成績証明書は就活の結果に影響する?企業の意図と提出マナー

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成績証明書は就活の結果に影響する?企業の意図と提出マナー

就活では、履歴書やESだけでなく、「成績証明書」の提出を求められることがあります。「成績が選考に影響するの?!」と心配になる人もいるのではないでしょうか?今回は、企業が「成績証明書」の提出を求める理由や、企業が「成績証明書」から読み取ろうとしているポイントについてご紹介します。

成績証明証とは?

成績証明書って何?

成績証明書とは、文字通り、大学での成績を証明する書類です。履修した科目名ごとに、取得した単位数や、「A」「B」「C」あるいは「秀」「優」「良」といった成績評価、それに単位を取得した年学期などが記載されています。中学・高校時代の「通知表」や「内申書」のようなものだと思えばいいでしょう。

成績証明書はどこでもらえる?

成績証明書は、自分の大学の事務局や総務課で発行してもらえます。在校生だけでなく、卒業後も申請すれば交付してもらうことが可能です。最近では、証明書発行機で各自印刷できる大学もあります。ただし、卒業予定者の成績証明書は、自動発行機が利用できないケースもあるので、事前に確認しておきましょう。

交付申請が必要な場合は、受付窓口で申請書や交付願をもらい、学生番号や使用目的などの必要事項を記入します。大学のホームページからフォーマットが出力できることもあります。
これらの書類は、直接提出するだけでなく、たいていは郵送による申請も受け付けています。

気をつけなければならないのは、大学によっては受付時間に制限があったり、発行までに日数がかかったりする点です。企業への提出期限をよく確認し、早めに準備しておきましょう。また、1通あたり数百円の発行手数料がかかることもあるので気をつけましょう。

成績証明書が求められるタイミングは?


成績証明書の提出は、履歴書やESと同じタイミングで求められることが多いようです。また、面接時に成績証明書の持参を求められるケースもあります。いずれにしても、就活を開始した時点で、手元に2、3通用意しておくと安心です。

注意点として、応募要項に「コピー不可」と書かれていたら、必ず原本を提出しなければなりません。また、「押印のあるもの」と指定があれば、大学の角印が押されたものを用意しなければなりません。直前になって慌てないように、しっかり確認しておきましょう。

企業は成績証明書の何を見ているの?

確実に卒業できるかどうかを確認したい

本人は卒業できるつもりでいても、蓋を開けてみたら単位が足りず、「卒業できそうもない…」という事態もあり得ます。企業は事前に成績を確認することで、確実に卒業できるか学生かどうかを確かめている可能性があります。

専攻科目を確認したい

一部の専門的な職種では、大学で特定の科目を履修し、専門知識を身に着けていることが応募要件になっています。この場合、企業は成績証明書を見ることで、必要な科目を本当に履修しているかどうかを確認していると考えられます。

興味や関心の方向性を知りたい

どんな科目を取っていたかを見れば、ある程度、その学生の人となりや性格の傾向が推測できます。ですから企業は、応募者についての情報を広く集める目的で、成績証明書の提出を求めることがあります。

単純に成績を確認したい

どうせ採用するのなら、優秀な学生であるに越したことはありません。企業は成績証明書から、応募者が勤勉な学生であるかどうかを探っているのかもしれません。


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いざ自分の成績証明書を確認してみたら、「こんな成績で大丈夫かな…」と不安になった人もいるのではないでしょうか。
そんな時、あれこれ言い訳をしても仕方がありません。「他に熱中していることがあった」「途中で興味の対象が変わった」など、成績が優れなかった原因をきちんと説明できるようにしておきましょう。

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成績証明書の提出方法と注意点

成績証明書を郵送する時のマナーと注意点

成績証明書は、改ざんなどを防ぐために、封筒に入れて封印された状態で発行されることがあります。この場合は、封を切らずに封書のままクリアファイルにおさめて提出するのが正式なやり方です。中身を確認したい場合は、確認用にもう1通、余分に交付してもらいましょう。

封書に入っていないタイプなら、折り目をつけず、サイズに合わせたクリアファイルに入れて郵送します。

いずれも、マナーとして添え状が必要です。
次のサンプルを参考にして、添え状を作成しましょう。

手渡しの場合のマナーと注意点

面接などで成績証明書の持参を指示された場合は、折れたり汚れたりしないよう、クリアファイルにおさめた上で、封筒に入れて持参します。封書で発行されたものは、絶対に封を切ってはいけません。

渡す時は封筒から出し、「よろしくお願いします」と頭を下げながら、クリアファイルごと相手に渡しましょう。封筒はバッグに入れて持ち帰ります。

成績証明書は封筒に入れる?入れない?提出時・郵送時のマナー

万が一提出期限が間に合わない場合

まずは直ちに人事担当に連絡する

あってはならないことですが、もしも提出期限までに成績証明書を用意できなかった時は、早急に担当者と連絡をとり、事情を伝えて、提出期限を延ばしてもらえるよう頼んでみることです。へたに言い訳を並べるよりも、いさぎよく謝る方が得策です。

「まことに申し訳ないのですが、事情があって、期限までに成績証明書を用意することができませんでした。今から郵送しても(あるいは当日持参しても)受け付けていただけるでしょうか」とお願いしてみましょう。

「期限厳守ですから」と拒絶されることもありますが、あっさり引き下がるのではなく、「そこをなんとかお願いします」と、もうひと押ししてみましょう。もしかしたら「今回だけですよ」と大目に見てもらえるかもしれません。

いざという時のために予備を持っておこう

選考の直前など、思いがけないタイミングで成績証明書の提出を求められることもあります。そんな時に限って、大型連休や繁忙期で、大学の事務局が閉まっていたり、発行に時間がかかったりするかもしれません。就活中は念のために、予備の成績証明書を手元に用意しておきましょう。

まとめ


大学では、学期ごとに成績を通知されるシステムがあまりありません。ですから、いきなり成績の開示を求められると不安になる人もいるでしょう。でも、成績だけで採用を決める企業は、それほど多くありません。たとえ成績がふるわなくても、その他の部分をしっかりとアピールして、選考を乗り切りましょう。


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