内定式に遅刻しそう!緊急時の連絡方法

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内定式に遅刻しそう!緊急時の連絡方法

(もし今内定式に遅れそうなのであれば、急いでこの先の「なるべく早く電話で連絡」の部分を読んで、企業に連絡をしましょう)
内定式は、社会人として社会に踏み出す第一歩となるイベントです。
大学生から社会人になる心構えを持つ良いきっかけにもなりますので、万全の準備を整えて参加したいですよね。
ましてや内定式に遅刻するなんてもってのほか。

しかし色々な事情で内定式に遅刻しそうになったらどうしたらよいのでしょうか。
今回は大事な内定式に遅刻しそうになった際の対処方法について紹介します。

この記事の監修は

内定式に遅刻は絶対NG!


もしあなたが今、内定式当日ではなく、内定式で遅れそうになっていないのであれば、まずは内定式に遅れることがないように前日までにしっかりとした準備を行いましょう。
社会人になったら時間厳守は当たり前のことです。
特に内定式のような公式の場で遅刻することは、関係者への心象を著しく損ねてしまいます。
できる準備は前日までに行い、当日は時間に余裕を持って会場まで移動しましょう。

やむを得ない事情で遅刻してしまうときは


しかしどれだけ準備をしても、天候や交通機関の事情で遅刻してしまうことは想定されます。
そんなときはどうしたらよいのでしょうか。

なるべく早く電話で連絡

とにかく遅刻しそうになったら、担当者に電話で連絡をしてください。
メールの場合だと、担当者がすでに会場に入っていて連絡がつかない場合があります。
その後の対応を確認するためにも、電話で直接担当者に事情を伝えましょう。

そのためにも、前日までに緊急連絡先として

・会社の電話番号
・会場の電話番号(会社と別会場の場合)
・担当者の名前と連絡先電話番号/メールアドレス(公開されていれば)

を確認し、ノートなどにメモしておきましょう。
 
電話をする際には

・遅れそうであること
・到着の見込み時間
・謝罪の気持ち

の3点を低姿勢で伝えるようにします。

電波状況が悪かったり、駅のホームや人混みの中だと、相手が聞き取りづらい可能性があります。
静かで電波状況が安定している場所を見つけて、そこから電話しましょう。

もし電車遅延の場合は鉄道会社が遅延証明書を配布しますので、それをもらっておくことも忘れないでください。
ただし数分から5分程度の遅れでは遅延証明書が発行されないことがあります。
なお鉄道会社によっては遅延証明書を発行しない場合もあります。
念の為、10分程度電車が遅れても時間に間に合うように行動しましょう。

電話できない状況だったら

もし乗車している電車が止まってしまうなどして、電話できない状況の場合は、まずは第一報としてメールを送信します。
メールには「電車内のため、メールでの連絡となり申し訳ございません」などの一文を付け加えて、状況がわかるようにします。

その後、電話ができる状況になったら、電話にて到着時間の見込みなど報告をします。
もし時間がかかりそうな状況で、途中駅で下車できるのであれば、下車して電話しましょう。

下車することで到着時間がさらに遅れてしまうかもしれませんが、無断で遅刻するよりも、状況をいち早く伝えたほうが担当者としても安心できますし、その後の対応がとりやすくなります。
社会人には「報告・連絡・相談」のいわゆるホウレンソウが求められており、トラブルなどが起きたときはまず担当者や上司に連絡・相談する習慣を身につけておきましょう。


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電話での伝え方例文

電話をかけ、相手を呼び出す

会社の電話にかける場合
◯◯大学◯◯部の山田太郎と申します。
採用担当の◯◯様をお願いできますでしょうか。

携帯電話にかける場合
◯◯会社の◯◯様でいらっしゃいますでしょうか?
◯◯大学◯◯部の山田太郎と申します。

事情を伝える

本日の内定式に参加する予定ですが、乗車していた電車が事故のため停車しており、予定の時間に間に合いそうにございません。

到着時間の見込みを伝える

見込み時間が分かっている場合
到着見込みが、◯時間後の◯時頃となりそうでございます。

見込み時間が分からない場合
電車が全く動いておらず、いつ頃到着できそうか、まだ不明です。
分かり次第、改めてご連絡いたします。

謝罪の意を伝える

ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
何とぞよろしくお願いいたします。

メールでの伝え方

【件名】>
内定式参加について(◯◯大学 山田太郎)

【本文 宛名】
◯◯株式会社◯◯部 採用担当 ◯◯様

【本文 導入】
お世話になっております。
◯◯大学の山田太郎と申します。

【本文 事情説明】
本日の内定式に参加予定ですが、乗車していた電車が事故のため停車しており、予定の時間に間に合いそうにございません。
現在のところ、電車が全く動いておらず、到着時間が分からない状況です。
電話も繋がりませんので、電話ができるようになりましたら、改めてご連絡いたします。

このような状況のため、メールでの連絡となり申し訳ございません。

【本文 謝罪と締め】
ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございませんが、何とぞよろしくお願いいたします。

内定式に遅刻しないために


やむを得ない事情で遅刻することは仕方ありませんが、なるべく遅刻しないように事前に準備をしておくことも大切です。
前日までにできることはしっかりとおこなって、できる限り内定式に遅刻しないように準備を行いましょう。

前日までこまめに天候を確認しておく

やむを得ない遅刻の多くが天候による交通機関の乱れによるものです。
内定式の一週間くらい前になったら、天気予報で当日の天気を気にしておきましょう。
もし台風や雨で交通機関が乱れそうであれば、早めに出発したり、担当者に当日の開催見込みをメールで確認するのも良いでしょう。

念には念を入れた計画を

自宅から1時間以内に行ける場所が会場であるならば、当日なるべく早めに起きて1時間くらい前には会場付近に到着するつもりで計画を立てると良いでしょう。
会場付近で喫茶店など時間を潰せそうな場所もあらかじめ探しておくと便利です。

自宅から1時間以上かかる場所や、何回も乗り継ぎをしなければいけない場合には、乗り継ぎや遅延で思わぬ遅刻をしてしまう可能性があります。
できるだけ早めに自宅を出て、余裕を持って会場に到着できるように計画を立てましょう。

もし会場が遠方にあり、新幹線などで移動しなければいけない場合は、前日に移動して当日は余裕を持って内定式に参加できるように計画してみても良いでしょう。
移動距離が長くなると荷物なども多くなり、疲れてしまったり、汗をかいたり、身なりが乱れてしまったりと、気になることがたくさん出てきます。
社会人の一歩目を踏み出すイベントを万全の準備で臨むためにも、前泊し、当日はホテルなどでしっかりと身支度をして参加してみてはいかがでしょうか。

まとめ

内定式に関わらず、仕事に関わることで遅刻をすることは許されることではありません。
内定式は社会人として、またこれから働く企業の一員として参加する、はじめてのイベントです。
そのイベントに遅刻してくることは、会社側の人間に、会社で働くことへの意欲やこれからの勤務態度に不安を抱かせることになります。
気持ちよく社会人生活を始めるためにも、内定式への準備は念入りに行いましょう。

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