内定辞退届って必要？誠意の伝わる書き方・例文・マナー

2018.06.1 ビジネスマナー

内定が決まった就活生の皆様、おめでとうございます。
複数の企業から内定をもらっている方は、行かないと決めた企業に内定辞退の旨を伝えなければなりませんが、「内定辞退届」についてはご存知でしょうか。

今回は、内定を辞退する企業に提出する「内定辞退届」について、提出のマナーや書き方、送り方について解説します。

この記事の監修は

召田歩

DiG株式会社キャリアアドバイザー。就活でわからないことは何でも聞いてください！まずは無料就活相談へ是非お越しください！
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1 「内定辞退届」ってなに？
2 内定辞退届が必要なケースとは
3 内定辞退届を送るタイミングは？
4 内定辞退届を書く時のポイント
5 内定辞退届の例文
6 内定辞退届の送付マナー
7 まとめ

「内定辞退届」ってなに？

就活を行っていると、内定通知をいただいた企業に内定を断る必要も出てきますよね。
もし内定を辞退するのであれば、電話で連絡をして直接謝罪を伝えるのがマナーとされています。
しかし、電話で伝えたのち、さらに手紙を送ることで、より誠意を伝えることができるのです。

内定辞退届が必要なケースとは

内定辞退を企業に伝えた際、企業によっては「内定辞退届」を提出するように求められます。
その場合はもちろん「内定辞退届」を提出しなければなりません。

なお、何も言われなくても、内定に至るまでお世話になった相手企業への謝罪の気持ちも込めて、内定辞退届を提出することをおすすめします。
気軽に電話やメールで用件を伝える時代となりましたが、このような正式なお断りの挨拶をする場合には、書面でのやりとりを行うことも社会人としてのマナーです。

●特に公務員の場合は必ず内定辞退届を提出しましょう
公務員の内定を辞退する場合は、必ず辞退届の提出が必要になります。
公務員の人手不足は地域に必要な機能を提供できなることにつながりますので、公務員は決められた採用人数を減らせません。
そのために追加募集や補欠合格などをすぐに行わなければならないため、正式に辞退したことを確認するために辞退届の提出が求められます。
公務員の内定を辞退する際には、必ずかつ迅速に辞退届を提出しましょう。

内定辞退届を送るタイミングは？

内定辞退届を出すのは、電話で内定辞退の連絡をした後です。
いきなり内定辞退届を送付するようなことは避け、内定辞退を決めたら、なるべく早く電話にて企業担当者に連絡をしましょう。
電話にて内定辞退の報告をしてから2,3日以内に内定辞退届を投函できると良いでしょう。

内定辞退届を書く時のポイント

内定辞退届は、内定辞退の連絡をすることに加え、内定辞退することへの謝罪やこれまで尽力してくれた関係者への感謝の気持ちを伝えることも目的となります。
従って内定辞退届は、マナー・作法を押さえ、丁寧に作成しましょう。

■基本のルール7つ

手書き／縦書き
内定辞退届は手書きで縦書きにて作成します。
字を書くのが苦手な人も、ゆっくり丁寧に書くことで文面から気持ちが伝わる手紙を書くことができます。

白色便箋
手紙に使う便箋は白色で無地のものを選びましょう。
柄が入っているものは避けた方が無難です。罫線もシンプルなものにしましょう。

ペン
ペンは万年筆が理想ですが、使い慣れていない場合はボールペンでも大丈夫です。
色は黒色を選びましょう。

修正液は使わない
字を間違えたりした際に、修正液で修正してはいけません。面倒でも新しく書き直しましょう。
別の紙に下書きをするなどして、全体の構成や文字の配置をしっかりと確認してから、清書することをおすすめします。

誤字脱字はNG
誤字脱字がないよう、書き終わったら必ず確認しましょう。
正式に提出する書類や手紙に誤字脱字があることは失礼にあたります。
もしMicrosoft Wordが使えるのであれば、文章校正機能にて漢字の間違いや言い回しがおかしいところを指摘してくれますので、Wordで下書きをしてみるのも良いでしょう。

シンプルに
内定辞退届では内定辞退の理由を詳細に書く必要はありません。
辞退理由はシンプルにして、感謝や謝罪の言葉をメインにします。
手紙の文量は、全体が便箋一枚にバランスよく収まる程度を目安としましょう。

辞退理由に気をつけよう
辞退理由は正直に書きすぎても相手の心象を悪くします。
円満に内定辞退できるように、角が立たない内容となっているか確認しましょう。