就活における留守電の対応方法【留守電が入っていた/留守電を残したい】

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就活における留守電の対応方法【留守電が入っていた/留守電を残したい】

就活中、スマホに企業から留守電が入っていたらどうしますか?
もしくは、思い切って電話をかけたのに企業側の電話が留守電だったらどうすればいいのでしょう?
今回は就活中に起こりうる「留守電」の対処法についてご紹介します。

この記事の監修は

企業から着信が残っていたら

掛け直すべきかの判断の仕方


企業からの着信にはいくつかのパターンが考えられます。順に見ていきましょう。

①着信のみで留守電が残っていなかった
この場合は、まずメールをチェックして要件が送られてきていないかチェックをしましょう。
特にメールでの連絡がないようであれば、こちらから折り返し電話をかけましょう。
たとえ誰からの着信かわからなくても、就活中の電話は放置せず、一応相手と用件を確認した方が無難です。

②「またかけます」という留守電が残っていた
この場合もこちらから折り返し電話をかけましょう。
せっかく先方がわざわざ電話をくださったのに、こちらの都合で出られなかったわけですから、「先ほどは電話に出られず申し訳ありませんでした」と誠意を見せるのがマナーです。
逆に「折り返しのご連絡をお待ちしております」というメッセージがあった場合は、言うまでもなく早めに電話を入れましょう。

③用件が録音されていた場合
メッセージの内容に不明な点があったり、都合の悪い日時を指定されたりしていた場合には、早急に電話をして確認や交渉をする必要があります。

問題は、留守電のメッセージで用件が完結してしまった場合です。
「詳細は後日郵送する書面にてご確認ください」
「用件は以上になります。では失礼いたします」
と相手がきちんと締めくくっているのに、わざわざこちらからお礼のためだけに電話をするのは、「丁寧な子だな」と好意的に受け止めてもらえる可能性もあれば、「くどいよ…」と迷惑に思われるリスクとも隣り合わせです。

この場合は、相手が携帯ならショートメール、固定電話ならパソコンのメールで、
「留守電を確認いたしました。ご連絡ありがとうございます」と完結にお礼メールを送るのがおすすめです。
どうしても心配なら、お礼の電話を入れても、怒られることはないでしょう。
なお、「折り返しのご連絡は不要です」というメッセージが入っていた場合には、念のためにお礼のメールを送るか、そのままにしておいてもかまわないと考えられます。

掛け直す前に用意するもの

折り返しの電話をする前に、何をどう話すべきかをカンペにまとめておくと安心です。
用件は選考に関わる大切な内容である確率が高いので、直近の自分のスケジュールもざっと確認しておきましょう。
そして電話がつながってから慌てなくて済むように、筆記用具やスケジュール帳はあらかじめ手元に用意しておきましょう。

掛け直す場合のマナー

着信履歴を見ただけで慌てて電話を掛け直すのは危険です。
留守電のメッセージやメールをきちんとチェックして、行き違いが無いように気をつけましょう。
せっかく折り返し電話をしたのに、「その件なら後でメールを送ったはずですが…」などと言われてしまっては、不注意な学生と思われてしまうかもしれません。

あとは携帯の電波が安定した静かな場所に移動して、いつでもメモが取れる態勢を整えて電話を掛けましょう。

留守電を掛け直す時の流れ

次に、折り返し電話を掛け直す時の文例をパターン別に見ていきましょう。

①携帯からの着信
この場合、折り返し掛け直せば掛けてきた本人につながる確率が高いので、

「わたくし、御社の採用試験に応募しております〇〇大学の山田花子です。
先ほどはせっかくお電話をいただきましたのに、すぐに出られず大変失礼いたしました」

と名乗れば、すぐに話が通じるでしょう。

②固定電話からの着信で、担当者の名前がわかる場合
固定電話に掛け直す時は、電話に出た相手が電話を掛けてきた相手とは限りません。
ですから、

「お忙しいところ恐れ入ります。御社の採用試験に応募しております〇〇大学の山田花子と申します。
先ほど〇〇様からお電話をいただいたのですが、今、〇〇様はお手すきでしょうか」

と用件を伝え、担当者につないでもらいましょう。

③固定電話からの着信で、担当者の名前がわからない場合
誰に取り次いでもらえばいいのかがわからない時は、

「わたくし、御社の採用試験に応募しております〇〇大学の山田花子と申します。
〇時頃に御社からお電話をいただいたのですが、あいにくすぐに出ることができず申し訳ありませんでした。
どちら様からかはわからないのですが、折り返しご連絡させていただきました」

と伝えれば、社内で担当者を確認してもらえるでしょう。

④担当者名も企業名もわからない場合
掛けてきたのが誰なのかまったく見当がつかない時は、一度ネットで着信番号を検索してみましょう。
もしかしたら掛けてきた相手がわかるかもしれません。

相手が企業かどうかも、採用関係の用件かどうかもわからないといった場合には、念のために学校名などは伏せ、
「山田と申します。お電話をいただきましたでしょうか」と丁寧に探りを入れてみましょう。
相手が企業だとわかったら、

「失礼いたしました。〇〇大学の山田花子です。先ほどは電話に出られず申し訳ありませんでした」

と改めて名乗れば大丈夫です。

留守電相手が非通知の場合

非通知や公衆電話からの着信は、就活中といえども警戒してしまいますよね。
この場合、留守電に明確なメッセージが入っていない限りは、こちらから折り返しのしようもないわけですから、しばらく様子を見てもいいと考えられます。


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自分が留守電を残す場合

留守電を残す場合のマナー

就活中は、せっかく折り返し掛けた電話が営業時間外などの理由で留守電に切り替わってしまうパターンも考えられます。
また、相手が商談中や運転中などで携帯を留守電設定にしているケースもあるでしょう。

心の準備ができていないのに、思いがけなく留守電の音声が流れ始めると、慌てて電話を切ってしまいたくなるかもしれません。
でも、自分の携帯に無言の留守電が入っているのは感じが悪くないですか?
相手に不快な思いをさせないためにも用件はきちんと留守電に残しましょう。

こんな時、特に気をつけなければならないのは次の2点です。

・誰宛てのメッセージなのかをはっきりさせる
・自分が誰で、何の用件なのかをはっきりさせる

これらを相手が聞き取れるようにハキハキと吹き込むのがポイントです。

ただし留守電の録音時間は限られています。
要点だけを簡潔に、明確に、残さなければなりません。
慣れない内は、折り返しの電話を掛けた際に相手が留守電だった場合を想定し、あらかじめカンペを用意しておくことをおすすめします。

留守電はなんて残す?

例文を紹介しますので、状況に応じてアレンジしてみてくださいね。

夜分に恐れ入ります。
御社の採用試験に応募しております〇〇大学の山田花子です。
本日〇時頃にお電話をいただいたのですが、出ることができず申し訳ありませんでした。
明日改めてお電話させていただきます。では失礼いたします。

まとめ

授業中、バイト中、あるいは他社での選考中など、就活中に電話に出られないシチュエーションはたくさんあります。
そのたびに「ただいま電話に出ることができません」という自動音声を聞かされたのでは、企業は連絡をあきらめてしまうかもしれません。
就活中は必ず留守番電話サービスを契約し、メッセージをこまめにチェックする習慣をつけましょう。
そして留守電を受けたことに気づいた時も、あるいは自分で留守電を残す時も、落ち着いて失礼のない応対ができるようになっておきましょう。

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