就活用メアドは普段のでOK?決め方や注意点までまとめて解説!

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就活用メアドは普段のでOK?決め方や注意点までまとめて解説!

この記事は、2018年3月に投稿された記事を一部リライトしたものです。

就活用のメールアドレスって作った方がいいの?
新しくつくるならどんなものにすべき?

就活用アドレスを作るときの注意点、ドメインの選び方、メールアドレスを変更した場合の対応方法と例文、就活終了後の管理方法など、就活におけるメールアドレスの扱い方について解説します。

就活用のメールアドレスは作るべき?

就活用のメールアドレスは、必ずしもつくる必要はありません。多くの就活生は、大学で設定されている学内アドレスを使用しています。こちらであれば企業からの信用性も高く、安心して使うことができます。しかし、迷惑メールやメルマガなどが多く受信されるようであれば話は別です。企業からの大切なメールを見逃してしまう可能性があるので、フォルダ分けをしておくか、新たにアドレスを作ることをおすすめします。

就活用メールアドレスの決め方

新たに就活用のメールアドレスを作る場合、どのように決めたら良いでしょうか。

ドメインは、パソコン用のフリーアドレスを取得する

Googleが提供しているGmailやYAHOOが提供しているYahoomailなど、PC・スマホ用で十分な容量のあるドメインを選んで作成するのがおすすめです。これらは無料で作成・利用することができます。携帯用のキャリアのアドレスは容量が少ない場合が多く、履歴書や職務経歴書などの書類を送受信するのには不向きなので避けた方が無難です。
またGmailを作ると、Googleカレンダーやメモ機能も使用でき、スマートフォンで登録した内容をパソコンで確認したりできるため、就活を効率よくこなすための便利なツールとなるでしょう。

@以前は、シンプルでわかりやすいものを設定する

@より前は、英数字やいくつかの記号を自由に組み合わせて設定することができますが、就活用であれば、企業側が手で打ち込む場合も考え、極力シンプルでわかりやすいものにした方が無難です。名前や生年月日を組み合わせたものがシンプルでわかりやすいでしょう。

(例)
taro.yamada@gmail.com
taroyamada1996@gmail.com

就活用メールアドレスに不向きなものは

@以前の文字列は自由に設定できますが、就活用のアドレスとなればなんでもOKというわけにはいきません。以下のようなものは避けるようにしましょう。

①意味のない文字列
初期のアドレスでは、ランダムな英数字が設定されています。しかし、そのままにしておくのは避けた方が無難です。自分自身も覚えにくく、企業側からしても入力が大変で打ち間違いを引き起こしやすくなってしまいます。

③プライベートやカジュアルな単語
恋人やペットの名前、loveやsmileなどのカジュアルな英単語などは、使用しないようにしましょう。
就活に使うメールアドレスですので、相手企業の担当者に見られることを考えて名前をつけます。

④メッセージ性があるもの
採用担当者が見ているからといって、採用をアピールするようなアドレスも避けましょう。

(例)
zettai-goukaku@xxxxxx.com

就活中のメールアドレスの取り扱い方法

スマートフォンと同期をしておく

就活中は、企業からの合否の連絡や面接の日程調整依頼のメールが届くことがあります。普段からチェックができないメールアドレスでは、返信が遅れてしまい、機会損失になりかねません。そうならならないためにも、こまめにチェックできるようにスマートフォンと同期をしておくことは必須です。

余計なメールは設定で届かないようにしておく

迷惑メールやメルマガなど一日に何十通とメールが届くようなアドレスだと、企業からのメールアドレスを見落としてしまう可能性があります。
企業からのメールはどのようなメールアドレスで送信されてくるか分かりません。
誤って迷惑メールと間違えてスルーしたり削除したりしてしまわないよう、余計なメルマガはあらかじめ配信を停止したり、迷惑メールは自動振り分けに設定しておきましょう。

受信容量が十分にあるか確認する
就活の際、企業から参考資料などの電子ファイルが添付されて送信されてくる可能性があります。元から使っているアドレスを引き続き就活でも使用する場合は、容量が十分にあるか確認しておきましょう。

プライベートな会話を頻繁に行うアカウントではないか?
友人や恋人などとプライベートな会話を行うようなアカウントを、就活用にするのはおすすめできません。
間違ってプライベートな会話が盛りだくさんのメールを、企業担当者に送ってしまう危険性があるからです。
そのようなリスクを避けるためにも、就活用のメールアドレスを用意しておいたほうが無難でしょう。

メールドレスを変更する場合

もし何らかの理由でメールアドレスを変更しなければならなくなった時は、企業担当者に連絡をします。
古いメールアドレスがまだ使えるのであれば、そのアドレスで新しいメールアドレスに変更したことを伝えます。
古いメールアドレスがすでに使えないのであれば、新しいメールアドレスでメールアドレスを変更したことを伝えるメールを送信し、その後、担当者に電話でその旨を伝えるとよいでしょう。
また念のためいつでも連絡が取れる電話番号も載せておきましょう。もしどちらのメールアドレスが使えない場合にも連絡をとってもらうことが可能になります。

<例文>
件名:メールアドレス変更のご連絡(◯◯大学 山田)

本文:

◯◯株式会社
人事部
新卒採用担当者様

いつもお世話になっております。
◯◯大学◯◯部◯◯学科の山田太郎と申します。

このたび、メールアドレスを変更することになりましたのでご連絡させていただきました。

以前のメールアドレスは◯月◯日まで利用可能で、翌日0時からは新しいメールアドレスに変更となります。

詳細は以下のとおりです。
・変更前メールアドレス … aaa@xxxx.com
・変更後メールアドレス … bbb@yyyy.com

ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
以上、何卒よろしくお願いいたします。

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◯◯大学◯◯部◯◯学科
山田 太郎(やまだ たろう)

住所:
電話番号(自宅):
電話番号(携帯):

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■ポイント
・古いメールアドレスと新しいメールアドレスの両方を記載する
・古いメールアドレスはいつまで使えるのか
・新しいメールアドレスはいつから使えるのか
・連絡が取れる電話番号

書類に間違ったアドレスを書いてしまったら?

もし提出した書類に記載したメールアドレスを間違えてしまったら、まずは電話で採用担当者にその旨を伝えます。
もしつながらなかった場合はもちろん、連絡がとれた場合でも、確認の意味でお詫びと訂正メールを送りましょう。

<例文>

件名:(書類名)に記入したメールアドレスの訂正

本文:
◯◯株式会社
人事部
新卒採用担当者様

本日開催された(イベント名)に参加させていただいた、
◯◯大学◯◯部◯◯学科の山田 太郎です。

イベントの際、提出した用紙に記入したメールアドレスに間違いがございました。

お手数をおかけして大変申し訳ございませんが、ご確認と訂正をお願いいたします。

正しいメールアドレスは【bbb@yyyy.com】となります。

お忙しい中、ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。
今後、このようなことがないよう十分注意いたしますので、何卒よろしくお願いいたします。

※以下署名

企業側のアドレス登録の注意点

一目でわかりやすくなるように、メールアドレスをアドレス帳に登録する場合もあるかもしれません。このとき、メールソフトによっては、アドレス帳に登録してある名前が、送信先にも表示されるケースがあります。ニックネームなどで登録するのはもちろんNGですが、必ず敬称をつけておくことを心がけましょう。
(例 ◯◯株式会社 採用担当 ◯◯様)

メールを送る際の注意点

差出人の名前をチェック

メールを送る前に設定しておきたいのが、差出人。
差出人の名前は、相手が受け取った時に就活生だと分かるようにしておくと便利です。
採用担当の社員は、就活生からのメール以外にも仕事のメールをたくさん受信しています。
その中で、就活生からのメールだと分かるように差出人の名前が設定されていると見落としや混乱を回避できます。

◯◯大学 山田太郎

などと差出人を設定しておくと受信した相手はわかりやすいですね。

ただしこのように差出人名を設定しているのであれば、就活目的以外に使用する際には注意しないと、匿名で送信しているつもりが相手に個人情報が伝わってしまいますので、注意しましょう。

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署名を忘れていないかチェック

メールの最後に署名を入れておくことも忘れないで下さい。
差出人はどこの誰で、メール以外での連絡手段(住所や電話)を明記しておくことで、いつでも企業側から連絡がとれる状況にしておきましょう。
Gメールなど多くのメールソフトでは、事前に署名を登録しておくと新規にメールを作る際に自動的に署名を挿入してくれる機能がありますので、これを活用しましょう。

敬語を間違っていないかチェック

メールを書く際には、「てにをは」はもちろんのこと、敬語を間違って使っていないか注意しましょう。
尊敬語と謙譲語を間違って使ったり、過剰に尊敬語を繰り返して使ってしまうことは、あなた自身の常識を疑われてしまいます。

就活が終わった後は・・・

就活が終わっても、内定をもらって入社するまではメールアドレスは残しておきましょう。
入社するまではこのメールアドレスを使って、事前研修や入社に当たっての必要な連絡が送られてくる可能性があるからです。

まとめ

メールアドレスは就活中に相手企業とのコミュニケーションをとるための大事な手段です。
相手に失礼になることがないよう注意し、また確実にメールのやり取りがおこなえるように準備・設定しておきましょう。


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