【テンプレあり】就活メールの署名はどう書くの?書き方とポイントを解説

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【テンプレあり】就活メールの署名はどう書くの?書き方とポイントを解説

就職活動の中で企業やOBの先輩とやり取りをする際に、メールを使う場面も多くあります。そこであらためて自分のメールボックスを確認してみると、受け取ったメールのほとんどに「署名」があることに気づくでしょう。

でも、メールの「署名」は、何のためにあるのでしょうか?今回はメールに「署名」が必要な理由や就活におけるメールの署名について解説していきます。

就活でメールを送る際「署名」は必要なのか?


就活でメールを送る際には、おそらく誰でも文中のどこかに自分の名前や学校名を書くでしょう。
ですから、わざわざ署名を入れる必要性を感じる人は少ないかもしれません。

しかし、署名があるメールと署名の無いメールとを見くらべると、署名があるメールの方が相手の所属や連絡先が一目でわかり、なおかつきちんとした印象を受けるのではないでしょうか。

メールの署名は、受け取った人に正確な情報をまとめて提供できる便利なツールです。署名があれば、中身をそのままコピペしてアドレス帳に登録することも可能ですし、受け取ったメールに返信をする際にも相手の署名をすぐに確認できるので、名前の漢字を間違ったり、役職を誤ったりする心配がありません。

また、もらったメールに返信するのではなく、直接自宅や携帯に連絡をしたいと思った時にも署名を見ればすぐに連絡先がわかるので、わざわざ調べる手間がはぶけてやり取りがスムーズです。

このようにメールの署名には、相手の事務作業や事務手続きを簡略化する側面もあるのです。
就活メールには、ビジネスマナーの一環として、ぜひとも署名を取り入れましょう。

就活メールでの「署名」の書き方


では、就活メールに適した署名とはどんなものなのでしょうか?
ここからは署名の書き方と、署名に入れるべき情報を解説していきます。

署名は囲み線で囲む

まずメールに署名を入れる際には、本文と署名との分かれ目をはっきりさせるために、シンプルな囲み線やラインを引くといいでしょう。
しかしあまりカジュアルなものや、ふざけた印象を与えるデザインはおすすめできません。以下のような実線や点線が一般的です。

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署名に入れるべき情報

実線や点線で囲った中に、署名に必要な情報をわかりやすくまとめます。
就活メールの署名に欠かせないのは、以下の内容です。

①学校名と学部名
②フルネーム
③都道府県からの正式な住所(郵便番号も忘れずに!)
④自宅の電話番号(あればFAX番号も)
⑤携帯番号
⑥メールアドレス

名前の読み方が難しい人なら、氏名の後に( )でふりがなを記載すると親切です。

署名のテンプレート

手頃なテンプレートを載せておきますので参考にしてください。

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〇〇大学〇〇学部3年
山田 花子
〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇町1丁目2番地3号
TEL: 00-0000-0000
FAX: 00-0000-0000
Mobile:090-0000-0000
Email: yamada@kichonavi.com
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署名の設定方法


メールを書くたびに署名を手入力していたのでは、面倒なだけでなく、記載漏れや誤字脱字などの失敗にもつながります。
多くのメーラー(メールソフト)には、あらかじめ決まった署名を登録しておけば、メールを作成する際に、自動的にその署名を挿入してくれる機能があるので活用しましょう。

就活生になじみの深いGmailとOutlookについて、署名の登録手順をご紹介しておきます。

Gmail

①画面向かって右上の設定マーク(⚙)から「メール設定」を選びます。
②署名の設定欄に署名を作成し、「変更を保存」します。

Outlook

①メニューの中の「ファイル」「メッセージ」「挿入」、もしくはリボンの中のボタンから「署名」を探して選択します。
②署名のダイアログボックス内に署名を作成し、OKボタンを押して保存します。

保存したら新規でメールを作成し、署名がうまく挿入されるか確かめましょう。

他のメーラーやWindows10の標準メールアプリでも、同じ手順で署名を設定することができます。
登録する場所さえわかれば、手順はほとんど変わりません。
このひと手間で、新規メールを作成する際に自動的に署名が挿入されるので、就活が本格化する前に、ぜひとも設定しておきましょう。


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メールに署名を設定する際の注意点


就活中に使うメールの署名は、シンプルなデザインであることはもちろんですが、以下のことにも気をつけて作成する必要があります。

メールの署名に奇抜なフォントは使わない

目立とうとして特殊なフォントを使ってしまうと、相手のパソコンで文字化けしたり、文字位置がズレたりすることがあります。そのため、「明朝体」「ゴシック体」などどんなパソコンにも必ず入っている定番のフォントを使うのがおすすめです。

適度に改行やスペースを入れよう

先方がメールの署名から必要な部分をコピペして、別の場所に保存するなど、二次利用をする可能性も考えておきましょう。
そうした作業がしやすいように、「TEL」「E-mail」などは項目ごとに改行し、見出しの後に「:」やスペースを入れるなどして、わかりやすい表記を心がけましょう。

署名は常に最新の状態にしておこう

就活中に、メアドを変えたり携帯番号を変更したりすることがあるかもしれません。
そんな時、古い署名を使い続けていると、いざという時に不通で連絡が取れないなど、思わぬトラブルにつながることがあります。

ですから、署名に記載している内容に変更が生じた時は、すみやかに署名を更新しましょう。
また、変更後しばらくは、末尾に注意を喚起する一文を添えると、より丁寧です。

なお、このたびやむを得ない事情によりメールアドレスを変更いたしました。
お手数ですが、アドレス帳などの変更・更新をお願い致します。
旧アドレス:〇〇〇@kichonavi.com
新アドレス:×××@kichonavi.com

といった文章をひと言添えましょう。

初めて署名を設定した時はテスト送信をしておこう

メールに署名を入れるのは、郵送物に自分の名刺を同封するようなものです。記載内容に誤りがあったり、正しく表示されなかったりすると、先方にご迷惑をおかけするかもしれません。

初めてメールの署名を設定した時は、自分宛てや知人宛てにメールのテスト送信をしてみましょう。スマホや別のパソコンで見ても不具合が無いかをチェックしておくと安心です。

まとめ


署名のポイントはおわかりいただけましたか?
まだメールの署名を設定していなかった人は、この記事を読んだら早速設定しておきましょう。

内容はシンプルにまとめるのが無難ですが、どうしてもアピールしたい活動やポジションがあれば、署名に盛り込んでもNGではありません。

まずはどこにでも通用するオーソドックスな署名を作り、普段はそれを使いましょう。そして、ここぞという時や、多少のチャレンジ精神は受け入れてくれそうな企業に対してのみ、ひと言メッセージやアピール文を添えるなどして使い分けましょう。


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