【就活での電話の受け方マナー】使える例文・NG言葉をチェック!

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【就活での電話の受け方マナー】使える例文・NG言葉をチェック!

就活をしていると、企業からの電話を受ける機会がありますよね。
この電話のやりとりの中にもマナーが存在します。
コールセンターなどで働いてない限りは、ビジネスにおける受け方をなかなか経験したことがない人も多いでしょう。

ただ、この電話の受け答えも、あなたを印象付けるための気を抜いてはいけないポイントです。なるべくだったら、マナーをしっかりとこなして相手に好印象を与えたいですよね。
今回は、就活における企業からの正しい電話の受け方や例文、使ってはいけない言葉について紹介します。

この記事の監修は

電話の受け方はとっても大切!


企業からの電話の受け方だけで、採用の合否が完全に決まるわけではありません。
ただ、良い受け方の就活生には人事担当者がプラスの印象を持つことはあるでしょう。

反対に、受け方が雑であったりマナーに欠けていたりする就活生には、企業側も不安を痛いてしまうかもしれません。
そのため、電話の受け方についても、しっかりとマナーを押さえておくのがおすすめです。

あまりにも非常識な受け答えだと判断される場合は、本人には告げられなくても、電話の時点で不合格にされている可能性もありますよ。
あなたの人生を大きく左右する就活では、1本の電話であっても軽く考えてはいけません。

就活での電話の受け方は?


企業からの電話には、適切な受け方・マナーがあることをまず知っておきましょう。

就活中の電話設定

就活中の企業からの電話は非通知のケースがあります。
例えば、面接の案内であったり、人数を限定した説明会やセミナーであったりは、非通知でかかってくる場合が多いです。

そのため、非通知設定・非通知拒否設定は事前に必ず解除しておきましょう。
また、出られない時には留守電に移行する設定にしておくことも必要です。
その着信に出られなかったために、あなたに特別に来た裏選考のチャンスを掴み損ねることもあるかもしれませんよ。

電話がかかってきたら

①3コール以内に出る
就活中の電話の着信には、極力3コール以内で出るように意識しましょう。とは言っても、そうできない場合ももちろんあります。
大事なことは、なるべく相手を待たせないという配慮です。
3コールで出られなかった時には、何事もなかったようには受け答えしないようにしましょう。
「お待たせてして申し訳ございません」などと一言添えると、相手も次の会話に気持ち良く進めます。

また、うるさい場所でも構わずに話し続けては、相手から非常識に思われてしまうこともあります。
マイナス印象を与えないためにも、電話を受ける時は速やかに静かな場所に移動してください。

②静かな場所に移動する
企業から電話がかかってきたら静かな場所に移動して受けましょう。
周囲がうるさい場所だと、お互いに相手の声を聞き取りづらいですよね。
なるべく聞き返しをしないためにも大事なことです。

③メモの準備をする
次回選考の案内が企業からかかってくることもあるでしょう。
忘れないように、メモをとる準備をしておきましょう。

電話の受け方

①まずは名前を名乗る
企業からで電話を受ける際には、「もしもし」ではなく「はい、◯◯です」といったように名前を名乗りましょう。
友人からの電話と見分けるためにも、事前に企業の電話番号を登録しておくか、就活の時期は全ての電話への受け方を「はい、◯◯です」に統一するのがおすすめです。
些細なことのように思われるかもしれませんが、ビジネスマナーとしては身に付けておきたい電話の受け方です。

②メモを取る
後々用件を確認するためにメモに残しておくようにしましょう。
複数のスケジュールを並行する就活では、つい要件を忘れてしまったりするものです。
何度も聞き返しては相手に失礼ですし、実際に面接時間や集合場所を間違って覚えてしまったら企業にとても迷惑をかけることになります。
人間の記憶力には限界があるため、「絶対覚えられる」と思っても、念のためメモは取っておくことは必須です。

③相手と認識のズレがないか確認する
企業との電話の際は、聞いた内容を念のために復唱しましょう。
しっかりと内容を聞いたつもりでも、相手と認識のズレがある可能性がないとはいえません。

「◯月◯日の〜時に××にお伺いさせていただきます」のように復唱し確認することは必要です。

電話は自分から切らない

企業からの電話を終える時には「失礼致します」の言葉の後、相手が電話を切ったのを確認してからこちらも電話を切るようにしましょう。

電話が終わってすぐこちらから電話を切るのは、あまりいい印象を持たれないことが多いです。

NGな電話の受け方


就活での電話の受け方でのNGマナーを紹介します。

言葉遣いに注意

電話における言葉遣いには、以下のようなNGがあります。

「わたくし」「わたし」
「僕」「自分」

「御社」
「貴社」(メールの場合は「貴社」でOK)

「かしこまりました」「承知いたしました」
「わかりました」「了解です」

「申し訳ございません」
「すみません」「ごめんなさい」

相手に届きにくい話し方

企業との電話において、NGとしては、「声が暗い」「声が小さい」「早口」など、相手が聞き取りづらい話し方です。

マナーの根本は、相手の立場になって考えることが大事です。
就活生であれば、電話口の声でも明るくハキハキと話し、相手が聞き取りやすい話し方を心がけましょう。
同時に好印象もアピールしたいですね。

1度かかって来た番号を登録しない

1度かかって来た企業からの番号を電話帳に登録しておかないのはNGです。
登録しておかなければ、次回着信があって相手が名乗らなかった時に、誰か聞かなくてはいけなくなります。
小さなことですが大事な配慮です。

電話に出ない、折り返さない

就活中、企業からの電話に出なかったり、折り返さないのもNGです。
もし、やむなく出られなかった場合、その着信履歴に気づいたら早めに折り返すのがマナーです。

そのため、就活中はスマホや携帯の着信履歴はまめにチェックしましょう。
もし、折り返さずにいて企業の方から再度にわたり連絡が来てしまうことがあれば、入社の意志が本当にあるのか疑われてしまいます。


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状況別電話の受け方・例文


ここからは、状況別の電話の受け方の例文を紹介します。
企業との電話にやりとりではよくあるパターンですので、しっかりと覚えて身に付けましょう。

日程調整(指定日時で大丈夫な場合)

自分「はい、〇〇です」

人事「株式会社□□の人事部△△と申します。ただいま、お時間よろしいでしょうか?

自分「はい、問題ございません」

人事「弊社で選考を行った結果、〇〇さんには二次面接にお越し頂きたいと考えています。」

自分「ありがとうございます。ぜひ二次面接に伺わせて頂きたいと思います。」

人事「早速ですが、日程は〇月〇日〇曜日の〇時から〇〇ビルでいかがでしょうか?」

自分「かしこまりました。〇月〇日〇曜日の〇時に〇〇ビルに伺わせて頂きます。」

人事「ありがとうございます。では当日お待ちしております。」

自分「お忙しい中、お電話を頂きありがとうございました。当日もよろしくお願い致します。失礼致します。」

日程調整(指定日時に予定があった場合)

自分「申し訳ございません。ご指定頂いた日はあいにく都合が悪くお伺いする事ができません。誠に恐縮ですが他の日時でお願いできないでしょうか?」

人事「承知致しました。では〇月〇日〇曜日の〇時からでいかがでしょうか?」

自分「調整していただきありがとうございます。〇月〇日〇曜日の〇時に〇〇ビルに伺わせて頂きます。」

人事「ありがとうございます。では当日お待ちしております。」

自分「お忙しい中、お電話を頂きありがとうございました。当日もよろしくお願い致します。失礼致します。」

選考を辞退する場合

自分「申し訳ございません。せっかく選考合格の案内をいただいたのですが、他社から内定をいただいたため、就職活動を終了しようと思っております。
これまでお時間を割いていただいたことを感謝しております。誠に申し訳ございません。」

電話を折り返す場合


企業からの着信履歴に気づいて、折り返しの電話する際のマナーも押さえておきましょう。

折り返す前に

着信履歴に気づいたら、折り返しは早めにするよう心掛けたいですが、その前に確認しておきたいことがあります。

留守電やメールでのメッセージの有無
着信履歴があれば、留守電かメールでのメッセージが残されている可能性があります。
その内容には相手が伝えたい要件が入っているかもしれませんから、確認してから電話を折り返すようにしましょう。

電話をかける時間帯
電話をかけるなら、なるべく業務が落ち着いている時間帯を選ぶことが大事なマナーです。
午前中でしたら10:00~12:00、午後でしたら14:00~16:00が、業務が一段落していて話がしやすい時間帯でしょう。

必ずメモを準備
電話での話の内容を、すぐにメモできるようにしておいてから折り返しましょう。
大事な用件は必ずメモを取り、復唱して確認することが大事です。
記憶に頼って、万が一忘れてしまっては、企業に迷惑をかけることになります。

電話の流れ

企業へ電話を折り返す際の一連の流れを解説します。

挨拶~名乗り
「お忙しいところ恐れ入ります。私、△△大学の〇〇と申します」

要件
「先ほど□□様からお電話をいただいたので、折り返しご連絡させていただきました」

取り次ぎ
「恐れ入りますが、〇〇課の□□様をお願いできますでしょうか」

相手に挨拶
「□□様、お忙しいところ恐れ入ります。先ほどお電話いただきました、△△大学の〇〇と申します」

お詫びと相手の都合を聞く
「先ほどはお電話をいただきましたが、すぐに出ることができず失礼いたしました。ただ今、お時間よろしいでしょうか。」

要件を聞き復唱
「△月〇日の□時に御社の4Fロビーですね。かしこまりました。」

挨拶して電話を切る
「お忙しいところ、ありがとうございました。では、失礼いたします。」

相手がいない場合

電話をした時に相手がいない場合の話し方を、ケース別に解説します。

まずは相手が戻る時間を確認
自分「〇〇様は何時ごろ、お戻りでしょうか」

「~時頃に戻る」と言われた場合
自分「ありがとうございます。では、その時間にあらためてお電話させていただきます。」

「~時頃戻るが、本人から連絡する」と言われた場合
自分「ありがとうございます。では、◯時にこちらからお電話させていただきます。」
かけ直すと言われた場合でも、こちらからその時間に再度かけることを申し出ます。

戻る時間がわからないとき
ありがとうございます。またお電話させていただきます。

まとめ

今回は、就活における企業からの電話の正しい受け方についてお伝えしました。
ビジネスマナーを心得た受け方をするには、まずはマナーを知って理解してください。
しかし、それだけでは、実際に電話がかかってきた時には緊張してうまく話せないでしょう。

マナーを身に付けるには、シミュレーションを行って、何度か口に出して喋る練習をすることです。
体が覚えてきたときに、やっと自然に話せるようになってきます。
そして企業からの電話の際には、マナーをしっかりとこなし正しい受け答えをして、ぜひ好印象を勝ち取ってください。

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