書類提出はこれで完璧!気をつけるべきマナーを徹底解説

記事監修

秋田谷 蘭
Shaberu編集部
秋田谷 蘭

就職活動の最中は、ESや成績証明書など様々な書類を提出する機会があり、またその提出方法も様々です。紙を郵送で提出する、FAXを使う、PDFにしてメールで送信など、それぞれの提出方法によって気をつけるべきマナーも変わってきます。

そこで今回は、就活中の書類提出の際に気をつけたいそれぞれのマナーを、様々なシチュエーションからまとめてみました。書類提出で困ったときに、ぜひチェックしてみてくださいね。

郵便で書類を提出するときのマナー


エントリーや書類手続きをネット上で出来る企業が増えてきていますが、手続きが郵送指定の企業もまだ多く存在します。

そんなときに戸惑うことがないよう、事前に郵送での書類提出マナーを確認しておきましょう。

添え状について

添え状というのは、何か書類を提出する際にその書類とともに入れる文書のことで、「誰から誰に当てた書類なのか」や「どんな書類が何枚入っているのか」などの情報を伝えることを目的として同封されます。

添え状の作り方(手書き・PCの場合)や注意点については、こちらから確認してみてください。

【テンプレあり】就活で送付状(添え状)は必要?書き方と注意すべきマナーを解説

封筒

書類を郵送する際に必要になるのが、封筒です。封筒の選び方や宛名の書き方など、就活の書類提出の際には気をつけなくてはならないポイントがたくさんあります。

せっかく時間をかけて丁寧に作成した書類でも、郵送マナーが悪くてマイナスイメージを与えてしまっては勿体無いですよね。そうならないためにも、事前にマナーを確認しておきましょう。

【就活書類の郵送マニュアル】封筒の選び方から送り方まで一挙解説

メールで書類を提出するときのマナー


次はメールで書類提出をする際に気をつけたいマナーについてです。メールは日常生活の中でも使う機会が多いかもしれませんが、今一度きちんとしたマナーを確認していきましょう。

エントリーシートを送付するメール

企業へエントリーシートを送付する際に送るメールが、企業の人にとっての自分の第一印象となります。

以下の記事では、自分の志望する会社の人に良い印象を持ってもらえるよう、またエントリーシートもきちんと読んでもらえるよう気をつけたいメールのポイントについて解説しています。

エントリーシートを添付するメールの書き方・例文・送り方を解説

就活のメールアドレス

いざ企業の人とメールにて連絡を取ろうと思った時に、「就活中に使うメールアドレスは、普段使っているもので良いのか?」と悩む人も多いかもしれません。

就活中に使うメールアドレスを作成する際のポイントや、メールアドレスの取り扱い方法など、「就活・メールアドレス」に関する疑問は以下のリンクから解消しましょう。

就活用メアドは普段のでOK?決め方や注意点を徹底解説!

就活メールの件名は

就活の際にはメールの件名も重要になってきます。ビジネスの世界では、メールの件名を作成する際に気をつけるべき暗黙のルールがあります。

せっかく苦労して書いたメールも、件名にきちんと書くべき情報が書かれていなければ開封してもらえなかったり、見つけてもらえない可能性もあります。そうならないためにも、メールの件名はしっかりと考えて作るようにしましょう。

【例文あり】就活メールの件名基本マナーと気をつけるべきポイント


東京近郊で転職・就職したい人

成績証明書を提出するときのマナー


就活の中で提出を求められる書類は、ESのみではありません。学校での頑張りを証明する成績証明書も、提出を求められることがあります。成績証明書を提出するときのマナーについてはこちらから確認してみてください。

成績証明書は封筒に入れる?入れない?提出時・郵送時のマナー

また、成績証明書の提出の意図はこちらからチェックです。

成績証明書は就活に影響する?企業の意図と提出マナー

インターンのお礼状を提出する際のマナー


最後に確認するのは、インターンに参加した後に送る「お礼状」についての提出マナーです。無事に希望先のインターンに参加することができ、当日も終えたのなら、あとはお礼状・お礼メールを送ることができれば完璧です。

インターンのお礼状はメール?郵送?

インターン後のお礼を伝える際、メールにしようか郵送にしようか迷うこともあるかもしれません。また、そもそも書き方がわからない、書く際に気をつけるべきポイントについて知りたいという悩みを持っている人もいるかもしれません。

そんなあなたは以下のリンクから、インターン後のお礼状について確認してみてください。

インターンのお礼状はメールor手紙?好印象な書き方・例文を公開

お礼状と封筒の書き方・マナー

お礼状を郵送する際に必要となってくるのが、やはり「封筒」です。お礼状を送る際の封筒は記事冒頭で紹介したものとは異なり、長形4号の物を選びます。使う封筒のサイズが違うので、宛名の書き方も異なります。

また封筒の他にも、便箋を選ぶ際のポイントや、書き方のマナー、基本のフォーマットなど、知りたいことはたくさんあるはずです。お手紙でお礼状を書く際に迷ったら、こちらを参照してみてくださいね。

インターンシップ後のお礼状と封筒の書き方・マナー・選び方!

それでも困った時には

これまで就活の際の書類提出マナーについて、様々な記事を紹介してきましたが、それでも直接聞いてみないと不安が拭えないという方もいるかもしれません。また、書類提出はうまくいったけど、面接が不安・自己分析がまだ曖昧など、就活に関する悩みは尽きません。

そんな時には、経験豊富なキャリアアドバイザーに頼るのも一つの方法です。DiG UP CAREERのキャリアアドバイザーは、親身になって就活サポートをしてくれる、心強い存在です。

少しでも気になった方は、以下のリンクから詳しくみてみてください。

東京近郊で転職・就職したい人

まとめ

就活の際の書類提出マナーについて、4つの項目に分けて紹介してきました。いざ自分が書類を提出する時になって焦ることがないよう、今からマナーについて知っておくと安心ですね。

詳しく知りたい部分に関しては、リンク先の記事もぜひ参照してみてください。

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Shaberu編集部。悩んだ時・困った時に就活生をサポートできるようなメディアを目指して日々運営中。就活に関しての不安や何か聞きたいことがあれば、気軽に就活面談にお越しください。

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