使う言葉です。
上司や先輩に対しては「~様」が正しい使い方です。

「了解しました」
「了解しました」は丁寧語であり、尊敬語ではないため、同僚や部下に対しては使っても問題ありません。
目上の人に対しては「かしこまりました」「承知しました」を使いましょう。

「貴社」と「御社」
一般的に「御社」は口語で使います。文書メールでは「貴社」が適当です。

間違えやすいフレーズのまとめ
・参考になりました → 大変勉強になりました
・了解しました → 承知しました
・ご苦労様です → お疲れ様です
・お体ご自愛ください → どうぞご自愛ください
・「~部長様」→「〜部長」

企業名をチェック!

メールの最初には、企業名・部署名・採用担当者の氏名の宛先を記載します。
メールというよりも「手紙」と同じであるという意識を持ちましょう。

「株式会社」を「(株)」とは省略せず、前(株)・後(株)も間違いないか確認します。
また、稀にありがちですが、他の受けていた企業とも間違えないように注意してください。

送信するタイミング

採用メールが届いて、喜んでいてそのまま放置してしまわないように。
返信は24時間以内に行いましょう。返信がないと、やる気を疑われます。
返信時間帯についての決まりはありませんが、深夜の返信は不規則な生活習慣だと思われがちですから、朝から夜20時頃が適しているでしょう。


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インターン先に質問がある場合


企業の採用担当者にメールで質問をしたい場合の書き方の注意点をお伝えします。

合格メールの返信に質問を交えてもOK

合格メールに返信をする際にまとめて質問内容を書いても基本的に問題ありません。
合格メールの中に「質問は○○へ」などの記載があれば、それに従ってください。

例文
お世話になっております。△△大学の鈴木幸子です。

このたびはインターンシップ参加時の会場について確認させていただきたく、メールいたしました。

当日の指定会場は「Aビル4階」とされていますが、
Aビルには1号館と2号館があるため、どちらの館か教えていただけますでしょうか。

お忙しいところお手数おかけしますが、ご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

メール署名

例文は以上です。

質問への返答メールにも返信をしよう

質問メールに対しての返信があったら、それにも質問に答えていただいたことへの感謝を伝える必要があります。

例文
お忙しい中、ご丁寧に対応いただきありがとうございます。
取り急ぎ、回答の御礼を申し上げます。

返信するのが遅れてしまったら


合格メールに対して24時間以上経ってしまった場合は、遅れてしまった自覚をもち、本文中にお詫びの一文を加えて謝罪の気持ちを示しましょう。

例文
・「返信が遅くなり大変申し訳ございません」
・「返答が遅くなり、大変失礼いたしました」
・「返信が遅くなりましたこと、深くお詫び申し上げます」

返事を保留にしてもらいたい場合


企業からのメールにすぐには返事ができない場合は、保留にしてほしい気持ちをメールで伝える必要があります。
待っていただく場合はいつまでに返事をさせていただくかを記載してください。

例文
メール件名:Re:インターンシップの集合日時について

株式会社 ◆◆物産
人事部
インターンシップご担当
▲▲ □□様

お世話になっております。△△大学の鈴木幸子です。

返答が遅くなり、大変失礼いたしました。

面接日程の件ですが、
大学の講義との兼ね合いにより日程調整ができておりません。

つきまして誠に勝手を申し上げますが、
今週末まで回答にお時間を頂戴したく存じます。

メール署名

ご了承いただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

例文は以上です。

返信が遅れた理由は長々と書かず簡潔に。「諸事情により」「部活」「ゼミ」などでもOK。
回答を保留するときは返信期日を自らしっかり決める必要があります。その方が担当者が納得しやすくなります。

まとめ

ビジネスメールは、基本を押さえて書けば大丈夫です。
構成や表現をただ写すのではなく、「何のためにそうしているのか」を理解して書きましょう。
そして、送信相手がメールを読んでどう思うかを想像しながら書くことも大事です。

自分の伝えたいことだけに気持ちが向くと、勝手で強引な表現になりがちです。
相手の目線に立ってメールを見るクセを付けましょう。

メールひとつであっても、小さな心遣いやほんのひと手間があなたを好印象に導きます。
送信前に2回以上のチェックを心がけましょう。

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