就活で絶対押さえたい!電話のかけ方マナー【例文付】

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就活で絶対押さえたい!電話のかけ方マナー【例文付】

企業に電話をかけようと思うと緊張しますよね。
就活中の電話に対し、苦手意識を持つ学生は少なくありません。
でも、逆にきちんとした電話対応ができればポイントが高いかもしれません。
今回は就活中の電話のかけ方についてご紹介します。

この記事の監修は

電話のかけ方って選考に影響するの?


就活中にかける電話は、おそらく何らかの形で選考に関わる大切な電話でしょう。
その大切な電話でしくじってしまうと、今後の就活に暗い影が差すかもしれません。

もちろん相手は大人ですから、ちょっとくらいは多めに見てくれるでしょう。けれども度を越した非礼やマナー違反があれば、「もっとましな学生を採用しよう」と思われてしまうかもしれません。
最悪の場合は合否にも影響する可能性があるのです。

反面、慣れない電話にオロオロする学生が多い中、しっかりした電話対応ができる学生は、意外な高評価を獲得することも夢ではありません。
他の学生に差をつけるためにも、これからお伝えする電話のマナーをしっかり身につけておきましょう。

電話マナー

これで完璧!電話をかける前にすべき4つの備え

電話がつながってから慌てないように、事前にできるだけの準備をしておきましょう。

メモを取る用意をしておく
筆記用具はあらかじめ用意しておきましょう。
また、日程の話が出てもすぐに返事ができるように、スケジュール帳も手元に置いておきましょう。

担当者の所属部署や名前の読み方などについてもしっかり確認しておくことをおすすめします。

要点をまとめておく
言うべきことと聞くべきことは事前に紙に書いておきましょう。
思った以上に緊張して自分が何を言っているのかわからなくなったり、電話を切った後で「あれも聞いておけばよかった…」と後悔するような事態を防げます。

時間帯を確かめる
電話をかける前に相手のスケジュールを想像してみましょう。
出社した直後の忙しい時間帯やお昼休みは避けるのがマナーです。

静かな場所を選ぶ
騒音や雑音で会話が中断されないように、携帯の電波の安定した静かな場所から電話しましょう。

会話中のマナー

感じの良い電話対応のポイントのひとつが正しい敬語です。
「行きます」は「伺います」や「参ります」
「わかりました」は「承知しました」や「かしこまりました」
「知っています」は「存じております(場所や物)」や「存じ上げております(人)」
というように、適切な敬語が使えるように勉強しておきましょう。

また、「クッション言葉」がうまく使えると電話の印象はとても良くなります。

「恐れ入りますが~」
「お手数ですが~」
「もしよろしければ~」

という具合に、へりくだった言葉をワンクッション置くことで、雰囲気をやわらげると同時に相手を立てることができます。
いくつか覚えておくと便利ですよ。

電話の切り方

こちらからかけた電話はこちらから切るのが原則です。
ただし、だからと言って用件が終わったとたんに「ではこれで」とブチっと電話を切るのはマナー違反です。

「お忙しい中ご対応いただき、ありがとうございました」
「本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました」
などとしっかりお礼を伝えた上で、「では失礼いたします」と言ってみましょう。

相手が「はい、それでは」と電話を切ってくれれば何の問題もありません。
けれども相手が切ってくれなかったら、そこから数秒間待ってみましょう。
依然として切られる気配が無ければ、そこで初めて自分から通話終了のボタンを押します。

この「間(ま)」があるかどうかで切り方の印象は大きく変わります。
必ずひと呼吸置くことを覚えておきましょう。


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相手がいない場合

いつならいるか確認する

せっかく思い切って電話をかけたのに、
「申し訳ございません、担当の〇〇はただいま席を外しておりまして」とか、
「あいにく〇〇は本日お休みをいただいておりまして」と言われてしまったらどうしますか?

これは十分に考えられるシチュエーションです。
その時になって慌てないよう、対応を考えておきましょう。

担当者が近々席に戻る可能性がある場合
外出中や食事中なら、いずれ担当者は電話が受けられる状態になるでしょう。
この場合は、「お戻りは何時頃のご予定でしょうか」
と、かけ直すタイミングを尋ねてみましょう。
その上で、「ではまたその頃にかけさせていただきます。ありがとうございました」と伝え、いったん電話を切って後でかけ直すのが正解です。

担当者の終日不在が確実な場合
出張中、あるいは休暇中などと言われたら、当日中の電話はあきらめるしかありません。
この場合、
「明日はご出勤されますか?」
などと次の出社日を確認してみましょう。
その上で、①と同じようにお礼を言って後日かけ直します。

いずれの場合も、もしかしたら電話をとった人が担当者にやりとりの内容を伝えてしまうかもしれません。
その場合、担当者は「そろそろ電話が来るはず」とあなたからの電話を待ってしまうでしょう。
ですから確認した日時には忘れずにかけ直してくださいね。

折り返すと言われた場合

こちらから折り返しの電話を頼むのは、原則マナー違反です。
ですが先方から言い出してくれた場合はこの限りではありません。

相手が外出がちだったり、会議や研修でなかなか電話を取れない人だったりする場合は、先方の都合でかけ直してもらった方が電話はつながりやすいでしょう。

ですから、「よろしければ〇〇からお電話させましょうか」と聞かれたら、
「では、恐縮ですがお願いします」と素直にご好意を受けましょう。
そして自分の名前と電話番号、出にくい時間帯などがあればそれも伝えておきましょう。

電話のかけ方の例文


不測の事態が起きなければ、基本的な電話の流れはだいたい次のようになるでしょう。

先方「おはようございます。〇〇株式会社です」

あなた「お世話になっております。
わたくし、××大学の山田花子と申します。
面接の日程の件で少々お伺いしたいことがあるのですが、担当の△△様はお手すきでしょうか」

先方「△△ですね。おつなぎしますので少々お待ちください」

担当者「お電話代わりました、△△です」

あなた「お忙しいところ恐れ入ります。
××大学の山田花子と申します。
面接の日程の件でお伺いしたいことがあってお電話したのですが、少しだけお時間よろしいでしょうか」

担当者「はい、なんですた?」

あなた「申し訳ありません。実は先日ご連絡をいただきました面接の日程なのですが~」

用件が済んだら丁寧にお礼を言って通話を終えましょう。

あなた「では、〇月△日にお伺いします。
ご無理を聞いていただき、ありがとうございました。
では失礼いたします」

担当者に電話を切る様子が無ければ自分から静かに切りましょう。

まとめ

メールやSNSなどのアプリやツールに慣れた今の就活生は、電話での会話が苦手な傾向にあるようです。
ですが電話の相手が一度も顔を合わせたことのない人である場合、その電話対応があなたの第一印象になってしまうことを忘れてはいけません。

第一印象を良くするには、元気、笑顔、適切な言葉遣い、それに筋道の通った話し方と誠意が必要です。
これらのポイントを電話でも意識して、苦手意識を克服し、感じの良い電話対応でイメージアップを図りましょう。

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