就活中で必ずある、企業との電話。
しかし、ビジネスシーンに慣れていなければ、「何時ならかけても大丈夫？」「避けるべき時間帯って？」という疑問が出てきますよね。
なるべく早い方が良いと考えて、相手の忙しい時間にかけてしまったりすると、迷惑がかかってしまったり、なかなか電話が繋がらず二度手間になってしまうかもしれません。
今回は、就活で企業に電話をかけるのに適した時間やNGな時間、その他の就活生が身につけるべき電話マナーについて詳しく解説します。
この記事の監修は
DiG株式会社 キャリアアドバイザー。一人一人に合った企業選びをお手伝いします。どんなことをしたいのか、一緒に考えていきましょう。お気軽に就活無料相談にいらしてください。
企業への電話OK/NGな時間は？
企業に電話をかける際は、社会人の忙しさを考慮して、業務が落ち着いている時間帯にかけることが大事です。
では具体的に「かけていい時間帯」「かけてはいけない時間帯」とはいつなのでしょうか？
ここでは、一般的な9時～18時に業務をしている企業を例に、時間帯別の状況を解説します。
電話をかけてはいけない時間帯
・9：00以前（始業前）
朝、会社の業務の開始前に電話をかけても、基本的には誰も出ません。
目当ての相手も受付の人もいない可能性が高いですし、仮に早めに出社している人がいたとしても、
営業時間外にかけてしまうと迷惑になってしまうかもしれません。
・9：00～10：00（始業して間もない時間帯）
始業して間もない時間帯は、朝礼・始業ミーティング・一日の業務準備と整理・メールチェックなどで企業はとても慌ただしくしているでしょう。
落ち着いて話がしにくい時間帯だといえます。
・12：00～13：00（お昼休憩時）
お昼休憩時は昼食に出かけていることもあり、相手は掴まりにくいでしょう。何よりも休憩時間帯ですから、相手にも迷惑です。
また、午前中の業務が長引いて、相手が休憩に出るのが遅くなっている場合がありますから、13:30くらいまでは電話は避けた方がいいかもしれません。
・16：00～18：00（終業前）
終業時刻が近づいてくるにつれ、その日の業務の仕上げにかかるため、忙しさが増してくる時間帯です。
・18：00以降（終業後）
会社のその日の業務は終わり、すでに相手がいないことが考えられます。
また仮にいたとしても、業務時間外の電話は非常識な印象を与えてしまうかもしれません。
電話をかけてもいい時間帯
・10：00～12：00
始業時の慌ただしさが一段落ついて、比較的落ち着いた時間帯です。
相手もつかまりやすいでしょう。
・14：00～16：00
お昼休憩を終えて、業務も余裕のある時間帯です。
相手への負担も少なくて済む可能性が高いと考えられます。
・その他の相手から指定されている時間帯
事前に相手から「〇〇時～〇〇時の間」と、かけてほしい時間帯を告げられている場合は、その時間が最も適しています。
電話をかける時の注意点
企業からの着信履歴があった時など、折り返し電話をかける際にも必要なマナーや注意点があります。
顔が見えない電話だからこそマナーを守り、相手に好印象を持ってもらいたいですよね。
折り返しのときは
折り返し電話をかける時には、以下のことに注意しましょう。
・折り返し電話は当日中に
企業への折り返し電話は、「翌日にならないように」というのが原則です。
折り返しのタイミングが遅れることは、相手の業務が進まないことを意味しています。
なるべく迷惑にならないよう、折り返しは当日中にするよう心がけましょう。
また、状況によっては着信履歴にどうしても気づけないケースもあります。
ですから、着信を確認した時点で、できるだけ早く適したタイミングで折り返すようにしましょう。
早い対応は企業に対する優先度も感じさせられて、好印象につながります。
・留守電が残っていないか確認する
着信履歴があった際には、留守電メッセージが入っている可能性もあります。
すぐさま折り返し電話をかける前に、メッセージがないかどうかを確認しましょう。
メッセージがある場合は、何か必要な用件があるはずです。
その要件を聞かずに折り返してしまうと、話がチグハグになってしまい、相手にも迷惑です。
・メールがきていないか確認する
就活生に電話がつながらない場合は、留守電ではなくメールやSNSでメッセージを送るようになっている企業もあります。
そのためメールが来ていないかどうかの確認も必須です。
メールにも用件が入っていれば確認し、基本は折り返し電話をかけるようにしましょう。
ただメール内に、「メールでの返信を希望」と書かれていたり、「折り返し・返信不要」とあったりする場合は、必ずしも電話はかける必要はありません。
静かなところに移動する
企業への電話の際には、しずかなところに移動してかけるのは当然のマナーです。
周囲がうるさければ会話が聞きい取りづらいですし、大事な用件を聞き逃すことも十分にあり得ます。
また、相手にも不快な思いをさせやすいですし、うるさい場所から書けてくることへの常識も疑われます。
メモを取れるようにしておく
企業での電話のやりとりでは、たいがい大事な連絡事項がありますから、必ずメモを取れるように準備しておきましょう。
電話中にメモやペンを探し出すようなことは避けてください。
「頭で覚えていれば大丈夫」というのは当てになりません。些細なことを忘れてしまったがために、相手への迷惑になる可能性は十分に考えられます。
また、忘れてしまったことを再度電話で聞き直すことも失礼です。
面接日時や場所のことなど、間違いがないように必ずメモをとってください。
電話のかけ方
企業への電話をかける際には、以下の流れに沿って話を進めましょう。
「お忙しいところ、恐れ入ります。私、□□大学の△△と申します。」
②担当者に取り次いでもらう
≪担当者がわかる場合≫
「先ほど、□□様からお電話をいただいたので、折り返させていただきました。恐れ入りますが、〇〇課の□□様をお願いできますでしょうか。」
≪担当者がわからない場合≫
「先ほどそちらからお電話いただきましたので、折り返しご連絡いたしました。ご担当の方は、いらっしゃいますでしょうか？」
③担当者に変わったら改めて挨拶＆名乗る
「□□様、お忙しいところ、恐れいります。先ほど、お電話をいただきました、□□大学の△△と申します。」
④用件について話す
「△月〇日の□時に御社ビルの3Fですね。かしこまりました。」
※必ずメモをとる
⑤最後に挨拶
「お忙しいところ、ありがとうございました。では、失礼いたします。」
電話で使える！できる就活生の言葉遣い
就活生に必要なビジネスマナーとしての正しい言葉遣いの例を紹介します。
当たり前のように使っていて実はNGのものあるかもしれませんので、ぜひ確認してみてください。
だれ
どなたわたしわたくし今日（きょう）本日（ほんじつ）明日（あした）明日（みょうにち・あす）ちょっと少々あとでのちほどよければよろしければありませんございませんわかりました承知いたしました了解ですかしこまりました〇〇さんいますか？○○さんはお手すきでしょうか。いらっしゃいますでしょうか
これらの言葉遣いを電話口でするには、暗記しただけではおそらく不十分でしょう。
幾度か声に出して練習することをおすすめします。
まとめ
今回は、就活で企業に電話をかける時間と電話での必須マナーについてお伝えしました。
就活中に企業に電話をかける場合、「営業時間ならいつでも」というわけではないのですね。
そして他にも電話をかける上での数々のマナーがありますが、その対応が良ければ、企業はきっとあなたに好印象を持ってくれるでしょう。
就活がさらにスムーズに進むように、正しいマナーをしっかりと身に付けてくださいね。
この記事の監修は
DiG株式会社 キャリアアドバイザー。一人一人に合った企業選びをお手伝いします。どんなことをしたいのか、一緒に考えていきましょう。お気軽に就活無料相談にいらしてください。
