就活で企業に電話OK・NGな時間はいつ？就活生の必須マナーを公開

2018.12.25 ビジネスマナー, 選考対策

就活中で必ずある、企業との電話。
しかし、ビジネスシーンに慣れていなければ、「何時ならかけても大丈夫？」「避けるべき時間帯って？」という疑問が出てきますよね。

なるべく早い方が良いと考えて、相手の忙しい時間にかけてしまったりすると、迷惑がかかってしまったり、なかなか電話が繋がらず二度手間になってしまうかもしれません。
今回は、就活で企業に電話をかけるのに適した時間やNGな時間、その他の就活生が身につけるべき電話マナーについて詳しく解説します。

この記事の監修は

堀下美奈

DiG株式会社キャリアアドバイザー。一人一人に合った企業選びをお手伝いします。どんなことをしたいのか、一緒に考えていきましょう。お気軽に就活無料相談にいらしてください。
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1 企業への電話OK/NGな時間は？
- 1.1 電話をかけてはいけない時間帯
- 1.2 電話をかけてもいい時間帯
2 電話をかける時の注意点
3 電話のかけ方
4 電話で使える！できる就活生の言葉遣い
5 まとめ

企業への電話OK/NGな時間は？

企業に電話をかける際は、社会人の忙しさを考慮して、業務が落ち着いている時間帯にかけることが大事です。
では具体的に「かけていい時間帯」「かけてはいけない時間帯」とはいつなのでしょうか？
ここでは、一般的な9時～18時に業務をしている企業を例に、時間帯別の状況を解説します。

電話をかけてはいけない時間帯

・9：00以前（始業前）
朝、会社の業務の開始前に電話をかけても、基本的には誰も出ません。
目当ての相手も受付の人もいない可能性が高いですし、仮に早めに出社している人がいたとしても、
営業時間外にかけてしまうと迷惑になってしまうかもしれません。

・9：00～10：00（始業して間もない時間帯）
始業して間もない時間帯は、朝礼・始業ミーティング・一日の業務準備と整理・メールチェックなどで企業はとても慌ただしくしているでしょう。
落ち着いて話がしにくい時間帯だといえます。

・12：00～13：00（お昼休憩時）
お昼休憩時は昼食に出かけていることもあり、相手は掴まりにくいでしょう。何よりも休憩時間帯ですから、相手にも迷惑です。
また、午前中の業務が長引いて、相手が休憩に出るのが遅くなっている場合がありますから、13:30くらいまでは電話は避けた方がいいかもしれません。

・16：00～18：00（終業前）
終業時刻が近づいてくるにつれ、その日の業務の仕上げにかかるため、忙しさが増してくる時間帯です。

・18：00以降（終業後）
会社のその日の業務は終わり、すでに相手がいないことが考えられます。
また仮にいたとしても、業務時間外の電話は非常識な印象を与えてしまうかもしれません。

電話をかけてもいい時間帯

・10：00～12：00
始業時の慌ただしさが一段落ついて、比較的落ち着いた時間帯です。
相手もつかまりやすいでしょう。

・14：00～16：00
お昼休憩を終えて、業務も余裕のある時間帯です。
相手への負担も少なくて済む可能性が高いと考えられます。

・その他の相手から指定されている時間帯
事前に相手から「〇〇時～〇〇時の間」と、かけてほしい時間帯を告げられている場合は、その時間が最も適しています。

電話をかける時の注意点

企業からの着信履歴があった時など、折り返し電話をかける際にも必要なマナーや注意点があります。
顔が見えない電話だからこそマナーを守り、相手に好印象を持ってもらいたいですよね。

折り返しのときは

折り返し電話をかける時には、以下のことに注意しましょう。

・折り返し電話は当日中に
企業への折り返し電話は、「翌日にならないように」というのが原則です。
折り返しのタイミングが遅れることは、相手の業務が進まないことを意味しています。
なるべく迷惑にならないよう、折り返しは当日中にするよう心がけましょう。

また、状況によっては着信履歴にどうしても気づけないケースもあります。
ですから、着信を確認した時点で、できるだけ早く適したタイミングで折り返すようにしましょう。
早い対応は企業に対する優先度も感じさせられて、好印象につながります。

・留守電が残っていないか確認する
着信履歴があった際には、留守電メッセージが入っている可能性もあります。
すぐさま折り返し電話をかける前に、メッセージがないかどうかを確認しましょう。

メッセージがある場合は、何か必要な用件があるはずです。
その要件を聞かずに折り返してしまうと、話がチグハグになってしまい、相手にも迷惑です。

・メールがきていないか確認する
就活生に電話がつながらない場合は、留守電ではなくメールやSNSでメッセージを送るようになっている企業もあります。
そのためメールが来ていないかどうかの確認も必須です。

メールにも用件が入っていれば確認し、基本は折り返し電話をかけるようにしましょう。
ただメール内に、「メールでの返信を希望」と書かれていたり、「折り返し・返信不要」とあったりする場合は、必ずしも電話はかける必要はありません。

静かなところに移動する

企業への電話の際には、しずかなところに移動してかけるのは当然のマナーです。
周囲がうるさければ会話が聞きい取りづらいですし、大事な用件を聞き逃すことも十分にあり得ます。

また、相手にも不快な思いをさせやすいですし、うるさい場所から書けてくることへの常識も疑われます。

メモを取れるようにしておく

企業での電話のやりとりでは、たいがい大事な連絡事項がありますから、必ずメモを取れるように準備しておきましょう。
電話中にメモやペンを探し出すようなことは避けてください。

「頭で覚えていれば大丈夫」というのは当てになりません。些細なことを忘れてしまったがために、相手への迷惑になる可能性は十分に考えられます。
また、忘れてしまったことを再度電話で聞き直すことも失礼です。

面接日時や場所のことなど、間違いがないように必ずメモをとってください。

電話のかけ方

企業への電話をかける際には、以下の流れに沿って話を進めましょう。

①電話口の方に挨拶＆名乗る
「お忙しいところ、恐れ入ります。私、□□大学の△△と申します。」

②担当者に取り次いでもらう
≪担当者がわかる場合≫
「先ほど、□□様からお電話をいただいたので、折り返させていただきました。恐れ入りますが、〇〇課の□□様をお願いできますでしょうか。」

≪担当者がわからない場合≫
「先ほどそちらからお電話いただきましたので、折り返しご連絡いたしました。ご担当の方は、いらっしゃいますでしょうか？」

③担当者に変わったら改めて挨拶＆名乗る
「□□様、お忙しいところ、恐れいります。先ほど、お電話をいただきました、□□大学の△△と申します。」

④用件について話す
「△月〇日の□時に御社ビルの3Fですね。かしこまりました。」
　※必ずメモをとる

⑤最後に挨拶
「お忙しいところ、ありがとうございました。では、失礼いたします。」